Информационные технологии в экономике

                                Информационные технологии в экономике.

СОДЕРЖАНИЕ

          Введение

1.     Основные функции программы

2.     Описание программы

3.     Ввод информации

4.     Описание выходных форм

5.     Схема компьютерной сети

Список литературы

ВВЕДЕНИЕ

Бухгалтерский учет представляет собой сложный процесс, требующий больших затрат человеческих ресурсов и времени. Современное развитие технического прогресса диктует свои требования ко всем отраслям науки, техники и производства. Немаловажную роль в общем техническом развитии человечества играет процесс автоматизации труда. С бурным развитием компьютерных технологий обработки массивов информации и баз данных стало возможным автоматизировать и работы по бухгалтерскому учету.        

Поскольку на каждом предприятии есть свои особенности в учете, программы автоматизированного бухгалтерского учета (в литературе применительно к ним используется термин “системы автоматизированного бухгалтерского учета (САБУ)”) должны иметь достаточную “гибкость” в настройке, для адаптации их к каждому конкретному объекту, для которого и производится учет. Это накладывает некоторые неудобства в плане подготовки квалифицированных специалистов (бухгалтеров), которые смогут работать с САБУ. Поэтому так важно понять основные принципы устройства САБУ и получить навыки по обработке и манипуляции информационными массивами. Не существует стереотипных правил и приемов работы с САБУ, все рассматривается в примерах. Важно знать возможности системы, ее функции; грамотно применять знания в работе.

         Основную работу по настройке и поддержанию САБУ в рабочем состоянии производят программисты. Бухгалтеры, повторюсь, работают только с информацией, и их задача, собственно, сам бух. учет.

         Ко всему следует добавить, что автоматизация любого труда экономически оправдана. Она позволяет сократить количество людей, занятых в технологическом процессе, снизить, так называемый, “человеческий фактор”, влияющий на процент брака (в данном случае это может быть ошибка при учете), сократить время, затрачиваемое на операцию. Часто затраты на автоматизацию окупаются очень быстро, особенно при автоматизации машиностроительных производств.

     Программа ‘Учет материальных ценностей’ включает в себя следующие задачи:

·        учет материалов;

·        учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов (МБП);

·        учет готовой продукции и товаров;

·        учет основных средств и нематериальных активов.

     Программу можно использовать как на малых (один бухгалтер и одна ПЭВМ), так и на  больших предприятиях различных форм собственности в локальном, сетевом  и комбинированных вариантах.

1.     Основные функции программы

·        выписка первичных документов (заполнение бланков лимитно-заборных карт,  требований  на  отпуск  материалов,  счетов-фактур,  товарно-транспортных  накладных, приходных ордеров и др.);

·        подробная  система  записи  первичных  бухгалтерских   документов  (Гроссбух  или  Журнал  хозяйственных  операций), позволяющих  вести  учет по видам документов, (операций), шифрам   производственных  затрат, материально-отвественным лицам, подразделениям;  настраиваемый  многоуровневый  план  счетов  с  возможностью его изменения  в  процессе  работы  (с перекодировкой накопительных данных);

·        возможность  корректировки   данных  и  получение   отчетов  за  любой  прошедший отчетный  период  (прямая  корректировка  записей  в  Гроссбухе  или  ввод сторнирующих  проводок) ;

·        учет  остатков  на  начало  месяца  по  полной системе  учетных  реквизитов (номенклатурный  номер  балансовый счет, м.о.л., подразделение);

·        расчет  и многократный  (после  корректировки документов)  перерасчет остатков на начало  месяца,  возможность «ручной» корректировки остатков  на начало  месяца  и блокирования   перерасчета остатков  по этим  позициям;

·        получение стандартных  и  специальных отчетных  форм;

·        совместное функционирование на нескольких ПЭВМ  для крупных предприятий, как при наличии локальной сети, так и без нее.

      Подробнее рассмотрим один из разделов программы.

2.  Описание программы

      В разделе “Основные средства и нематериальные активы”  программы  “Учет материальных ценностей” обеспечивается полный учет основных средств и нематериальных активов, расчет и перерасчет износа за любой месяц неограниченное число раз, проведение переоценки, инвентаризации, получение выходных форм за любой период.

     При внедрении задачи заполняются справочники: план счетов, клиенты, проводки-износ, методы  расчета износа, справочник материально-ответственных лиц, справочник драгоценных металлов.

·        В справочнике план счетов описывается структура плана счетов, т.е. определяется схема бухгалтерского учета. Справочник содержит перечень всех счетов и статей аналитического учета.  Для данной задачи план счетов выглядит  так:

·        В справочнике клиенты содержится перечень всех субъектов бухгалтерского учета: наша организация, включая филиалы, подразделения, сотрудников, сторонние организации, участвующие в хозяйственном обороте. Каждый клиент имеет свой уникальный код (программа контролирует это условие).

·        В справочнике проводки-износ содержится перечень проводок по начислению износа ОС в разрезе подразделений  и м.о.л. Указывается балансовый счет для учета инвентарных номеров, по которым будет начисляться износ, код м.о.л., код подразделения, счет-дебет и счет-кредит для записи проводок по износу. Все проводки записываются в Гроссбух.

·        В справочнике методы расчета износа описываются методы расчета износа основных средств.

[ 0 ] – износ не начисляется

[ 1 ] – по годовой норме амортизации:   

           Износ= Балансовая стоимость*норма/100/12

[ 2 ] – месячная норма, кол. месяцев

      [ 3 ] – по автопробегу:

                       Износ=Балансовая стоимость*Пробег/1000*Норма/100

            [ 4 ] – по объему продукции:

                       Износ=Балансовая стоимость*Объем работ*Норма/100

      [ 5 ] – по сроку службы, месяцев

      [ 6 ] -  по акту списания, % начального списания

      [ 8 ] -  по сроку службы, месяцев (100%)

      [ 9 ] – по потонным ставкам

      [ 11 ] – по годовой норме амортизации от остаточной стоимости:

                 Износ=Остаточная стоимость*Норма/100/12

      [ 12 ] – по годовой норме, начисление один раз в год по состоянию на 31 декабря:

                       Износ=Балансовая стоимость*Норма/100

             На данном предприятии используются  0, 1 и 3 методы износа. Метод износа  проставляется на каждый инвентарный объект. Используется при расчете износа основных средств.

·         Справочник материально-ответственных лиц пользователями не корректируется, формируется автоматически  из справочника Клиенты по признаку мол-1. Используется при вводе документов и печати выходных форм.

·        В справочнике драгоценных металлов указывается код драгметалла и его наименование.

3.     Ввод информации

     Основная информация об объектах инвентарного учета содержится инвентарных карточках (пункт меню Ввод данных – Инвентарные карточки - Титул) – это общее описание объектов инвентарного учета (наименование, шифр оборудования, метод расчета износа, место нахождение и т. д.).

Инвентарный номер         состоит из семи символов, в первых трех разрядах инвентарного  номера указывается  код учетной группы.

     Классификация основных средств по видам установлена органами Гоcстатистики. По классификационным видам  ведется учет основных средств и составляется отчетность о наличии и движении основных средств.

      Инвентарная карточка заводится на каждый объект при внедрении задачи. При дальнейшей эксплуатации  задачи инвентарная карточка заполняется  одновременно с актом приемки объекта в эксплуатацию. Не допускается повторение инвентарного номера (имеется автоматизированный контроль).

Наименование                    указывается наименование основного средства.

Бал. счет и уч. группа       указывается балансовый счет.

Метод и норма износа      указывается в соответствии со справочником                                                                       методы расчета износа.

Дата                                     дата ввода объекта в эксплуатацию.

Стоимость и износ           стоимость и износ, которые объекты имеет  на    момент внедрения.

     Для контроля правильности ввода информации можно распечатать файл Инвентарных карточек.

      При вводе в эксплуатацию новых объектов заполняются акты приемки основных средств. Заполнение актов производится в панели ввода приходно-расходных документов (Ввод данных – ДОКУМЕНТЫ о.с.).

       Из поля “Инвентарный номер ”  клавишей F5 переходим в файл Инвентарные карточки – Титул; заполняем карточку аналогично приведенному примеру: т.е. инвентарный номер, шифр оборудования, балансовый счет, метод и норму расчета износа; если приобретается объект с начальным износом, то указываем его в поле “НА ДАТУ ВВОДА - износ”; если вводится срок списания, то износ будет списываться равными долями в течении указанного  срока. При нажатии клавиши F10 возвращаемся в файл приходно-расходных документов и продолжаем заполнение приходно-расходного документа.

Вид и номер документа                 201 (акт приемки основных средств).

Дата по отчету                             вводится дата ввода в эксплуатацию.

Получатель                                     табельный номер МОЛ-получателя.

Подразделение                                код подразделения-получателя.

Счет-дебет                                     балансовый счет ОС.

Поставщик                                     код своего предприятия

Счет-кредит,

количество,

сумма/дооценка                            указывается балансовая стоимость объекта.

     Все данные указанные в акте приемки поступают в файл Инвентарных карточек.

     Аналогично акту приемки заполняется акт  о ликвидации основных средств (код документа 209).

     При вводе документа на внутреннее перемещение основных средств (вид документа 202) новая карточка не заводится, указывается только МОЛ-получатель. Программа автоматически перемещает объект.

4.     Описание выходных форм

     Все выходные формы задачи формируются в меню  ОТЧЕТ – ос и н/м.а.

Формируются сводные ведомости амортизационных отчислений по  подразделениям, по материально-ответственным лицам, по группам учета основных средств; ведомость движения основных фондов; инвентарная карточка объекта; бухгалтерские справки и расшифровки; инвентаризационная ведомость.

     Рассмотрим некоторые выходные формы.

СВОДНАЯ ВЕДОМОСТЬ АМОТИЗАЦИОННЫХ ОТЧИСЛЕНИЙ ПО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМ

     В графе подразделение ставится код и наименование подразделения, в графе

на 01.10.2001 показывается балансовая стоимость и износ за предыдущий период.

В разделе  амортизационные отчисления за 01.10.2001-31.10.2001 указываются  расчетные  данные – амортизационные отчисления за месяц. В графе на 01.11.2001 указывается балансовая стоимость; остаточная стоимость и износ с учет износа за октябрь месяц. В ведомости амортизационных отчислений по материально-ответственным лицам указывается все то же самое, что и в рассмотренной ведомости  только подсчет и формирование идет по мол.

РАСШИФРОВКА АМОРТИЗАЦИОННЫХ ОТЧИСЛЕНИЙ ЗА 01.10.2001-31.10.2001

Инвентарная карточка 4801073   ПЭВМ АТ –33

ввод в эксплуатацию: 01.01.95  списано:

     В данной расшифровке указывается износ на инвентарный объект 4801073. В графе МОЛ указывается код материально-ответственного лица, в графе балансовый счет указан счет согласно плану счетов.  В графе На начало месяца

указывается количество, балансовая стоимость и износ за предыдущий период.

Далее идет износ за текущий месяц. В последних графах указывается износ и остаточная стоимость с учетом текущего износа.

     Все расчетные данные за текущий месяц в конце месяца передаются в главную книгу предприятия. 

5.Схема компьютерной сети

                                                                                                                                   :

 Компьютерная сеть реализована на базе высокоскоростного устройства распределения сетевых потоков данных (Switch). В ее состав входят файловый сервер (File Server) и рабочие станции. Файловый сервер управляется сетевой операционной системой Novell NetWare 4.12. Рабочие станции генерируют запросы типа «клиент-сервер» и получают ответы. При такой организации сети называемой «сеть с выделенным сервером» весь поток сетевой информации проходит через файловый сервер. То есть запрос типа «клиент-клиент» разбивается на два запроса: «клиент-сервер» - «сервер-клиент».

     На той же аппаратной базе (активное оборудование(Switch, сетевые платы рабочих станций) и кабель, связывающий рабочие станции) реализована сеть Microsoft. Рабочие станции работают под управление операционной системы Windows’98. Поскольку сеть Microsoft является одноранговой (не имеет выделенного сервера) значительно упрощается взаимодействие между рабочими станциями (запрос «клиент-клиент»).

     Система автоматизированного бухгалтерского учета при работе использует протокол сети Novell NetWare.

Список используемой литературы

1.     Р. Персон. “ Excel для Windows´98”. /“BHV – Санкт-Петербург”. -Москва, Санкт-Петербург, Дюссельдорф, Киев. 1999 г.

2.     А. Левин. “Самоучитель работы на компьютере”./ “НОЛИДЖ” – М.: 1999г.

3.     Р. Персон, К. Роуз. “ Word для Windows´98”. /“BHV – Санкт-Петербург”. -Москва, Санкт-Петербург, Дюссельдорф, Киев. 1999 г.