Организация работы с документами

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

Санкт – Петербургская государственная лесотехническая академия

имени С.М.Кирова

Кафедра 

Реферат

Выполнила: студентка ФЭУ, 1курса, з/о,

(ускоренное) гр. №__________

№ специальности 080109

№ зачётной книжки 66729

Королева Анна Михайловна

Проверил:

Санкт – Петербург

2006-2007 уч. год

СОДЕРЖАНИЕ

1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ......................................... 3

1.1. классификация документов......................................................... ..................3

1.1.1. Общая схема классификации документов.................................. .................15

1.2. унификация документов.....................:.......................... ............ ................17

1.3. структура и объем документооборота...................................... ..............18

1.3.1. Прием и обработка входящих документов....................................  .............19

1.3.2. Примерный перечень документов, не подлежащих

регистрации службой ДОУ....................................................................................19

1.3.3. Рассмотрение документов руководством (резолюция).............................20

1.3.4. Работа с исходящими (отправляемыми) документами..............................21

1.3.5. Работа с внутренними документами..................................................... ......22

1.3.6. Регистрация документов...............................................................................23

1.ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Организация работы с документами - это создание оптимальных усло­вий для всех видов работ с документами, начиная с создания или получения документа и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение (табл.1).

Таблица 1

Виды работ с документами                                                      

1.1 КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

      Для того чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документа­ми, необходимо провести их классификацию и унификацию.

      Классификация документов - деление документов на классы по наибо­лее общим признакам сходства и различия. Существуют различные системы документирования.

Системы документирования:

·           административная;

·           статистическая;

·           коммерческая и др.

      Предметом нашего изучения является административная система до­кументирования.

      Административная система документирования по видам документов де­лится на:

1. Организационно-распределительную (ОРД) -

1.1. Положения.

1.2. Уставы.

1.3. Инструкции.

1.4. Приказы.

1.5. Решения.

1.6. Протоколы.

2. Справочно-информационную -

2.1. Письма.

2.2. Телеграммы.

2.3. Телефонограммы.

2.4. Докладные записки.

2.5. Справки.

2.6. Акты.

3. По личному составу -

3.1. Приказы.

3.2. Личные дела.                           

3.3. Заявления.                                                        

3.4. Трудовые книжки.

3.5. Характеристики.

3.6. Договоры и т.д.

Цель классификации документов:

1. Повышение оперативности работы аппарата управления и ответствен­ности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделе­ний и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации.

2. Экономия труда за счет использования информационно-справочного ап­парата (предметно-тематического каталога).

Значение классификации документов:

·        обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве;

·        повышение оперативности работы с ними.

      Первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела (дело - совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом). Она является основой правильного формирования дел.

      Основной признак классификации - содержание документа.

1.1.1. Общая схема классификации документов (схема 1)          

Схема 1

      Для классификации документов в пределах одного учреждения состав­ляют классификационные схемы - классификаторы. Они бывают двух типов: структурные и производственно-отраслевые.

      В классификаторе структурного типа документацию делят на части в соответствии со структурными подразделениями. Рубриками являются на­звания структурных подразделений, а статьями - названия видов документов.

      Если в организации нет четкого деления на структурные подразделения, то наиболее удобным является классификатор производственно-отраслевого типа.

      Классификаторы составляют на основе положения об учреждении и его структурных подразделениях, а также должностных инструкций.

      При составлении классификатора могут быть использованы номенкла­туры дел, перечни документов с указанием сроков хранения, описи дел по­стоянного и временного хранения.

      Пользуясь классификатором, можно установить, какие документы соз­даются в учреждении для осуществления его функций.

      Классификация необходима также для проведения работ по унификации документов.

1.2.  УНИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

      Одним из наиболее эффективных направлений совершенствования до­кументов является их стандартизация, т.е. унификация.

      Унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, раз­работка единых форм и правил их составления, оформление и создание тра­фаретных текстов.

      Унификация видов и разновидностей  документов проведена на основе классификации участков, вопросов деятельности учреждения и создания классификатора управленческой документации.

      Направлением унификации является создание трафаретных текстов. Это целесообразно делать для групп документов, оформляющих идентич­ные действия. Часть реквизитов печатают типографским способом (посто­янные реквизиты), для переменных - оставляют свободные строки. Трафа­реты определяют состав информации документов, ее последовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки. Трафаретные тексты документов оформляют в учреждении в виде сборника.

      Содержание документов определяется составом и значением входящих в них показателей и реквизитов. Последние могут быть разными, но это не ис­ключает возможности предъявлять к ним общие требования. Кроме того, большинство показателей и реквизитов даже в различных документах быва­ют одинаковыми.

      Трафаретные документы требуют значительно меньше времени на со­ставление.

      Широкое распространение получили анкеты, например, "опросный лист для получения сведений". Наиболее известны кадровые анкеты. Путем анке­тирования можно собирать любые сведения. В УСОРД дана первая попытка в анкетной форме представить модели приказов (по приему, переводу, уволь­нению работников организации) и докладных записок.

1.3. СТРУКТУРА И ОБЪЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА

      Документооборот - это "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки"*.

      Движение документов в организации не может быть случайным, хаотич­ным. Оно должно быть управляемым, регламентированным технологической схемой движения документов по установленным пунктам обработки. Быстро­та перемещения между пунктами, оперативность выполнения операций с до­кументами свидетельствуют о степени совершенства технологической схемы.

Документооборот должен отвечать ряду требований, обязательных для всех организаций.

Требования, предъявляемые к документообороту:

·        прямоточность движения документов (документ кратчайшим путем попадает к исполнителю, возвратные перемещения документов ис­ключены);

·         распределение документов между руководителями и специалистами согласно их функциональным обязанностям;

·         оперативное перемещение документов;

·         единообразие маршрута движения документов и технических опера­ций с ними, однократность каждой операции.

      Движение документов во всех случаях отражает организационную струк­туру аппарата управления и характер распределения обязанностей между его составными частями. Совершенствование документооборота тесно связано с совершенствованием структуры управления.

Документооборот состоит из следующих потоков:

v поступающих (входящих) документов (документы вышестоящих ор­ганов управления, подведомственных организаций, неподчиненных учреждений, представлены постановлениями, решениями, приказами, указаниями, инструктивными письмами, запросами, отчетами, справ­ками, письмами, актами и заявлениями граждан);

v  отправляемых (исходящих) документов (передают информацию вы­шестоящим или нижестоящим организациям, не подчиненным уч­реждениям, общественным организациям и отдельным гражданам, в форме писем, распорядительных документов, отчетов, заключений, справок и т.д.);

v  внутренних документов (обеспечивают решение задач в пределах данной организации в виде протоколов, актов, докладных записок и т.д.).

      Объем документооборота состоит из суммы входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени (месяц, квартал, год).

Годовой объем документооборота - это исходная величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наибо­лее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата.

1.3.1. Прием и обработка входящих документов

Делопроизводство координирует следующие этапы работы с документами:

Ø прием и обработку документов;

Ø рассмотрение документов руководителем (резолюция);

Ø регистрацию документов;

Ø исполнение документов;

Ø контроль исполнения документов;

Ø текущее хранение и использование документов;

Ø передачу на архивное хранение.

__________________

*ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определе­ния. - М., 1984. - С. 4.

Обработкой корреспонденции занимается секретарь или специальный отдел.

      Первоначальная обработка поступившей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки сообщений. Ошибочно доставленную кор­респонденцию возвращают в почтовое отделение.

      Не вскрывают конверты с пометкой "Лично" и адресованные общест­венными организациями.

      Проверяют целостность вложений, адрес, количество листов документа и приложений. Если обнаруживают некомплектность или повреждение доку­мента, то на нижнем поле последнего листа и в журнале (карточке) регистра­ции в графе "Примечание" делают соответствующую отметку и ставят в из­вестность корреспондента.

      Конверты от поступившей корреспонденции уничтожают, кроме тех случаев, когда есть необходимость хранить конверт для определения адреса отправителя, даты отправки и получения документа. Сохраняют также кон­верты писем граждан.

      На стадии предварительного рассмотрения документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые согласно Перечню нерегистрируемых документов (у каждой организации свой перечень).

1.3.2. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ*

      Не подлежат регистрации службой ДОУ:

1) письма, присланные в копии для сведения;

2) рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и т.п.;

3) первичные документы бухгалтерского учета;

4) учебные планы, программы, копии;

__________________________

* Документы, указанные в п.. З, 4, 6, 9, 13, учитывают в библиотеке, бухгалтерии и других службах организации.

5) месячные, квартальные и другие отчеты;

6) формы статистической отчетности;

7) сообщения о совещаниях, заседаниях;

8) поздравительные письма и пригласительные балеты, телеграммы;

9) печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

10) телеграммы и письма о разрешении командировок;

11) научные отчеты по темам;

12) прейскуранты;

13) нормы расхода материалов.

Документы распределяют на группы:

¨     документы, адресованные руководству, или без указания структурно­го подразделения;

¨     предложения, жалобы, заявления граждан;

¨     документы, адресованные структурным подразделениям.

      Для того чтобы выполнить работу по сортировке документов, надо хо­рошо знать функции структурных подразделений, круг должностных обязан­ностей руководителей и специалистов.

      Руководителю и его заместителям направляют наиболее важные доку­менты по принципиальным вопросам работы организации. Предложения, за­явления и жалобы передают должностному лицу, в компетенцию которого входит окончательное решение вопроса, затронутого в письме.

      Для удобства обработки документов секретарь может иметь папки с раз­ным назначением:"К исполнению", "Срочно" и т.д. Удобно для этого исполь­зовать папки разных цветов.

      Документы, не требующие принятия решения руководством, распреде­ляют по структурным подразделениям согласно характеру вопросов.

      В структурных подразделениях предварительное рассмотрение и сорти­ровку документов ведет аналогично секретарь или лицо, ответственное за их обработку.

      На регистрируемых документах проставляют "отметку о поступлении", которая включает дату поступления и номер.

      На документы, не подлежащие регистрации, на первой странице в пра­вом нижнем углу ставят штамп с указанием даты поступления.

1.3.3. Рассмотрение документов руководством (резолюция)

      После сортировки и проставления отметки о поступлении документы, требующие рассмотрения руководителем, передают ему или докладывают о них.

      Если к документам надо подобрать дополнительные материалы (кон­тракты, письма, акты и т.д.), секретарь подбирает их и передает руководите­лю вместе с поступившими документами.

      Руководитель рассматривает документы, как правило, в день поступле­ния их в организацию. Решение руководителя по документам отражается в  резолюции. В резолюции указывают исполнителей, что нужно им сделать и к какому сроку, затем проставляется дата и подпись руководителя.

      Получив документы от руководителя, секретарь вносит сведения из резо­люции в журнал (карточку) входящей корреспонденции. После этого доку­мент передают исполнителю, указанному в резолюции. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передают им поочередно или одновременно в копиях (используют ксерокопирование).

      Схематично работу с входящими документами можно представить в ви­де следующей блок-схемы (рис.1).

 SHAPE  \* MERGEFORMAT

Рис. 1 Схема распределения секретарем входящих документов

1.3.4. Работа с исходящими (отправляемыми) документами

      Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов со­стоят из следующих операций:

¨      составление проекта документа;

¨     согласование проекта;

¨     проверка правильности оформления документа;

¨     подписание;

¨     утверждение (если необходимо);

¨     регистрация корреспонденции;

¨     отправка документа адресату;

¨     подшивка второго экземпляра в дело.

      Проект документа (ответного или инициативного) составляют руководи­тели или специалисты. В ответных документах излагают результат работы с поступившими документами, устными запросами организаций и лиц. Ини­циативные документы передают решения руководителей и специалистов, принятые ими в ходе управленческих решений.

      Проект документа согласовывают с составившим его специалистом, ру­ководителями заинтересованных структурных подразделений, другими орга­низациями (при необходимости) и юридической службой. Количество согла­сований должно определяться деловой необходимостью.

      Согласованный проект документа представляют руководителю органи­зации или структурного подразделения для подписания вместе с материала­ми, на основании которых проект готовился.

      До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель прове­ряет его содержание, приложения; секретарь проверяет правильность оформ­ления, наличие необходимых реквизитов. Не правильно оформленные доку­менты возвращают исполнителям на доработку.

      Подписанные документы регистрируют: проставляют регистрационный номер и дату.

      После регистрации секретарь или специальный отдел проводят экспеди­ционную обработку отправляемых документов. Она включает в себя сорти­ровку по адресатам, упаковку в конверты, написание на конверте почтового адреса и наименование адресата, проставление штампа организации, про­ставление знака почтовой оплаты, передачу корреспонденции в почтовое от­деление.

      При необходимости составитель документа указывает вид отправления -заказное письмо, нарочным и т.д.

      Распорядительные документы, протоколы рассылают в виде заверенных копий или выписок. Докладные записки, справки и другие подобные доку­менты передают адресатам внутри учреждения в подлиннике.

      Документы должны быть обработаны и отосланы в тот же день или не позднее следующего рабочего дня, телеграммы - немедленно.

      Исходящие документы печатают, как правило, в двух экземплярах. Пер­вый, подписанный, экземпляр направляют адресату, второй (отпуск) - поме­щают в дело.

      Если документ, направленный в другую организацию, должен быть воз­вращен, на нем следует поставить штамп или сделать пометку "Подлежит возврату" и такую же пометку сделать в регистрационной карточке (журнале).

1.3.5. Работа с внутренними документами

      Внутренние документы готовят, оформляют и исполняют в пределах самого учреждения.

      Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и оформ­ления организуют в соответствии с общим правилом обращения исходящих документов.

      Основные этапы подготовки и оформления внутренних документов:

¨     составление проекта;

¨     согласование;

¨     проверка правильности оформления;

¨     подписание;

¨     регистрация.

      Далее работа идет в соответствии с правилами работы с входящими документами.

      На этапе исполнения работа с внутренними документами включает:

¨     передачу документа исполнителям;

¨      исполнение документа;

¨     контроль исполнения документа;

¨     подшивку исполненного документа в дело.

1.3.6. Регистрация документов

      Обрабатывая входящую и внутреннюю корреспонденцию, секретарь или канцелярия проводят ее регистрацию.

      Регистрация документа включает:

¨     проставление даты;

¨     проставление регистрационного номера;

¨     запись необходимых сведений о документе в регистрационной форме.

      Главное назначение регистрации документов:

¨     придание им юридической силы;

¨     подтверждение факта их создания;

¨     подтверждение факта их поступления или отправления;

¨     создание регистрационно-справочного аппарата;

¨     давать количественные характеристики документам. <

      Цель регистрации документов:

¨     учет;

¨     контроль;

¨     быстрый поиск.

      Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Исключа­ется повторный ввод в систему исходных сведений о документе и присвоение ему нового номера при передаче документа из канцелярии в структурное подразделение, из одного подразделения в другое или из одной базы данных в другую.

      Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливается инструкцией по делопроизводству, номенклатурой дел. К ин­струкции прилагают перечень документов, не подлежащих регистрации, и классификаторы.

      Классификаторы информации, используемые при регистрации:

¨     номенклатура дел;

¨     классификатор корреспондентов;

¨     классификатор структурных подразделений учреждения;

¨     классификатор руководителей и специалистов;

¨     классификатор видов документов;

¨     классификатор вопросов деятельности организации.

      В конкретных организациях состав классификаторов может быть до­полнен.

      Документы регистрируют в день поступления. При регистрации на до­кументе проставляют номер (см. реквизит "Регистрационный номер документа") и вносят исходные данные о документе в регистрационную учетную форму (журнал, карточку).

      Поступившим ответным документам новый номер не присваивают. Факт их поступления фиксируют в зоне "Отметка об исполнении" регистрацион­ной формы инициативного документа. Для учета таким документам присваи­вают очередной порядковый номер, который подписывают к индексу ини­циативного документа.

      Номер ставят в регистрационном штампе на документе и в регистраци­онной форме учета.

      Номером документов, формируемых в дела только по названиям и авто­рам (бухгалтерские балансы, протоколы, наряды и т.д.), служат порядковые номера в пределах регистрируемого массива за год.

Номером документов, формируемых в дела по вопросам, корреспонден­там, территории (докладные записки, любая переписка, отказы и т.д.), служит порядковый регистрационный номер, дополненный индексом по номенкла­туре дел, который и определяет место хранения документа.

      Сотрудник, регистрирующий документы, должен знать состав докумен­тов организации, распределение функций между структурными подразделе­ниями, разделение обязанностей между руководителем и его заместителями.