Организация работы с документами

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное агентство по образованию

Санкт – Петербургская государственная лесотехническая академия

имени С.М.Кирова

Кафедра 

Реферат

Выполнила: студентка ФЭУ, 1курса, з/о,

(ускоренное) гр. №__________

№ специальности 080109

№ зачётной книжки 66729

Королева Анна Михайловна

Проверил:

Санкт – Петербург

2006-2007 уч. год

СОДЕРЖАНИЕ

1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ......................................... 3

1.1. классификация документов......................................................... ..................3

1.1.1. Общая схема классификации документов.................................. .................15

1.2. унификация документов.....................:.......................... ............ ................17

1.3. структура и объем документооборота...................................... ..............18

1.3.1. Прием и обработка входящих документов....................................  .............19

1.3.2. Примерный перечень документов, не подлежащих

регистрации службой ДОУ....................................................................................19

1.3.3. Рассмотрение документов руководством (резолюция).............................20

1.3.4. Работа с исходящими (отправляемыми) документами..............................21

1.3.5. Работа с внутренними документами..................................................... ......22

1.3.6. Регистрация документов...............................................................................23

1.ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Организация работы с документами - это создание оптимальных усло­вий для всех видов работ с документами, начиная с создания или получения документа и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение (табл.1).

Таблица 1

Виды работ с документами                                                      

Составные части дело­производства

Операции делопроизводства

Группы документов

внутренние

исходящие

входящие

.

Делопроизводство

.

Документирование

'

Составление проекта документа

обязательно

обязательно

не используется

Согласование проекта со специалистами

возможно

возможно   -

ие используется

Проверка правильности оформления документа

обязательно

обязательно

не используется

Подписание (утвержде­ние) документа руково­дителем

обязательно

обязательно

не используется

Регистрация

возможна

обязательно отправка

возможна разметка

Составные части дело­производства

Операции делопроизводства

Группы документов

внутренние

исходящие

входящие

Делопроизводство

Организация работы с документами

Контроль исполнения

возможно

возможно

возможно

Исполнение документов

обязательно

возможно

возможно

Формирование дел

обязательно

обязательно

обязательно

Текущее хранение ,' и использование

обязательно

обязательно

обязательно

Передача на архивное хранение

ВОЗМО»Ц}0

возможно

возможно

Рассмотрение документов руководителем (резолюция)

возможно

не использу­ется

возможно

Уничтожение документов

возможно

возможно

возможно

1.1 КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

      Для того чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документа­ми, необходимо провести их классификацию и унификацию.

      Классификация документов - деление документов на классы по наибо­лее общим признакам сходства и различия. Существуют различные системы документирования.

Системы документирования:

·           административная;

·           статистическая;

·           коммерческая и др.

      Предметом нашего изучения является административная система до­кументирования.

      Административная система документирования по видам документов де­лится на:

1. Организационно-распределительную (ОРД) -

1.1. Положения.

1.2. Уставы.

1.3. Инструкции.

1.4. Приказы.

1.5. Решения.

1.6. Протоколы.

2. Справочно-информационную -

2.1. Письма.

2.2. Телеграммы.

2.3. Телефонограммы.

2.4. Докладные записки.

2.5. Справки.

2.6. Акты.

3. По личному составу -

3.1. Приказы.

3.2. Личные дела.                           

3.3. Заявления.                                                        

3.4. Трудовые книжки.

3.5. Характеристики.

3.6. Договоры и т.д.

Цель классификации документов:

1. Повышение оперативности работы аппарата управления и ответствен­ности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделе­ний и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации.

2. Экономия труда за счет использования информационно-справочного ап­парата (предметно-тематического каталога).

Значение классификации документов:

·        обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве;

·        повышение оперативности работы с ними.

      Первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела (дело - совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом). Она является основой правильного формирования дел.

      Основной признак классификации - содержание документа.

1.1.1. Общая схема классификации документов (схема 1)          

Схема 1

По видам

организационно-распорядительные

справочно-информационные

по личному составу

По форме

индивидуальные

типовые

трафаретные

По содержанию

простые

сложные

По происхождению

официальные

личные

По месту происхождения

внешние

внутренние

По срокам хранения

постоянно

свыше 10 лет

до 10 лет

По гласности

секретные (ДСП,

сов. секретно, конфиденциально)

несекретные

По средствам фиксации

рукописные

машинописные

графические

звуковые

фотокинодокументы

По стадиям

оригиналы (подлинники)

черновики

копии

выписки

отпуск

По срочности

срочные

несрочные

      Для классификации документов в пределах одного учреждения состав­ляют классификационные схемы - классификаторы. Они бывают двух типов: структурные и производственно-отраслевые.

      В классификаторе структурного типа документацию делят на части в соответствии со структурными подразделениями. Рубриками являются на­звания структурных подразделений, а статьями - названия видов документов.

      Если в организации нет четкого деления на структурные подразделения, то наиболее удобным является классификатор производственно-отраслевого типа.

      Классификаторы составляют на основе положения об учреждении и его структурных подразделениях, а также должностных инструкций.

      При составлении классификатора могут быть использованы номенкла­туры дел, перечни документов с указанием сроков хранения, описи дел по­стоянного и временного хранения.

      Пользуясь классификатором, можно установить, какие документы соз­даются в учреждении для осуществления его функций.

      Классификация необходима также для проведения работ по унификации документов.

1.2.  УНИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

      Одним из наиболее эффективных направлений совершенствования до­кументов является их стандартизация, т.е. унификация.

      Унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, раз­работка единых форм и правил их составления, оформление и создание тра­фаретных текстов.

      Унификация видов и разновидностей  документов проведена на основе классификации участков, вопросов деятельности учреждения и создания классификатора управленческой документации.

      Направлением унификации является создание трафаретных текстов. Это целесообразно делать для групп документов, оформляющих идентич­ные действия. Часть реквизитов печатают типографским способом (посто­янные реквизиты), для переменных - оставляют свободные строки. Трафа­реты определяют состав информации документов, ее последовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки. Трафаретные тексты документов оформляют в учреждении в виде сборника.

      Содержание документов определяется составом и значением входящих в них показателей и реквизитов. Последние могут быть разными, но это не ис­ключает возможности предъявлять к ним общие требования. Кроме того, большинство показателей и реквизитов даже в различных документах быва­ют одинаковыми.

      Трафаретные документы требуют значительно меньше времени на со­ставление.

      Широкое распространение получили анкеты, например, "опросный лист для получения сведений". Наиболее известны кадровые анкеты. Путем анке­тирования можно собирать любые сведения. В УСОРД дана первая попытка в анкетной форме представить модели приказов (по приему, переводу, уволь­нению работников организации) и докладных записок.

1.3. СТРУКТУРА И ОБЪЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА

      Документооборот - это "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки"*.

      Движение документов в организации не может быть случайным, хаотич­ным. Оно должно быть управляемым, регламентированным технологической схемой движения документов по установленным пунктам обработки. Быстро­та перемещения между пунктами, оперативность выполнения операций с до­кументами свидетельствуют о степени совершенства технологической схемы.

Документооборот должен отвечать ряду требований, обязательных для всех организаций.

Требования, предъявляемые к документообороту:

·        прямоточность движения документов (документ кратчайшим путем попадает к исполнителю, возвратные перемещения документов ис­ключены);

·         распределение документов между руководителями и специалистами согласно их функциональным обязанностям;

·         оперативное перемещение документов;

·         единообразие маршрута движения документов и технических опера­ций с ними, однократность каждой операции.

      Движение документов во всех случаях отражает организационную струк­туру аппарата управления и характер распределения обязанностей между его составными частями. Совершенствование документооборота тесно связано с совершенствованием структуры управления.

Документооборот состоит из следующих потоков:

v поступающих (входящих) документов (документы вышестоящих ор­ганов управления, подведомственных организаций, неподчиненных учреждений, представлены постановлениями, решениями, приказами, указаниями, инструктивными письмами, запросами, отчетами, справ­ками, письмами, актами и заявлениями граждан);

v  отправляемых (исходящих) документов (передают информацию вы­шестоящим или нижестоящим организациям, не подчиненным уч­реждениям, общественным организациям и отдельным гражданам, в форме писем, распорядительных документов, отчетов, заключений, справок и т.д.);

v  внутренних документов (обеспечивают решение задач в пределах данной организации в виде протоколов, актов, докладных записок и т.д.).

      Объем документооборота состоит из суммы входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени (месяц, квартал, год).

Годовой объем документооборота - это исходная величина для расчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наибо­лее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата.

1.3.1. Прием и обработка входящих документов

Делопроизводство координирует следующие этапы работы с документами:

Ø прием и обработку документов;

Ø рассмотрение документов руководителем (резолюция);

Ø регистрацию документов;

Ø исполнение документов;

Ø контроль исполнения документов;

Ø текущее хранение и использование документов;

Ø передачу на архивное хранение.

__________________

*ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определе­ния. - М., 1984. - С. 4.

     

Обработкой корреспонденции занимается секретарь или специальный отдел.

      Первоначальная обработка поступившей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки сообщений. Ошибочно доставленную кор­респонденцию возвращают в почтовое отделение.

      Не вскрывают конверты с пометкой "Лично" и адресованные общест­венными организациями.

      Проверяют целостность вложений, адрес, количество листов документа и приложений. Если обнаруживают некомплектность или повреждение доку­мента, то на нижнем поле последнего листа и в журнале (карточке) регистра­ции в графе "Примечание" делают соответствующую отметку и ставят в из­вестность корреспондента.

      Конверты от поступившей корреспонденции уничтожают, кроме тех случаев, когда есть необходимость хранить конверт для определения адреса отправителя, даты отправки и получения документа. Сохраняют также кон­верты писем граждан.

      На стадии предварительного рассмотрения документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые согласно Перечню нерегистрируемых документов (у каждой организации свой перечень).

1.3.2. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ*

      Не подлежат регистрации службой ДОУ:

1) письма, присланные в копии для сведения;

2) рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и т.п.;

3) первичные документы бухгалтерского учета;

4) учебные планы, программы, копии;

__________________________

* Документы, указанные в п.. З, 4, 6, 9, 13, учитывают в библиотеке, бухгалтерии и других службах организации.

5) месячные, квартальные и другие отчеты;

6) формы статистической отчетности;

7) сообщения о совещаниях, заседаниях;

8) поздравительные письма и пригласительные балеты, телеграммы;

9) печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

10) телеграммы и письма о разрешении командировок;

11) научные отчеты по темам;

12) прейскуранты;

13) нормы расхода материалов.

Документы распределяют на группы:

¨     документы, адресованные руководству, или без указания структурно­го подразделения;

¨     предложения, жалобы, заявления граждан;

¨     документы, адресованные структурным подразделениям.

      Для того чтобы выполнить работу по сортировке документов, надо хо­рошо знать функции структурных подразделений, круг должностных обязан­ностей руководителей и специалистов.

      Руководителю и его заместителям направляют наиболее важные доку­менты по принципиальным вопросам работы организации. Предложения, за­явления и жалобы передают должностному лицу, в компетенцию которого входит окончательное решение вопроса, затронутого в письме.

      Для удобства обработки документов секретарь может иметь папки с раз­ным назначением:"К исполнению", "Срочно" и т.д. Удобно для этого исполь­зовать папки разных цветов.

      Документы, не требующие принятия решения руководством, распреде­ляют по структурным подразделениям согласно характеру вопросов.

      В структурных подразделениях предварительное рассмотрение и сорти­ровку документов ведет аналогично секретарь или лицо, ответственное за их обработку.

      На регистрируемых документах проставляют "отметку о поступлении", которая включает дату поступления и номер.

      На документы, не подлежащие регистрации, на первой странице в пра­вом нижнем углу ставят штамп с указанием даты поступления.

1.3.3. Рассмотрение документов руководством (резолюция)

      После сортировки и проставления отметки о поступлении документы, требующие рассмотрения руководителем, передают ему или докладывают о них.

      Если к документам надо подобрать дополнительные материалы (кон­тракты, письма, акты и т.д.), секретарь подбирает их и передает руководите­лю вместе с поступившими документами.

      Руководитель рассматривает документы, как правило, в день поступле­ния их в организацию. Решение руководителя по документам отражается в  резолюции. В резолюции указывают исполнителей, что нужно им сделать и к какому сроку, затем проставляется дата и подпись руководителя.

      Получив документы от руководителя, секретарь вносит сведения из резо­люции в журнал (карточку) входящей корреспонденции. После этого доку­мент передают исполнителю, указанному в резолюции. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передают им поочередно или одновременно в копиях (используют ксерокопирование).

      Схематично работу с входящими документами можно представить в ви­де следующей блок-схемы (рис.1).

 SHAPE  \* MERGEFORMAT

Руководитель организации

СЕКРЕТАРЬ

Внешние организации

Заместители руководителя

Руководители структурных подразделений

Исполнители

Рис. 1 Схема распределения секретарем входящих документов

1.3.4. Работа с исходящими (отправляемыми) документами

      Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов со­стоят из следующих операций:

¨      составление проекта документа;

¨     согласование проекта;

¨     проверка правильности оформления документа;

¨     подписание;

¨     утверждение (если необходимо);

¨     регистрация корреспонденции;

¨     отправка документа адресату;

¨     подшивка второго экземпляра в дело.

      Проект документа (ответного или инициативного) составляют руководи­тели или специалисты. В ответных документах излагают результат работы с поступившими документами, устными запросами организаций и лиц. Ини­циативные документы передают решения руководителей и специалистов, принятые ими в ходе управленческих решений.

      Проект документа согласовывают с составившим его специалистом, ру­ководителями заинтересованных структурных подразделений, другими орга­низациями (при необходимости) и юридической службой. Количество согла­сований должно определяться деловой необходимостью.

      Согласованный проект документа представляют руководителю органи­зации или структурного подразделения для подписания вместе с материала­ми, на основании которых проект готовился.

      До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель прове­ряет его содержание, приложения; секретарь проверяет правильность оформ­ления, наличие необходимых реквизитов. Не правильно оформленные доку­менты возвращают исполнителям на доработку.

      Подписанные документы регистрируют: проставляют регистрационный номер и дату.

      После регистрации секретарь или специальный отдел проводят экспеди­ционную обработку отправляемых документов. Она включает в себя сорти­ровку по адресатам, упаковку в конверты, написание на конверте почтового адреса и наименование адресата, проставление штампа организации, про­ставление знака почтовой оплаты, передачу корреспонденции в почтовое от­деление.

      При необходимости составитель документа указывает вид отправления -заказное письмо, нарочным и т.д.

      Распорядительные документы, протоколы рассылают в виде заверенных копий или выписок. Докладные записки, справки и другие подобные доку­менты передают адресатам внутри учреждения в подлиннике.

      Документы должны быть обработаны и отосланы в тот же день или не позднее следующего рабочего дня, телеграммы - немедленно.

      Исходящие документы печатают, как правило, в двух экземплярах. Пер­вый, подписанный, экземпляр направляют адресату, второй (отпуск) - поме­щают в дело.

      Если документ, направленный в другую организацию, должен быть воз­вращен, на нем следует поставить штамп или сделать пометку "Подлежит возврату" и такую же пометку сделать в регистрационной карточке (журнале).

1.3.5. Работа с внутренними документами

      Внутренние документы готовят, оформляют и исполняют в пределах самого учреждения.

      Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и оформ­ления организуют в соответствии с общим правилом обращения исходящих документов.

      Основные этапы подготовки и оформления внутренних документов:

¨     составление проекта;

¨     согласование;

¨     проверка правильности оформления;

¨     подписание;

¨     регистрация.

      Далее работа идет в соответствии с правилами работы с входящими документами.

      На этапе исполнения работа с внутренними документами включает:

¨     передачу документа исполнителям;

¨      исполнение документа;

¨     контроль исполнения документа;

¨     подшивку исполненного документа в дело.

1.3.6. Регистрация документов

      Обрабатывая входящую и внутреннюю корреспонденцию, секретарь или канцелярия проводят ее регистрацию.

      Регистрация документа включает:

¨     проставление даты;

¨     проставление регистрационного номера;

¨     запись необходимых сведений о документе в регистрационной форме.

      Главное назначение регистрации документов:

¨     придание им юридической силы;

¨     подтверждение факта их создания;

¨     подтверждение факта их поступления или отправления;

¨     создание регистрационно-справочного аппарата;

¨     давать количественные характеристики документам. <

      Цель регистрации документов:

¨     учет;

¨     контроль;

¨     быстрый поиск.

      Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Исключа­ется повторный ввод в систему исходных сведений о документе и присвоение ему нового номера при передаче документа из канцелярии в структурное подразделение, из одного подразделения в другое или из одной базы данных в другую.

      Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливается инструкцией по делопроизводству, номенклатурой дел. К ин­струкции прилагают перечень документов, не подлежащих регистрации, и классификаторы.

      Классификаторы информации, используемые при регистрации:

¨     номенклатура дел;

¨     классификатор корреспондентов;

¨     классификатор структурных подразделений учреждения;

¨     классификатор руководителей и специалистов;

¨     классификатор видов документов;

¨     классификатор вопросов деятельности организации.

      В конкретных организациях состав классификаторов может быть до­полнен.

      Документы регистрируют в день поступления. При регистрации на до­кументе проставляют номер (см. реквизит "Регистрационный номер документа") и вносят исходные данные о документе в регистрационную учетную форму (журнал, карточку).

      Поступившим ответным документам новый номер не присваивают. Факт их поступления фиксируют в зоне "Отметка об исполнении" регистрацион­ной формы инициативного документа. Для учета таким документам присваи­вают очередной порядковый номер, который подписывают к индексу ини­циативного документа.

      Номер ставят в регистрационном штампе на документе и в регистраци­онной форме учета.

      Номером документов, формируемых в дела только по названиям и авто­рам (бухгалтерские балансы, протоколы, наряды и т.д.), служат порядковые номера в пределах регистрируемого массива за год.

Номером документов, формируемых в дела по вопросам, корреспонден­там, территории (докладные записки, любая переписка, отказы и т.д.), служит порядковый регистрационный номер, дополненный индексом по номенкла­туре дел, который и определяет место хранения документа.

      Сотрудник, регистрирующий документы, должен знать состав докумен­тов организации, распределение функций между структурными подразделе­ниями, разделение обязанностей между руководителем и его заместителями.