Малое торговое предприятие

ТЕМА:  МАЛОЕ ТОРГОВОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ.

ВВЕДЕНИЕ.

Чтобы развивать бизнес, нужно многое, и, в частности, умение считать деньги, товары, ресурсы, услуги. В современном бизнесе порой срок, отпущенный на принятие решений, измеряется часами. Для принятия правильных решений необходима оперативная и достоверная информация. Зная реальную ситуацию на своем предприятии, можно решать проблему контроля его ресурсов, решать задачи оптимизации его деятельности и планирования дальнейшего развития.

В данной работе будет  предложен план создания автоматизированной системы обработки экономической информации (далее – АСОЭИ) бухгалтерии унитарного торгового предприятия «Норд». Чтобы эффективно руководить предприятием, особенно в  такой динамичной сфере деятельности как торговля, необходимо собрать и проанализировать очень много информации. Особое значение имеет автоматизация бухгалтерского учета, где циркулируют огромные потоки экономической информации, используемые для решения вопросов оптимизации управления, поэтому бухгалтерия предприятия особенно нуждается в АСОЭИ. Поскольку предприятие не является монополистом на рынке в данном регионе,  необходимо постоянно контролировать уровень товарооборота, проводить экономический анализ эффективности совершаемых сделок, а АСОЭИ значительно облегчает бухгалтеру работу по составлению  необходимого анализа и при этом экономит немало времени. При работе с клиентами АСОЭИ также востребована – минимально сократить время на обслуживание каждого клиента и при этом максимально качественно обслужить его – с этой задачей можно справиться, пожалуй, только с помощью эффективной АСОЭИ.

1.    Назначение АСОЭИ  УП «Норд».

Предприятие «Норд» занимается оптовой торговлей электрооборудованием и электроинструментами. Учредитель  -  ЧУПТП «Норд» г.Минск.

В штате предприятия помимо директора и главного бухгалтера имеются бухгалтер-кассир и бухгалтер по учету товаров, секретарь, два менеджера по продажам  и снабжению, кладовщик. Таким образом, можно выделить два основных блока, нуждающихся в автоматизации – бухгалтерия и менеджерский отдел.

АСОЭИ разрабатывается для отдела бухгалтерии, где будет использоваться для обработки первичной документации, возникающей как в отделе менеджмента, так и в самой бухгалтерии предприятия, ее группировки; работы с банком, обслуживающим предприятие, по системе «Клиент-Банк»; составления финансового и экономического анализа состояния предприятия на любой момент времени по запросу руководителя предприятия. В отделе менеджмента АСОЭИ прежде всего будет использоваться для оформления первичных учетных документов; анализа спроса и предложения, существующего на региональном рынке.

Назначение АСОЭИ бухгалтерии состоит в следующем:

·        Экономия затрат рабочего времени бухгалтера;

·        Высокая скорость при обработке документов;

·        Сокращение или полный отказ от «бумажной» работы;

·        Быстрое осуществление платежей со счетов предприятия;

·        Возможность оперативно предоставлять необходимую информацию в другие отделы предприятия;

·        Усиление контрольных и аналитических функций бухгалтера;

Назначение АСОЭИ менеджерского отдела состоит в следующем:

·        Экономия затрат рабочего времени менеджера;

·        Повышение качества и сокращение времени обслуживания клиентов;

·        Оперативная связь с поставщиками и заказчиками.

2.     Требования к АСОЭИ.

Основные требования предъявляемые к АСОЭИ заключаются в следующем:

1. Гибкость - подразумевает легкую адаптацию системы ко всем изменениям требований к ней, к вводимым новым функциям. Например, с введением нового плана счетов система должна  обеспечить безболезненный переход что достигается через: - модульность системы; - систему гибких отчетов;

ü Системная интеграция - объединение разнородного оборудования и ПО для решения конкретных задач:

-вертикальная интеграция - объединение компьютеров одного производителя;

-горизонтальная интеграция - объединение частей компьютеров разных производителей;

ü Возможность настройки АСОЭИ.

2. Надежность - функционирование АСОЭИ обеспечивается за счет решения задач в короткий срок. Это достигается при помощи надежных технических средств, работой программных средств и использования современных технологий для разработки ПО. Поэтому приобретаемые средства должны иметь сертификат, а программные продукты - лицензию.

ü Пользователи должны иметь возможность  диагностирования технических и программных средств.

3. Безопасность - меры обеспечения сохранности коммерческой информации:

ü развитие структур доступа к различным подсистемам;

ü регламентация работы с системой;

ü использование специального оборудования, шифров.

4. Окупаемость - важно затрачивать минимум средств, но минимизация средств должна сочетаться с надежностью, производительностью системы.

5. Дружественность - система должна быть простой, удобной для освоения, изучения, использования. Средства:

ü использование меню, подсказок,

ü наличие системы исправления ошибок.

ü информационная совместимость между функциональными блоками системы.

3.     Общая структура объекта автоматизации.

Функциональная часть АСОЭИ  отражает задачи, призванные формировать полную и достоверную информацию о деятельности предприятия и его имущест­венном положении, необходимую внутренним и внешним пользо­вателям. Задачи, реализующие функцию бухгалтерского учета, разнообразны, как и объекты его наблюдения. Последние бывают двух видов. Это объекты, обеспечивающие хозяй­ственную деятельность предприятия — его имущество (активы), кредиторская задолженность (пассивы), собственный капитал, и хозяйственную и финансовую деятельность — финансовые и хозяйственные процессы и их элементы: факты хозяйственной деятельности и фи­нансовые результаты.

АСОЭИ разрабатывается для отдела бухгалтерии УП «Норд» с численностью служащих – 3, включая главного бухгалтера. Этот отдел выполняет следующие функции:

1. обеспечение своевременных и правильных расчетов по налоговым и другим платежам предприятия;

2. ввод в систему необходимой информации о покупателях и поставщиках, сотрудниках предприятия;

3. осуществление денежных платежей и кассовых операций;

4. обеспечение других отделов предприятия необходимой информацией экономического и аналитического характера;

В состав бухгалтерии входят следующие функциональные блоки:

n  АРМ главного бухгалтера.

n  АРМ бухгалтера-кассира;

n  АРМ бухгалтера по учету товарно-материальных ценностей;

Функциональное назначение АРМ главного бухгалтера состоит в следующем:

·        Осуществление общего руководства работой бухгалтерии – издавать приказы о проведении ревизий на предприятии, давать указания о необходимых платежах с расчетного счета;

·        Начисление налоговых платежей УП «Норд» и предоставление расчетов в Инспекцию МНС;

·        Осуществление контроля за работой бухгалтера-кассира и бухгалтера по учету ТМЦ и консультирование их по мере необходимости;

·        Отчитываться за работу отдела перед руководителем предприятия;

·        Составление баланса предприятия;

·        Заполнение главной книги УП «Норд»

·        Предоставление требуемых отчетов и сведений в органы статистики, фонд социальной защиты населения, центр занятости;

·        Составление журналов-ордеров по счетам: 01 «Основные средства», субсчета 01/1 «Здания, сооружения», 01/2 «Передаточные устройства», 01/3 «Машины и оборудование», 01/4 «Вычислительная и копировальная техника», 01/5 «Транспортные средства» 02 «Износ основных средств», 04 «Нематериальные активы», 05 «Износ НМА», 08 «Капитальные вложения», 44 «Издержки обращения», 47 «Реализация и выбытие ОС», 48 «Реализация прочих активов», 67 «Расчеты по внебюджетным платежам», 68 «Расчеты с бюджетом» субсчета 68/1 «Налог на прибыль», 68/2 «НДС», 68/3 «Подоходный налог с граждан», 68/4 «Чрезвычайный налог», 68/5 «Экологический налог», 68/6 «Налог на недвижимость», 68/7 «Налог на землю», 68/8 «Сельхозналог, дорожный», 68/9 « Стабилизационный налог, жилфонд», 69 «Расчеты по социальному страхованию», 75 «Расчеты с учредителями», 80 «Прибыли и убытки», 81 «Платежи в бюджет из прибыли», 85 «Уставный фонд», 87 «Нераспределенная прибыль, непокрытый убыток» и забалансовому счету 001 «Арендованные ОС».

Входящая информация поступает из следующих источников Рис.2.(Приложение 1):

1)    Директор предприятия;

2)    Инспекция МНС;

3)    Отдел фонда социальной защиты населения;

4)    Отдел статистики;

5)    Городской исполнительный комитет;

6)    Обслуживающий банк;

7)    Сотрудники предприятия;

8)    Бухгалтер-кассир и бухгалтер по учету ТМЦ;

9)    Литература экономического характера.

Исходящая информация передается:

1)    Директор предприятия;

2)    Инспекция МНС;

3)    Отдел фонда социальной защиты населения;

4)    Отдел статистики;

5)    Городской исполнительный комитет;

6)    Центр занятости;

7)    Бухгалтер-кассир и бухгалтер по учету ТМЦ.

Функциональное назначение АРМ бухгалтера-кассира:

·        Ведение счетов по учету денежных средств УП «Норд»;

·        Ведение кассовых операций предприятия и оформление соответствующих документов;

·        Осуществление платежей с банковских счетов предприятия, получение в банке наличных денежных средств, их оприходование и выдача в кассе предприятия;

·        Составление и предоставление в банк необходимых сведений о работе предприятия;

·        Начисление и выдача заработной платы сотрудникам УП «Норд»;

·        Выдача доверенностей и ведение журнала по их учету;

·        Оформление актов выполненных работ, актов взаимозачетов, нарядов и пр.;

·        Составление журналов-ордеров по счетам: 10 «Материалы», субсчета 10/1 «Сырье и материалы», 10/3 «Топливо», 10/8 «Строительные материалы», 12 «МБП» субсчета 12/1 «МБП в запасе», 12/2 «МБП в эксплуатации», 13 «Износ МБП»,  18 «НДС по приобретенным ценностям», субсчета 18/1 «НДС к уплате», 18/2 «НДС уплаченный»,  31 «Расходы будущих периодов», 50 «Денежные средства в кассе предприятия», 51 «Расчетный счет», 55 «Чековая книжка», 57 «Денежные средства в пути», 70 «Расчеты по оплате труда», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», и забалансовому счету 006 «Бланки строгой отчетности»

Входящая информация поступает из следующих источников - Рис.2.(Приложение 1):

(7)           Главный бухгалтер;

10)                      Отдел фонда социальной защиты населения;

11)                      Обслуживающий банк;

12)                      Сотрудники предприятия;

13)                      Подотчетные лица;

14)                      Литература экономического характера.

Исходящая информация передается:

(8)           Главный бухгалтер;

(10)                   Отдел фонда социальной защиты населения;

(11)                   Обслуживающий банк;

(12)                   Сотрудники УП «Норд»;

(13)                   Подотчетные лица;

(15)        Центр занятости.

Функциональное назначение АРМ бухгалтера по учету ТМЦ:

·        Прием и проверка товарных отчетов кладовщика;

·        Ведение количественного учета товарно-материальных ценностей, находящихся на складе предприятия;

·        Проведение сверок и ревизий на складе предприятия;

·        Проверка правильности оформления товарных и товарно-транспортных накладных на отпуск со склада покупателям и оприходование ТМЦ на склад от поставщиков;

·        Проведение сверок по взаиморасчетам с поставщиками и покупателями;

·        Составление журналов-ордеров по счетам: 41 «Товары», 46 «Реализация продукции», субсчета 46/1 «НДС к уплате», 46/2 «Наценка», 46/3 «Реализация по учетным ценам», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и забалансовому счету 004 «Товары, принятые на комиссию».

Входящая информация поступает из следующих источников Рис.2.(Приложение 1):

(7)            Главный бухгалтер;

(16)         Отдел торговли ГИК;

(17)         Сотрудники предприятия;

(18)         Подотчетные лица;

(19)        Литература экономического характера.

Исходящая информация передается:

(8)           Главный бухгалтер;

(12)        Сотрудники УП «Норд»;

(18)                   Подотчетные лица.

4.     Состав АСОЭИ.

4.1. Техническое обеспечение.

Техническое обеспечение АСОЭИ это комплекс технических средств (КТС), -  совокупность взаимосвязанных единым управлением и автономных технических средств, предназначенных для сбора, хранения, накопления, обработки, передачи, вывода информации; а также средств оргтехники и управления ТС.

Техническое обеспечение должно выбираться по  наиболее оптимальному соотношению цены и  качества, что, в основном, зависит от финансовых возможностей фирмы. Также важнейший критерий, предъявляемый при приобретении нового технического средства – совместимость с ранее приобретенными.

Поскольку в составе бухгалтерии УП «Норд» три АРМ, наиболее оптимальным представляется следующий состав ТО информационно-вычислительной сети:

Таким образом получаем следующий состав ТО для каждого АРМ:

4.2. Системное программное обеспечение.

В бухгалтерии АСОЭИ должна строиться как сетевая многопользовательская система, то есть обеспечивающая возможность совместной работы с компьютерами, программным обеспечением и учетными данными сра­зу нескольких пользователей плюс доступ к одним и тем же данным разных пользователей в один и тот же момент времени.

При организации информационной базы централизованно ведется хранение всей используемой информации. Система ра­ботает с единым информационным полем. Здесь каждая запись любо­го справочника, документ или проводка принципиально доступны пользователю любого АРМ в режиме реального времени, то есть сразу после ввода этих данных с рабочего места. Однако условие доступности данных пользователям справедливо только то­гда, когда конкретный пользователь наделен соответствующими правами доступа к информации.

Системное программное обеспечение  включает в себя:

1) операционную систему (ОС) — Windows 98 — это популярная операционная систе­ма для персонального компьютера с графическим пользовательским интерфей­сом. Она включает  в свой состав операционную систему DOS 7.0 и относится к новому поколению 32-разрядных операционных систем. Позволяет более полно использовать потенциал современного персонального ком­пьютера, операции выполняются быст­ро и  просто. Windows 98 — хорошо защищенная многооконная, многозадачная ОС, она обеспечивает эффективную работу в системах мультимедиа и в информационно-вычислитель­ных сетях (в том числе и в Интернете), работу с электронной почтой.

На сервере устанавливается специальное про­граммное обеспечение —сетевая ОС – Windows 2000 Server. Сетевая операционная система специально оптимизирована для обслуживания групповой работы большого числа пользовате­лей с данными общего пользования, размещенными на сервере, а также с высокопроизводительным периферийным оборудовани­ем, доступным всем пользователям сети (принтер, модем и т.д.).

2) сервисную систему - FAR manager, -   расширяющую возможности ОС и выполняющую посреднические функции меж­ду пользователем и ОС -  реализует наиболее «дружественный» интерфейс с пользователем с помощью системы меню;

3) Системы программирования - системы, которые автоматизируют процедуры создания программы. Они включают языки, трансляторы с языков, правила программирования.

4) Сервисное ПО - включает программы диагностики работоспособности компьютера, антивирусы, архивацию, обслуживание сети. Эти утилиты направлены на поддержание работы элементов системы в рабочем состоянии, служат для выполнения вспомогательных операций по обработке -  Norton Utilities,  антивирусные программы, программы резервного копирования, программы защиты от несанкционированного доступа, программы криптографического шифрования.

4.3. Сетевое обеспечение.

В настоящее  время  предприятием ведется машинная обработка 85% информации. Объединение в одну систему становится возможным при помощи локальной вычислительной сети. Сеть одноранговая, все компьютеры  являются равноправными.

Используемая сеть ETHERNET фирмы XEROX обладает прекрасной производительностью - скорость передачи информации до 10 Мбит/с, в качестве средств коммуникации  использован  тип  кабеля  -  витая  пара (TWISTED PAIR), для организации взаимодействия используется концентратор – HUB, и в связи  с  этим  топологически  данная  ЛВС представлена  ЗВЕЗДОЙ. В качестве центрального узла эта сеть имеет смеситель,  который как бы тиражирует пришедшие по одной из линий сообщение и рассылает его по всем остальным станциям ЛВС. Это одна из приспосабливаемых топологий. Топология показана на рис.3. (Приложение 2)

При передаче данных используется канальный  протокол  IPX/SPX. Отличительная особенность этих протоколов — маршрутизация, обеспечивающая кратчайший путь для пере­дачи данных по сети и гарантированное установление надежной связи при этой передаче. Также встроена поддержка протоколов TCP/IP.

Управление  сетью  происходит  под сетевой операционной системой Windows 2000 Server.

Сети на базе Windows Server 2000 используют доменную модель, в основе кото­рой лежит понятие домена — совокупности компьютеров, характеризующейся на­личием общей базы учетных записей пользователей и единой политикой осуще­ствления защиты. Всей структурой централизованно управляет служба каталогов Windows 2000 Active Directory.

Доменный метод организации упрощает централизованное управление сетью и поз­воляет использовать Windows 2000 Server  в качестве сетевой операционной сис­темы предприятия любого масштаба. Доменная служба каталогов основана на одно­кратной регистрации пользователя в сети для доступа ко всем серверам и ресурсам информационной системы независимо от места регистрации. Для организации доменной структуры в сети и установления в ней определенных отношений и правил используется сервер — главный контроллер домена, на кото­ром хранится база учетных записей пользователей этого домена с уникальными параметрами и их привилегиями. Когда пользователь рабочей станции регистри­руется в сети, происходит его идентификация на главном контроллере или на од­ном из резервных контроллеров домена. Если пароль и имя пользователя совпада­ют с введенным, то пользователь регистрируется в домене.

ЛВС соединена удаленным мостом - модемной связью с ЛВС головной организации. Необходимость такого соединения обусловлена требованиями, предъявляемыми головной организацией к срокам сдачи баланса, отчетов по финансовому состоянию УП «Норд».  Выход в глобальную сеть INTERNET необходим для проведения обновлений правовой информационной системы Expert, содержащей все необходимые в работе бухгалтера документы и комментарии; получения последних новостей  законодательства по подписке.

4.4. Средства организации баз данных и работы с ними.

База данных УП «Норд» - 1С:Бухгалтерия+Торговля+Склад. База данных - совокупность взаимосвязанных данных, хранящихся совместно  в памяти невыделенного сервера, является сосредоточенной.

Назначение БД - удовлетворение информационных потребностей пользователей.

Основные требования заключаются  в следующем:

1) работа в режиме реального времени;

2) поддержка архитектуры «клиент-сервер».

ОС Windows 2000 Server реализует модель «клиент-сервер» и ори­ентируется на мощную машину-сервер. За управление данными во внешней памяти, управление буферами оперативной памяти, управление транзакциями и журнализацию отвечает ядро БД. При использовании архитектуры "клиент-сервер" ядро является основной составляющей серверной части системы. Архитектура "клиент-сервер" разделяет функции приложения пользователя и сервера.

Использование архитектуры "клиент-сервер":

1.                резко уменьшает сетевой трафик;

2.                понижает сложность приложений-клиентов (поскольку тем уже нет необходимости обеспечивать целостность и безопасность БД и следить за параметрами многопользовательской работы с БД);

3.                понижает требования к аппаратным средствам, на которых эти приложения функционируют (т.е. к компьютерам пользователей-клиентов);

4.                повышает надежность БД, ее целостность, безопасность и секретность.

Приложение-клиент формирует запрос к серверу, на котором расположена БД, на структурном языке запросов SQL. Удаленный сервер принимает запрос и переадресует его SQL-серверу БД. SQL-сервер обеспечивает интерпретацию запроса, его выполнение в базе данных, формирование результата выполнения запроса и выдачу его приложению-клиенту. При этом ресурсы клиентского компьютера не участвуют в физическом выполнении запроса, клиентский компьютер лишь отсылает запрос к серверной БД и получает результат, после чего интерпретирует его необходимым образом и представляет пользователю. Так как клиентскому приложению посылается результат выполнения запроса, по сети "путешествуют" только те данные, которые необходимы клиенту. В итоге снижается нагрузка на сеть. Кроме того, SQL-сервер, если это возможно, оптимизирует полученный запрос таким образом, чтобы он был выполнен в минимальное время с наименьшими накладными расходами. Все это повышает быстродействие системы и снижает время ожидания результата запроса.

Для организации управления информационными ресурсами используются системы управления базами данных (СУБД). Они позволяют хранить и обрабатывать огромные массивы упорядоченной структурированной информации, а также осуществлять поиск запрашиваемых данных. 

Используемая СУБД – 1С:Предприятие 7.7.

Данная СУБД является универсальной системой для автоматизации ведения бухгалтерского учета. 1С:Предприятие 7.7. в основе своей – некий предметно-ориентированный симбиоз электронных таблиц и СУБД, она состоит из двух больших модулей:

–       Модуля ведения бухгалтерского учета

–       Конфигуратора- модуля, обеспечивающего настройку бухгалтерской программы на конкретную область применения.

Для разграничения прав доступа пользователей к учетной ин­формации установлена иерархия -  права пользователей системы разделяются в соответствии с при­своенным статусом:  главный бухгал­тер, бухгалтер. Исходя из данной иерархии опре­деляются права на формирование тех или иных проводок, выпол­нение процедур преобразования данных и доступ к функциям просмотра и корректировки информации.

4.5. Прикладное программное обеспечение.

Прикладное программное обеспечение предназначено для решения оп­ределенной проблемной задачи пользователя или класса таких задач.

Прикладное программное обеспечение  включает в свой состав пакеты прикладных программ, ориентированные на использование в определенной проблемной области и проблемные прикладные программы пользователя.

Пакет прикладных программ Microsoft Office 2000 может работать под управлением операционных систем Windows 95, Windows 98, Windows NT и Windows 2000.

Основные приложения:

·        Word — текстовый процессор;  Microsoft Word — это мощный интеллектуальный текстовый редактор (процес­сор), удобный и простой в использовании инструмент для создания профессио­нально оформленных документов. Многофункциональные программы Word обеспечивают возможность создания и редактирования текстовых документов любого объема и сложности.

·        Excel — табличный процессор; Microsoft Excel — самая мощная и распространенная программная система, выпол­няющая организацию и всевозможные преобразования данных, представленных в виде таблиц. Отсюда одно из ее названий — электронная таблица. Очень хорошо и полно представлены в Excel средства математической и логической обработки данных.

·        Access — система управления базами данных; Microsoft Access на сегодняшний день является одним из самых популярных на­стольных приложений для работы с базами данных. В Access реализовано множе­ство средств, которые упрощают решение задач по вводу, анализу и представле­нию данных, а также значительно снижают трудоемкость разработки приложений.

·        Power Point — система подготовки презентаций; Microsoft PowerPoint является одним из самых мощных на сегодняшний день приложений, предназначенных для подготовки и проведения презентаций. Пре­зентации могут использоваться в процессе обучения, проведения семинаров, со­браний и т. п.

·        Outlook — менеджер персональной информации; Важным шагом на пути решения задачи унифицированного доступа к разнород­ной информации и ее коллективной обработки явилось появление программы Microsoft Outlook, которая стала для сотрудников многих организаций универ­сальным инструментом для доступа к корпоративной информации.

MS Outlook предоставляет следующие возможности:  обработка сообщений электронной почты; планирование встреч и собраний; управление контактами и задачами;  доступ к документам, хранящимся в личных папках, и документам, размещен­ным на локальных и сетевых дисках.

·        FrontPage — система редактирования web-узлов Интернета;

·        PhotoDraw — графический редактор для создания и редактирования тоновых рисунков и деловой графики;

·        Publisher — настольная издательская система;

·        Small Business Tools — специализированный инструментарий для работы с ин­формацией и осуществления бизнес-анализа;

·        Internet Explorer — web-обозреватель (браузер) для сети Интернет. Microsoft Internet Explorer облегчает поиск данных разного типа (web-узлов, людей, компаний, географи­ческих карт и схем и т. д.), используя различные поисковые машины, указанные пользователем.

Office 2000, кроме основных программ — приложений, содер­жит много вспомогательных программ, использу­емых для создания и включения в базовые документы Office различных объектов в виде диаграмм, рисунков, формул и т. д.

Проблемная прикладная программа пользователя - бухгалтерская программа «1С:Бухгалтерия» Версии 7.7. «1С:Бухгалтерия» - универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского учета. Она может использоваться на предприятиях разных направлений деятельности и форм собственности. «1С:Бухгалтерия» предоставляет бухгалтеру гибкие возможности учета:

·        произвольная структура кода счета дает возможность использовать длинные коды счетов (субсчетов) и вести многоуровневые планы счетов с большим уровнем вложенности;

·        возможность работы с несколькими планами счетов позволяет вести учет в нескольких системах учета;

·        «1С:Бухгалтерия» содержит встроенные механизмы ведения количественного и валютного учета;

·        на любом счете можно вести многомерный (до 5-ти разных разрезов) и многоуровневый (до 10-ти уровней вложенности) аналитический учет;

·        «1С:Бухгалтерия» поддерживает ведение консолидированного учета, поэтому может применяться в централизованных бухгалтериях.

Программа позволяет автоматизировать ведение всех разделов бухгалтерского учета:

·        операции по банку и кассе

·        основные средства и нематериальные активы

·        материалы

·        товары и услуги, выполнение работ

·        учет производства продукции

·        учет валютных операций

·        взаиморасчеты с организациями

·        расчеты с подотчетными лицами

·        начисление зарплаты,

·        расчеты с бюджетом и другие.

Типовая конфигурация «1С:Бухгалтерии» соответствует принятой методологии бухгалтерского учета в хозрасчетных организациях и позволяет вести налоговый учет в соответствии с требованиями Налогового кодекса РБ. Предусмотрен как ручной ввод операций, так и работа «от документа» с автоматическим формированием проводок по различным разделам учета. В комплект поставки включено более 30 форм отчетности в налоговые органы, внебюджетные фонды и органы статистики.

Сетевые версии позволяют нескольким пользователям одновременно работать с одной информационной базой. Все изменения, вносимые одним из пользователей, сразу становятся доступны другим пользователям системы. Система поддерживает блокировку объектов, редактируемых пользователем, от изменения другими пользователями. Для каждого из пользователей, работающих с сетевой версией, может быть назначен набор прав на доступ к информации, обрабатываемой системой, и настроен индивидуальный интерфейс для быстрого доступа к часто используемым функциям и режимам

4.6. Информационное обеспечение.

Наряду с аппаратным и программным обеспечением средств вычислительной тех­ники целесообразно рассматривать информационное обеспе­чение, под которым понимают совокупность программ и предварительно подго­товленных данных, необходимых для работы этих программ.

Рассмотрим, например, систему автоматической проверки орфографии в редакти­руемом тексте. Ее работа заключается в том, что лексические единицы исходного текста сравниваются с заранее заготовленным эталонным массивом данных (сло­варем). В данном случае для успешной работы системы необходимо иметь кроме аппаратного и программного обеспечения специальные наборы словарей, подклю­чаемые извне. Это пример информационного обеспечения вычислительной техники.

Информационное обеспечение делится на:

n  внемашинное;

n  внутримашинное.

Внемашинное информационное обеспечение - совокупность информации получаемой сотрудниками предприятия извне, включая методы классификации и кодирования информации.

Источниками внешней информации служат внешние по отношению к предприятию структуры.

На УП «Норд» в качестве источников внемашинного информационного обеспечения используются:

·        специальная литература для работы в бухгалтерской программе 1С;

·        справочники по работе с компьютерами;

·        инструкции по работе с вычислительной техникой и компьютерами;

·        консультационные услуги специалистов;

·        периодическая печать (газеты, журналы);

·        законодательство РБ.

Внутримашинное информационное обеспечение включает ин­формационную базу на машинных носителях и средства ее ведения.

К внутримашинной информационной базе  относятся база данных, структура которой отображает модель логически взаимосвя­занных данных конкретной области, а также отдельные невзаимосвя­занные массивы входных, выходных и промежуточных данных, хра­нимых на машинных носителях. В базе данных хранится норматив­но-справочная, плановая, оперативная и учетная информация. К программным средствам, используемым для организации и ведения внутримашинной информационной базы, относят базовые программные средства, универсальные прикладные программные средства общего назначения, специальные прикладные программы.

На УП «Норд» в качестве источников внутримашинного информационного обеспечения используются:

·        База данных  - 1С:Бухгалтерия+Торговля+Склад;

·        Специальная прикладная программа 1С: Предприятие;

·        Универсальные прикладные программные средства общего назначения, например пакет прикладных программ Microsoft Office 2000.

Информационная модель автоматизированной системы обработки экономической информации УП «Норд»  схематично представлена на рис. 4 (Приложение 3)

5.  Технология обработки информации.

Организационные формы использования вычислительных средств осно­вываются на применении двух основных режимов: пакетного и диалогового.

Диалоговый режим предусматривает интерактивную связь пользова­теля с вычислительной машиной через терминал, с которого возможен ввод команд, воздействующих на порядок работы программ по обработ­ке статистической информации.

Главное достоинство диалогового режима состоит в активном участии человека в ходе выполнения процедур обработки инфор­мации. В основе диалогового режима лежит работа пользователя с програм­мами обработки статистической информации на основе меню, представ­ляющего совокупность шагов, отображаемых обычно на дисплее терми­нала ПЭВМ. Выбирая тот или иной шаг, пользователь задает порядок ра­боты программы.

Диалог ведется в текстовом или графическом видах. Текстовый используется для отображения алфавитно-цифровых симво­лов, позволяющих строить меню, тексты и таблицы, а гра­фический — при отображении графической информации ( диаграммы и графики всех видов).

Существует два способа формирования диалога: глобальный и локаль­ный. При глобальном диалоге с помощью меню задается последовательность подпрограмм, характеризующих функциональные возможности про­граммного комплекса при обработке информации. Локаль­ный диалог формирует конкретный алгоритм обработки информации по запросу пользователя.

Режим реального масштаба времени - означает способность вычислительной системы взаимодействовать с контролируемыми или управляемыми процессами в темпе протекания этих процессов. Время реакции ЭВМ должно удовлетворять темпу контролируемого процесса или требованиям пользователей и иметь минимальную задержку. Как правило, этот режим используются при децентрализованной и распределенной обработке данных.

Режим телеобработки дает возможность удаленному пользователю взаимодействовать с вычислительной системой.

Интерактивный режим предполагает возможность двустороннего взаимодействия пользователя с системой, т.е. у пользователя есть возможность воздействия на процесс обработки данных.

Режим разделения времени предполагает способность системы выделять свои ресурсы группе пользователей поочередно. Вычислительная система настолько быстро обслуживает каждого пользователя, что создается впечатление одновременной работы нескольких пользователей. Такая возможность достигается за счет соответствующего программного обеспечения.

Однопрограммный и многопрограммный режимы характеризуют возможность системы работать одновременно по одной или нескольким программам.

Регламентный режим характеризуется определенностью во времени отдельных задач пользователя. Например, получение результатных сводок по окончании месяца, расчет ведомостей начисления зарплаты к определенным датам и т.д. Сроки решения устанавливаются заранее по регламенту в противоположность к произвольным запросам.

При обработке информации в АСОЭИ УП «Норд» применяется пакетный режим обработки – централизованная обработка информации.

Пакетный режим предусматривает выполнение машинных программ, оформленных в виде пакета заданий для вычислительной машины, под управлением ее операционной системы.

Сущность пакетного режима состоит в последовательном выполне­нии имеющейся совокупности программ обработки данных. При этом достигается уменьшение вмешательства операторов в процесс решения задач, так как средства операционной системы организуют ввод данных, вызов необходимых программных модулей, приведение требуемых вне­шних устройств в рабочее состояние, осуществление процесса обработ­ки и управления им.

Основная цель применения пакетного режима — обеспечение своев­ременного решения задач согласно установленным графикам и максимальной загрузке вычислительной системы. При этом выполнение задания в режиме пакетной обработки характеризуется типовой очередностью опе­раций (процедур) обработки данных.

Для того, чтобы конкретно описать технологию обработки информации на УП «Норд» возьмем модуль начисления заработной платы.  Чтобы произвести начисление заработной платы сотрудникам  в главном меню выбираем «Журналы», а в открывшемся диалоговом окне – «Начисление ЗП». (Рисунок 5. Приложение 4). Открывается Ведомость «Начисление заработной платы», где месяц, за который производится начисление ставится автоматически – по дате ввода операций. (Рисунок 6. Приложение 4). Вводим счет затрат ( 44 «Издержки обращения» ) и количество рабочих дней в месяце, за который производится начисление – 22.  (Рисунок 7. Приложение 4). В таблице в столбце «Сотрудник» выбираем сотрудника, которому будем начислять зарплату. (Рисунок 8. Приложение 4). Последовательно вводим необходимые данные в столбцы – оклад, размер пособия по больничным листам,  государственного пособия семьям, воспитывающим детей и т.п. (Рисунок 9. Приложение 4). После завершения ввода сумм по начислениям программа автоматически выполняет расчет налогов, которые необходимо удержать из начисленной зарплаты и выдает результат – сумму к выдаче (Рисунок 10. Приложение 4). После того, как последовательно произведен расчет всех сотрудников предприятия формируем готовую ведомость по начисленной заработной плате и распечатываем ее. (Рисунок 11. Приложение 4).

6.  Обслуживание системы.

Обслуживание системы — это совокуп­ность методов и средств, регламентирующих взаимодействие ра­ботников с техническими средствами, программным обеспечени­ем и между собой в процессе создания и функционирования АСОЭИ.

АСОЭИ — человеко-машинная система и потому ее функцио­нирование невозможно без наличия обученных ее эксплуатации людей.

Обслуживающий персонал — сотрудники, вы­полняющие функции обеспечения функционирования АСОЭИ: поддержку нормальной работоспособности технических средств, программного обеспечения, сохранности и целостности информа­ционной базы – работники бухгалтерии и менеджеры.

АСОЭИ УП «Норд» обслуживается программистом на основании трудового договора.

Деятельность программиста осуществляется в двух направлениях:

·        построение и развитие информационной системы;

·        сопровождение технического и программного обеспечения.

В процессе осуществления первого направления разрабатывается проект АСОЭИ; систематизируются информационные потоки; разрабатывается технология обработки информации с использованием компьютеров; устанавливаются компьютеры и программное обеспечение; проектируется и монтируется вычислительная сеть; обеспечивается процесс внедрения сопровождения аппаратно-программного комплекса АСОЭИ; осуществляется обучение и подготовка пользователей; разрабатываются регламенты эксплуатации системы сотрудниками, а также правовое обеспечение.

Второе направление деятельности выражается в  распределении ресурсов сети, определении прав пользователей на доступ к данным и функциям их обработки и контроле их соблюдения. Программист обеспечивает безопасность, конфиденциальность и целостность данных (борьба с вирусами, сбоями, несанкционированным доступом), администрирование баз данных, разработку графиков ввода данных и контроль за их выполнением, составление планов-графиков текущего ремонта и профилактики оборудования и т.д.

Аппаратное обслуживание осуществляется на основании графика профилактики, разработанного программистом. Оно включает следующие мероприятия:

·        Регулярная протирка контактов спиртом;

·        Замена и заправка картриджа принтера;

·        Смазка движущихся частей;

·        Регулярная очистка процессоров от пыли и посторонних предметов;

·        Отслеживание общего технически исправного состояния.

Обслуживание технического обеспечения включает в себя:

·        Необходимая замена износившихся либо устаревших плат и механизмов;

·        Инсталляция драйверов, необходимых для работы ТО;

·        При возникновении необходимости - обновление технического обеспечения;

·        Отслеживание потенциально необходимых и востребованных новинок ТО, появляющихся на рынке.

Обслуживание системного программного, прикладного и сетевого обеспечения состоит в следующем:

·        Инсталляция ПО, ППО и СО;

·        Отслеживание возможных сбоев и повреждений и их устранение;

·        Настройка параметров работы в сети Internet;

·        Работа в конфигураторе программы «1С:Предприятие 7.7» для ее адаптации к учетной политике предприятия;

·        Своевременное обновление уже существующих в «1С»  форм отчетности в связи с изменяющимися требованиями контролирующих органов;

·        Регулярная проверка ПО, ППО и СО на наличие возможных вирусов, «лечение» либо устранение пораженных файлов, уничтожение вирусов;

·        Регулярное сохранение баз данных в резервных копиях. При необходимости – восстановление баз данных с таких копий.

7.   Защита информации.

Безопасность информационной системы — свойство, заключающееся в способ­ности системы обеспечить конфиденциальность и целостность информации, то есть защиту информации от несанкционированного доступа с целью ее раскрытия, из­менения или разрушения.

Средства обеспечения информационной безопасности в зависимости от способов реализации можно разделить на следующие классы методов:

·        организационные методы подразумевают рациональное конфигурирование, организацию и администрирование системы. В первую очередь это касается сетевых информационных систем, их операционных систем, полномочий сетевого администратора, набора обязательных инструкций, определяющих порядок доступа и работы в сети пользователей;

·        технологические методы, включающие в себя технологии выполнения сетевого администрирования, мониторинга и аудита безопасности информационных ресурсов, ведения электронных журналов регистрации пользователей, фильтрации и антивирусной обработки поступающей информации;

·        аппаратные методы, реализующие физическую защиту системы от несанкционированного доступа, аппаратные функции идентификации периферийных терминалов системы и пользователей, режимы подключения сетевых компонентов и т. д.;

·        программные методы — это самые распространенные методы защиты информации (например, программы идентификации пользователей, парольной защиты и проверки полномочий, брандмауэры, криптопротоколы и т. д.).

Без использования программной составляющей практически невыполнимы никакие, в том числе и первые три группы методов (то есть в чистом виде организационные, технологические и аппаратные методы защиты, как правило, реализованы быть не могут — все они содержат программный компонент). При этом следует иметь в виду, вопреки распространенному иному мнению, что стоимость реализации многих программных системных решений по защите информации существенно превосходит по затратам аппаратные, технологические и тем более организационные решения (конечно, если использовать лицензионные, а не «пиратские» программы).

Программистом УП «Норд» применяются следующие направления защиты информации и соответствующие им программно-технические средства:

1. Защита от несанкционированного доступа информационных ресурсов автономно работающих и сетевых компьютеров. Наиболее остро эта проблема стоит для сервера и пользователей сети Интернет. Эта функция реализуется многочисленными программными, программно-аппаратными и аппа­ратными средствами.

2.  Защита секретной, конфиденциальной и личной информации от чтения по­сторонними лицами и целенаправленного ее искажения. Эта функция обес­печивается как средствами защиты от несанкционированного доступа, так и с помощью криптографических средств, - при отправке платежных поручений в банк используется проверка электронной подписи главного бухгалтера и директора предприятия. Криптографическая защита используется в программе «Клиент-банк». Применяется парольный доступ при загрузке компьютеров.

3.  Защита информационных систем от многочисленных компьютерных вирусов, способных не только разрушить информацию, но иногда и повредить техниче­ские компоненты системы: Flash BIOS, винчестеры и т. д. – антивирусные программные продукты, типа DWeb и Антивирус Касперского.

4. Защита от несанкционированного доступа – каждому пользователю присвоены уникальные имена и коды (идентификаторы); при обращении к информационной системе выполняется проверка подлинности того, что лицо или устройство, сообщившее идентификатор, в действительности ему соответствует (выполняется путем проверки паролей); проверка полномочий, то есть проверка права пользователя на доступ к системе или запрашиваемым данным (на выполнение над ними определенных опера­ций — чтение, обновление), с целью разграничения прав доступа к сетевым и ком­пьютерным ресурсам; автоматическая регистрация в специальном журнале всех, как удовлетворенных, так и отвергнутых запросов к информационным ресурсам с указанием иденти­фикатора пользователя, времени и сущности запроса;

5.Резервирование ресурсов и компонентов АСОЭИ – производится регулярное резервное копирование баз данных на съемный диск (флэш-диск), который храниться у главного бухгалтера в сейфе;  установка и периодическая проверка резервных устройств обработки данных, подготовка специалистов, способных заменить программиста, регистрация систем и хранение носителей информации в строго определенных местах, выдача их уполномоченным лицам с необходимыми отметками в регистрационных документах.

Необходимо внедрить средства защиты от утечки информации по цепям питания, каналам электромагнитного излучения компьютера или монитора (эк­ранирование помещений, использование генераторов шумовых излучений, специ­альный подбор мониторов и комплектующих компьютера, обладающих наимень­шим излучением);

средства защиты от электронных «жучков», устанавливаемых непосредственно в комплектующие компьютера.

Необходимо управление потоками конфиденциальной информации с целью предотвращения записи на магнитные носители.

Защита технических средств АСОЭИ осуществляется с помощью:

n  ограничения доступа посторонних лиц внутрь корпуса оборудования за счет установки механических запретных устройств (пломбировка);

n  сервер данных находится в помещении под постоянным наблюдением сотрудников;

n  используются источники бесперебойного питания;

n  на окнах помещений находятся решетки, препятствующие проникновению в помещения с целью хищений;

n  в ночное время помещения  сдаются под охрану.

Необходимо установить пожарную и охранную сигнализацию, выведенную на пульт диспетчера в охранном отделении милиции

8.   Оценка эффективности АСОЭИ.

Внедрение АСОЭИ на УП «Норд» позволило:

1.     повысить эффективность управления экономическими объектами;

2.     улучшить оперативность принятия решений;

3.     минимизировать ручной труд;

4.     улучшить качество обслуживания клиентов;

5.     совместно использовать сетевые ресурсы;

Найдем прямую экономическую эффективность АСОЭИ.

Т1 - затраченное время на способ ручной обработки документа (например накладной) = 20 минут = 0.33 ч

Т2 - затраченное время на автоматизированную обработку = 10 минут = 0.16 ч

С1 - денежные затраты на ручную обработку:

С1= 250000руб/24рабочих  дня/8часов*0.33ч(Т1)=430 рублей.

С2 - денежные затраты на автоматизированную обработку:

С2=250000руб/24рабочих  дня/8часов*0.16часов(Т2)=208 рублей.

Прямая экономическая эффективность второго способа перед первым:

Т2п=0.33-0.16=0.16 часов;

С2п = 430 – 208 = 222 рубля.

Относительная экономическая эффективность второго способа перед первым:

То=Т2п/Т1*100%=0.16/0.33*100%=48.48%

Со=С2п/С1*100%=222/430*100%=51.63%

Темп роста производительности труда

J1=Т1/T2*100%=0.33/0,16*100%=206.25%

Заключение.

По истечении  6 месяцев после внедрения АСОЭИ на предприятии увеличились объемы продаж примерно на 30%, увеличилось число обслуживаемых за рабочий день клиентов и качество обслуживания; упростилась работа по проверке документов в бухгалтерии, контролю за продажами и закупками, ускорилась процедура составления заявок для закупа оборудования, пользующегося повышенным спросом, появилась возможность быстро и надежно определить оборудование, пользующееся таким спросом и, следовательно, наиболее быстро и полно удовлетворить спрос – реальный и потенциальный.

При сопоставлении затрат на внедрение АСОЭИ и содержание программиста и дополнительной прибыли, получаемой от возрастающих объемов продаж подтверждается высокая экономическая эффективность АСОЭИ. В течение максимум двух лет эти затраты будут полностью окуплены.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ:

1) Ветров С.И. Компьютерное «железо». – М.:СОЛОН-Р, 2001. – 560с.

2) Вычислительные системы, сети и телекоммуникации / В.Л. Бройдо – СПб.: Питер, 2002. – 688с.:ил.

3) Головкова Е.А. Автоматизация учета, анализа и аудита: Учебное пособие / Головкова Е.А., Прохорова Т.В., Шиманский К.А. – Мн.: ООО «Мисанта», 2001. – 220с.

4) Информатика для юристов и экономистов /  Симонович С.В. и др. – СПб: Питер, 2001. – 668с.

5) Шуремов Е.А., Умнова Э.А., Воропаева Т.В. Автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета, анализа, аудита: учебное пособие для вузов. –М.: Перспектива, 2001. – 363с.