Основные компоненты систем управления документооборотом. Фрейм его структура и понятие

1.                 Основные компоненты системы управления документооборотом (СУД)

Электронные системы для построения архи­вов, делопроизводства и документооборота яв­ляются сравнительно молодым классом инфор­мационных технологий. Необходимость перехода к электронным технологиям организации труда документалистов вызвана несколькими причина­ми, которые следуют из обычных требований к документу: полнота, отсутствие шума (дезинфор­мации) и своевременность доставки (актуаль­ность). Перечислим эти причины.

1. Существенное возрастание количества до­кументов, циркулирующих в системах уп­равления различного уровня. Вызвано это использованием компьютерной техники для подготовки документов и, соответственно, упрощением процесса порождения доку­мента, а также интенсификацией процессов управления.

2. Вторая и последующие причины следуют из первой. Увеличение количества доку­ментов автоматически увеличивает слож­ность навигации в документальных средах (архивах), причем сложность навигации опережает темпы роста.

3. Необходимость поддержания исполнитель­ской дисциплины в возрастающих докумен­тальных потоках и организации групповой работы над документом.

4. Необходимость регламентации доступа к документам или их частям.

5. Усложнение структуры документов; исполь­зование механизмов перекрестных ссылок и гипертекстовых структур.

6. Ограничения по минимальному времени доступа (обработки, исполнения) к докумен­ту, вызванные законодательными или тех­нологическими причинами.

7. Необходимость снижения стоимости хранения документальной единицы и трудоемкости до­ступа к документальным средам (архивам).

ТРЕБОВАНИЯ К ЭЛЕКТРОННЫМ СИСТЕМАМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ

Исходя из перечисленных причин и основных информационных тенденций в документальном управлении, можно сформулировать требования к современным системам документооборота, де­лопроизводства и архивирования.

1. Поддержание целостности документальной системы и отдельно взятого документа на протяжении их полного жизненного цикла.

2. Отсутствие в системе внутренних ограни­чений на масштабы документальной сре­ды и количества одновременно пользую­щихся ею.

3. Взаимодействие со сложившимися инфор­мационными транспортными средами и тех­ническими средствами.

4. Организация и поддержка регламентирован­ного доступа как к документальным средам (архивам) в целом, так и к отдельным доку­ментам или их частям.

5. Использование средств машинного зрения (сканирование и оптическое распознавание) для перевода традиционных бумажных до­кументов в электронную форму. Для рабо­ты с историческими архивами должна ис­пользоваться специальная техника, исключающая повреждение раритетов.

6. Использование электронных средств нави­гации (полнотекстовый поиск, авто-рефери­рование, авто-рубрицирование, формирова­ние словарей предметных областей -тезаурусов, формирование на базе готовых тезаурусов средств поиска по понятиям).

7. Использование в качестве средства хране­ния описаний профилей организаций, их пользователей и регистрационных карт до­кументов стандартных индустриальных си­стем управления базами данных (СУБД -Oracle, Informix, Sybase, MS SQL, DB2, Adabas). Для связи с нестандартными СУБД использовать интерфейсы ODBC / JDBC.

8. Обеспечивать независимость от системно-технической платформы.

9. При создании документальных систем дол­жны использоваться стандартные индуст­риальные средства и языки разработки, доступные для владельца системы.

10. В отдельных случаях государственному или корпоративному владельцу системы должны быть доступны исходные коды си­стемы для гарантированного обеспечения ее функционирования.

11. Графические интерфейсы пользователя должны быть дружественны, интуитивно по­нятны, выполнены в стиле, соответствую­щем окружению (операционной системы).

12. Система должна быть проста в использо­вании. Обучение пользованию не должно занимать более одного рабочего дня.

13. Система должна быть настраиваемым при­ложением, а не набором инструментальных средств.

14. Все службы системы должны быть выпол­нены на языке страны использования с уче­том его морфологических особенностей.

15. Обеспечивать одновременную совместную работу более одной документальной сре­ды, более одного офиса.

16. Обеспечивать слияние двух и более сис­тем в одну и разделение работающей сис­темы на две и более.

17. Обеспечивать стандартное взаимодействие и интеграцию с любыми офисными прило­жениями как ныне используемыми, так и вновь появляющимися.

18. Обеспечивать распределенное управле­ние, как всей документальной средой, так и ее компонентами.

19. Обеспечивать интеграцию со стандартными офисными приложениями и службами.

Электронная система управления документо­оборотом должна обеспечивать описание органи­зационно-штатной структуры, поддерживать рас­пределенное управление доступом, как из локальных сетей, так и с использованием техно­логии "Интернет" и использовать лингвистические технологии в национальном исполнении.

Для обеспечения вышеизложенных требова­ний система должна состоять из следующих мо­дулей - подсистем.

1. "ОПИСАНИЕ И НАСТРОЙКА ДЕЛОВЫХ ПРОЦЕССОВ"

Необходимость в этом модуле вызвана вы­сокой трудоемкостью и стоимостью работ по адап­тации существующих систем. С помощью моду­ля "Описание и настройка деловых процессов" владелец системы формально описывает органи­зационно-штатную структуру организации, права пользователей и подразделений на доступ к ар­хивам, документам или их частям, категории до­кументов, стандартные маршруты движения ка­тегорий документов. Вложенные деловые процес­сы и функции должны поддерживать механизмы наследования прав доступа.

Результатом работы модуля является стандар­тное представление структуры организации в виде трансформированной трехуровневой парадигмы "Организация - Подразделение - Сотрудник" неза­висимо от реального количества иерархических уровней в системе управления. Описание органи­зационно-штатной структуры сохраняется в репозитории документальной системы.

2. "РАБОТА С ПЕРСОНАЛОМ"

Обобщенное управление персоналом как кад­ровая задача и как информационная подсистема позволяет практически реализовывать должност­ные инструкции и положения о подразделениях в части прав на доступ к документам или их компо­нентам в виде ролевых назначений. Модуль по­зволяет управлять исполнением работ/докумен­тов независимо от присутствия того или иного лица. Профили пользователей (сотрудников, подразде­лений, организаций) сохраняются в репозитории документальной системы. Одному пользователю может быть назначена более чем одна роль -набор исполняемых деловых функций.

3. "РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ"

Модуль реализует непосредственный доступ к документам и наборам папок. Каждый документ автоматически при создании получает свое уни­кальное имя - идентификатор. Обычно имя - иден­тификатор это составная запись, включающая в себя информацию о категории документа, дате создания, дневной номер, код автора и т.д. Струк­тура имени - идентификатора определяется ад­министративно. Каждому подразделению и всем пользователям системы сопоставляется уникаль­ный код и стандартный набор папок. Стандарт­ный набор папок определяется административно. При необходимости пользователю должны быть делегированы права для работы с нестандартны­ми структурами документов, В качестве графи­ческого интерфейса пользователя должен быть использован один из стандартных интерфейсов окружения. Например, Outlook из набора программ MS Office. Источником документа может быть любое зарегистрированное в документальной си­стеме офисное приложение, в том числе службы электронной почты.

4. "РЕДАКТОР ЗАПРОСОВ"

Реализация доступа к базе данных, управля­емой одной или более СУБД. Наличие этого мо­дуля позволяет сделать систему независимой от используемых СУБД, числа пользователей, количества офисов. Использование модуля позво­лит поддерживать высокую защищенность сис­темы в целом.

5. "УПРАВЛЕНИЕ КАЧЕСТВОМ"

Контроль исполнительской дисциплины и уп­равление временными интервалами, маршрути­зация, поддержание профиля стандартов органи­зации. Профиль стандартов регламентирует количество, состав, внешний вид категорий доку­ментов и соответствующих им документальных форм, должностные инструкции персонала и по­ложения о подразделениях, описание маршрутов движения категорий документов, формальные ссылки на внутренние и внешние нормативные акты и регламенты.

6. "ПУБЛИКАТОР"

Документ в финишном представлении должен быть представлен в виде (формате), не допускаю­щем последующих изменений и обеспечивающем однозначное последующее воспроизведение, на­пример, распечатку. В качестве такого формата может быть предложен файловый формат PDF. Документы, подлежащие публикации с доступом через Интернет, автоматически представ­ляются в формате HTML.

7. "АРХИВАТОР"

Поддерживаются две модели архивации. Первая оставляет в документальной среде регистрационную карточку, а тело документа со­храняется на носителе, не допускающем повтор­ного использования, например CD ROM. В регис­трационной карточке вместо пути к телу документа (файлу, набору файлов, папкам и т.д.) сохраня­ется уникальное имя архивного носителя и, воз­можно, командную последовательность для об­ращения к этому носителю.

При архивации по второй модели переносит­ся в архив полное представление о документаль­ной среде за период времени. На носителе, не допускающем повторного использования, сохра­няются как регистрационные записи, так и тела документов. Таким образом, могут сохраняться, например, отчетности прошлых периодов.

8. "ИНТЕРНЕТ - ДОСТУП"

Модуль взаимодействует с репозиторием документальной системы.

Часть документов подлежит публикации с доступом из корпоративной (отраслевой) сети в режиме интранет (многоофисный режим).

В других случаях документ должен быть представлен в Интернет полностью, частично, в сочетании с другими документами в соответствии с профилем стандартов.

Для поддержания лингвистически зависимых функций полнотекстового поиска, оптического ска­нирования и распознавания, авто-реферирования и авто-рубрицирования в каждом языковом варианте системы должны быть представлены модули:

9. "ПОЛНОТЕКСТОВЫЙ ПОИСК"

Полнотекстовый поиск осуществляется по полнотекстовому индексу. Индекс может разме­щаться на сервере, на рабочем месте или комби­нировано. Индексирование документов должно осуществляться по административно назначаемой дисциплине - непосредственно по поступлении или дежурное по времени суток. Полнотекстовый по­иск должен поддерживать обработку, как непос­редственных текстов, так и графических изобра­жений, содержащих надписи. Последнее крайне важно для организации взаимодействия с ГИС (Географическими Информационными Система­ми) и создания технических архивов.

10. "СКАНИРОВАНЕ И РАСПОЗНАВАНИЕ"

В системе может быть сохранено только гра­фическое представление исходного бумажного документа. В случае необходимости использова­ния текстового представления документа, он мо­жет быть распознан и сохранен в стандартном в данной среде формате, например как файл типа DOC или ТХТ.

11. "АННОТАТОР"

Для создания кратких описателей текстов (ре­фератов, аннотаций) может быть использован как словарь исходного текста, так и тематические сло­вари - тезаурусы. В случае использования тезау­русов порождаются нормализованные рефераты, т.е. построенные только из стандартных терминов.

12."РУБРИКАТОР"

Автоматическое отнесение документа к пред­мету ведения достигается путем его лексическо­го анализа и сравнения с моделями предметных областей. В случае отсутствия описания предмет­ной области, предоставляются возможности для экспертного создания такого описания.

РЕАЛИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ

Крайне желательно довести спецификации раз­рабатываемых систем до предельно возможной стандартизации. Стандартизации подлежат структу­ры баз данных, их таблиц, названия папок, катего­рии документов, категории пользователей, интерфей­сы пользователя, форматы обмена документами. Это крайне важно для упрощения процедуры взаи­модействия организаций и обеспечения широкого доступа пользователей к документам и архивам.

2.                 Дайте определение фрейма, его структура. Место признака присоединенной процедуры и имя программы процедурного типа в структуре фрейма

В отношении знаний, представленных фрейма­ми, предполагается, что в рамках формализма так называемого минимального представления можно применять различные способы управления выводом. В частности, характерными для такого подхода яв­ляются представление знаний в сравнительно больших единицах, называемых фреймами, введение иерархи­ческой структуры фреймов, основывающейся на сте­пени абстракции, и возможность представления ком­бинации декларативных и процедурных знаний. Для проявления этих особенностей язык представления знаний фреймового типа применяется как в качестве средства для различных исследований представления знаний, так и для построения многоцелевых баз зна­ний в целях представления модели объекта, например в САПР, работы с ней и получения вывода.

М. Минский дал довольно пространное и подроб­ное изложение теории фреймов, опубликованной им в 1975 г.

Под фреймом понимается абстрактный образ или ситуация. Фреймом называется также и формализованная модель для отображения образа.

Теория фреймов относится к психологическим по­нятиям, касающимся понимания того, что мы видим и слышим. Эти способы восприятия трактуются с последовательной точки зрения, на их основании осуществ­ляется концептуальное моделирование, целесообраз­ность полученных моделей исследуется вместе с раз­личными проблемами, возникающими в этих двух об­ластях.

Для осознания того факта, что заданная информа­ция в этих областях имеет единственный смысл, чело­веческая память прежде всего должна быть способна увязывать эту информацию со специальными концеп­туальными объектами. В противном случае не удастся систематизировать информацию, которая выглядит разрозненной. В основе теории фреймов лежит вос­приятие фактов посредством сопоставления получен­ной извне информации с конкретными элементами и значениями, а также с рамками, определенными для каждого концептуального объекта в нашей памяти.

Структура, представляющая эти рамки, называется фреймом. Поскольку между различными концептуаль­ными объектами имеются некоторые аналогии, то образуется иерархическая структура с классификаци­онными и обобщающими свойствами. Собственно она представляет собой иерархическую структуру отноше­ний типа «абстрактное—конкретное». Сложные объ­екты представлены комбинацией нескольких фреймов, другими словами, они соответствуют фреймовой сети, Кроме того, каждый фрейм дополняется связанными с ним фактами и процедурой, обеспечивающей выпол­нение запросов к другим фреймам.

Причиной, по которой представление знаний фрей­мами выглядит достаточно точным, является возмож­ность более полного описания процесса мышления че­ловека посредством определения крупной и структу­рированной основной единицы представления знаний и более тесной связи знаний, основанных на фактах, и процедурных знаний. Тем не менее, как было отме­чено ее автором, теорию фреймов следует скорее от­нести к теории постановки задач, чем к результатив­ной теории. Можно считать, что она существенно повышает уровень и детализирует механизм па­мяти  человека,   выводов,  понимания   и  обу­чения.

                                          СТРУКТУРЫ ДАННЫХ ФРЕЙМА

Фрейм, как сказано выше, представлен определенной структурой данных. Фреймовая систе­ма—это иерархическая структура, узлами которой являются подобные фреймы. Значение каждого эле­мента рассмотрим ниже.

Структура фрейма имеет вид:

I:{<V₁,q₁ , p₁ > , < V₂,q₂, p₂>, …. < V_k,q_k, p_k>},

Где I – имя фрейма,

< V_k,q_k, p_k>, k = 1,n – слот,

V_k  - имя слота;

q_k –значение слота;

p_k – процедура (является необязательным элементом).

1) Имя фрейма. Это идентификатор, присваиваемый фрейму, фрейм должен иметь имя, единственное в данной фреймовой системе (уникальное имя). Каж­дый фрейм как показано на этом рисунке, состоит из произвольного числа слотов, причем несколько из них обычно определяются самой системой для выполнения специфических функций, а остальные определяются пользователем. В их число входят слот IS-A, показы­вающий фрейм-родитель данного фрейма, слот указа­телей дочерних фреймов, который является списком указателей этих фреймов, слот для ввода имени поль­зователя, даты определения, даты изменения, текста комментария и другие слоты. Каждый слот, в свою очередь, также представлен определенной структурой данных.

2) Имя слота. Это идентификатор, присваиваемый слоту; слот должен иметь уникальное имя во фрейме, к которому он принадлежит. Обычно имя слота не несет никакой смысловой нагрузки и является лишь идентификатором данного слота, но в некоторых слу­чаях оно может иметь специфический смысл. К таким именам помимо IS-A (отношение IS-A), DDESEN-DANTS (указатель прямого дочернего фрейма), FI-NEDBY (пользователь, определяющий фрейм), DEFINEDON (дата определения фрейма), MODIFIEDON (дата модификации фрейма), COMMENT (коммента­рий) и т. п. относятся имена, используемые для представления структурированных объектов, например HASPART, RELATIONS и другие. Эти слоты назы­ваются системными и используются при редактирова­нии базы знаний и управлении выводом.

3) Указатели наследования. Эти указатели касаются только фреймовых систем иерархического типа, осно­ванных на отношениях «абстрактное — конкретное», они показывают, какую информацию об атрибутах слотов во фрейме верхнего уровня наследуют слоты с такими же именами во фрейме нижнего уровня. Ти­пичные указатели наследования Unique (U : уникаль­ный), Same (S : такой же), Range (R : установление границ). Override (О:игнорировать) и т. п. U пока­зывает, что каждый фрейм может иметь слоты с раз­личными значениями: S — что все слоты должны иметь одинаковые значения, R—значения слотов фрейма нижнего уровня должны находиться в преде­лах, указанных значениями слотов фрейма верхнего уровня, О—при отсутствии указания значение слота фрейма верхнего уровня становится значением слота фрейма нижнего уровня, но в случае определения но­вого значения значения слотов фреймов нижних уров­ней указываются в качестве значений слотов. О вы­полняет одновременно функции указателей U и S. Несмотря на то что в большинстве систем допускает­ся несколько вариантов указания наследования, суще­ствует немало и таких, где допускается только один вариант. В данном случае можно считать, что исполь­зуется указатель О значения по умолчанию.

4) Указание типа данных. Указывается, что слот имеет численное значение, либо служит указателем другого фрейма (т.е. показывает имя фрейма). К ти­пам данных относятся FRAME (указатель), INTEGER (целый), REAL (действительный), BOOL (булев), LISP. (присоединенная процедура), TEXT (текст), LIST (список), TABLE (таблица), EXPRESSION (вы­ражение) и другие.

5) Значение слота. Пункт ввода значения слота. Зна­чение слота должно совпадать с указанным типом данных этого слота, кроме того, должно выполняться условие наследования.

6) Демон. Здесь дается определение демонов типа IF-NEEDED, IF-ADDED, IF-REMOVED и т. д. Демо­ном называется процедура, автоматически запускае­мая при выполнении некоторого условия. Демоны за­пускаются при обращении к соответствующему слоту. Например, демон IF-NEEDED запускается, если в момент обращения к слоту его значение не было уста­новлено, IF-ADDED запускается при подстановке в слот значения, IF-REMOVED запускается при стира­нии значения слота. Кроме того, демон является раз­новидностью присоединенной процедуры.

7) Присоединенная процедура. В качестве значения слота можно использовать программу процедурного типа, называемую служебной (servant) (в языке Лисп) или методом (в языке Смолток). В данном случае присоединенная процедура запускается по со­общению, переданному из другого фрейма (поскольку состояние выполнения в этом случае такое же, как и в объектно-ориентированном языке, то язык фреймо­вого типа называют еще объектно-ориентированным языком, однако во избежание путаницы с языком типа Смолток, обычно выделяют название «язык фрей­мового типа»). Когда мы говорим, что в моделях представления знаний фреймами объединяются про­цедурные и декларативные знания, то считаем демоны и присоединенные процедуры процедурными знания­ми. Кроме того, в языке представления знаний фрей­мами отсутствует специальный механизм управления выводом, поэтому пользователь должен реализовать данный механизм с помощью присоединенной про­цедуры. Однако данный язык обладает очень высокой универсальностью, что позволяет помимо иерархиче­ского и сетевого представления знаний с помощью фреймовой системы эффективно писать любую про­грамму управления выводом с помощью присоединен­ной процедуры. В то же время это дополнительная нагрузка для пользователя. Следовательно, язык представления знаний фреймами можно назвать язы­ком, ориентированным на специалистов по искусствен­ному интеллекту, а также языком, ориентированным на сложные прикладные проблемы. Известны также примеры систем, допускающих применение правил продукций в качестве типа данных. Это обусловлено, с одной стороны, тем, что большинство систем, ориен­тированных на решение сложных проблем, содержит в качестве составляющей продукционную систему, а с другой стороны — снижением нагрузки на пользователя. Кроме того, известны примеры систем типа ZERO, допускающие применение функций Пролога в качестве присоединенной процедуры.

На языке FMS фреймовая модель рассматривается как иерархиче­ская структура данных с модульным представлением знаний в виде определенных форматов, называемых фреймами. Каждый фрейм- описывает один концепту­альный объект, а конкретные свойства этого объекта и факта, относящиеся к нему, описываются в слотах — структурных элементах данного фрейма; поскольку концептуальному представлению свойственна иерар­хичность, целостный образ знаний строится в виде одной фреймовой системы, имеющей иерархическую структуру. В слот можно подставлять различные данные, специфичной процедурой вывода в этом фрейме является так называемая присоединенная процедура, используемая и качестве слота. Хотя и самой FMS-системе отсутствует специальный механизм управления выводом, благодаря присоединенной процедуре поль­зователь системы может реализовать любую модель вывода. Это обстоятельство оборачивается лишней нагрузкой для пользователя, но тем не менее FMS является универсальным языком представления зна­ний — мощным и очень гибким средством для иссле­дований и разработок.

Механизм управления выводом в FMS-системе ор­ганизуется следующим образом. Сначала запускается одна из присоединенных процедур некоторого фрей­ма, затем в силу необходимости посредством пере­сылки сообщений последовательно запускаются при­соединенные процедуры других фреймов и таким об­разом осуществляется вывод. Другими словами, база знаний должна быть определена так, чтобы правиль­но выполнять вывод. Язык представления знаний, основанных на фреймовой модели, особенно эффек­тивен для структурного описания сложных понятий и решения задач, в которых в соответствии с ситуацией желательно применять различные способы вывода. В то же время на таком языке затрудняется управле­ние завершенностью и постоянством целостного обра­за. В частности, по этой причине существует большая опасность нарушения присоединенной процедуры. Следует отметить, что фреймовую систему без меха­низма присоединенных процедур (а следовательно, и механизма пересылки сообщений) часто используют как базу данных системы продукций.