Microsoft Access

План:

1. Что такое Access

2. Элементы базы данных.

3. Таблицы.

4. Запросы.

5. Формы.

6. Отчеты.

1.Что такое Access.

Прежде всего Access это система управления базами данных (СУБД). Как и другие продукты этой категории Access предназначена для хранения и получения данных представления их в удобном виде и автоматизации часто выполняемых операция. Использовать Access можно не только разрабатывать удобные формы ввода данных, но и обрабатывать данные, а также составлять всевозможные сложные отчеты.

С другой стороны Access является мощным приложением Windows. Впервые производительность СУБД соответствует возможностям такой развитой операционной системой как Microsoft Windows. Посколько и Windows Access – детища фирмы Microsoft, они очень хорошо взаимодействуют одна с другой. Система Access работает под управлением Windows; таким образом, все преимущества Windows доступны в Access. Это означает что вы можете вырезать копировать и вставлять данные из любого приложения Windows в приложение Access и наоборот.

В то же время Access это реляционная  СУБД. Это означает что с помощью Access можно получить к доступ к любым данным любого типа и использовать одновременно несколько таблиц базы данных. Использование реляционной СУБД позволять упрастить структуру данных и, таким образом, облегчить выполнение работы.

2. Элементы базы данных.

·         Таблицы. В базе данных информация хранится в виде двумерных таблиц. Можно так же импортировать и связывать таблицы из других СУБД или систем управления электронными таблицами.

·         Запросы.  При помощи запросов можно произвести выборку данных по какому-нибудь критерию из разных таблиц.

·         Формы.  Формы позволяют отображать данные  из таблиц и запросов в более удобном для восприятия виде. С помощью форм можно добавлять и изменять данные, содержащиеся в таблицах.

·         Отчёты.  Отчёты предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах, в красиво оформленном виде.

·         Макросы

3.Таблицы.

I. Создание структуры таблице.

Создание структуры таблице - это многошаговый процесс. Для конструирование таблице выполняются следующие действия.

·         Создайте таблицу.

·         Введите имена полей, тип данных и их описание.

·         Введите свойства для каждого поля.

·         Установите первичный ключ.

·         Для нужных полей создайте индексы.

·         Сохраните структуру.

II Диалоговое окно. Новая таблица

Диалоговое окно состоит из некоторых частей которые позволяют создать таблицу в режиме в котором удобно.

·         Режим таблице. Ввод данных в строки и столбцы

·         Конструктор. Создание структуры таблицы

Мастер таблиц. Создание таблице путем выбора полей из существующих                        таблиц.

·             Импорт таблиц. Импорт таблиц и объектов базы данных из внешнего файла         

                              новую таблицу Access

·         Связь с таблицами. Создание таблицы, связанной с таблицей из внешнего

                              файла.

III Расскажем о некоторых способах создание таблицы.

·         Создание таблице в режиме Конструктора.

·         Создание таблицы в режиме Мастера таблиц.

 Процесс создания объекта базы данных при помощи мастера делится на несколько шагов, на каждом из которых можно установить требуемые ха­рактеристики создаваемого объекта. Мастер таблиц позволяет создать но­вую таблицу. Использование Мастера таблиц служит отличным примером, позволяю­щим понять общую процедуру работы с мастерами Access. Создание таблиц на основе образцов Мастера таблиц имеет ограниченные возмож­ности в настоящих приложениях. В большинстве случаев для создания таблиц ис­пользуется импорт или связывание данных с другими базами данных или электронными таблицами.

Создание таблицы в Режиме таблицы.

После появление пустых строк и столбцов можете вводить данные. Каждый столбец является полем, а каждая строка - записью в новой таблице. Чем больше данных вы ведете, тем точнее Access укажет, какой тип данных следует использовать для каждого из полей, а также приблизительный размер каждого элемента данных.

4.Запросы.

Запросы являются важным инструментом в любых системах управления базами данных. Они используются для выделения, обновления и добавле­ния новых записей в таблицы. Чаще всего запросы используются для вы­деления специфических групп записей, чтобы удовлетворить определен­ному критерию. Кроме того, их можно использовать для получения дан­ных из различных таблиц, обеспечивая единое представление связанных элементов данных.

I Создание запроса.

После создание таблиц и ввода в них данных можно приступать к созданию Запроса. Для этого выполним следующие действия.

·         В окне базе данных щелкните на вкладке Запросы.

·         Щелкните на кнопке Создать.

При этом появится пять пунктов создание Запроса.

Ø  Конструктор.

Ø  Простой запрос.

Ø  Перекрестный запрос.

Ø  Повторяющие записи.

Ø  Записи без подчиненных.

II В Access существует пять типа запросов для различных целей:

·         SQL Это запрос создаваемых с помощью инструкции SQL. Примерами запроса SQL является запрос на объединение, запрос к серверу, управляющий запрос и подчиненный запрос.

·         Запросы на выборку. Самый распространенный тип запроса. Извлекает данные из одной или нескольких таблиц и результаты отображает в объекте в режиме таблицы, в котором допускается изменение записей. Кроме того используется для группировки записей, а также для вычисления сумм, средних значений.

·         Запросы с параметрами. Это запрос, при запуске которого открывается диалоговое окно с приглашением ввести определенные сведения. Допускается создание запроса, в котором открывается несколько диалоговых окон для ввода разных сведений, например двух дат. Эти запросы удобно использовать как базовые источник данных для форм и отчетов.

·         Перекрестный запрос. Отображает результаты статистических расчетов выполненных по данным из одного поля. Эти результаты группируются по двум набора данных в форме перекрестной таблицы.

·         Запрос на изменения. Это запрос, который позволяет, выполнив одну операцию, ввести изменения во многие записи. Существует четыре типа запроса на изменения:

       На создание таблицы.

       На удаление записей.

       На добавлений.

       На обновление записей.

5.Формы.

Формы Access  позволяют создавать пользовательский интерфейс для таблиц базы данных. Хотя для выполнения тех же самых функций можно использовать режим таблицы, формы предоставляют преимущества для представления данных в упорядоченном и привлекательном виде. Формы позволяют также создавать списки значений для полей, в которых для представления множества допустимых значений используются коды. Правильно разработанная форма ускоряет процесс ввода данных и минимизирует ошибки.

Формы создаются из набора отдельных элементов управления: текстовые поля для ввода и редактирования данных, кнопки, флажки, переключатели, списки,  метки полей, а также рамки объектов для отображения графики и объектов OLE. Форма состоит из окна, в котором размещаются два типа элементов управления: динамические (отображающие данные из таблиц), и статиче­ские (отображающие статические данные, такие, как метки и логотипы).

I Какие виды форм создавать.

·         В один столбец.

·         Ленточная.

·         Главная/подчиненная.

·         Табличная.

·         Диаграмма.

II Выбор типа новой формы и источника данных.

Ø  Конструктор. Отображает совершенно пустую форму в окне    конструирования формы.

Ø  Мастер форм. Создает форму в одном из трех принятых по умолчанию форматов(в столбец, ленточная или табличная) на основание ответов пользователя на заданные мастером вопросы.

Ø  Автоформа: в столбец. Автоматически создает форму с полями в один или несколько столбцов.

Ø  Автоформа: ленточная. Автоматически создает ленточную форму.

Ø  Автоформа: табличная. Автоматически создает табличную форму.

Ø  Диаграмма. Создает форму с диаграммой.

Ø  Свободная таблица. Создает свободную таблицу для Excel.

 III Выбор полей.

После выбора мастера формы появится окно выбора полей. В нем содержатся раскрывающийся список Таблицы/Запросы и списки  Доступные поля и Выбранные поля. В списке Таблицы/Запросы Доступные поля можно выбрать любую таблицу или запрос, поскольку формы могут содержать поля из разных таблиц. При выборе таблицы или запроса список  Доступные поля будут заполняться соответствующими полями.

В области выбора полей содержится два простых списка и четыре кнопки. В списке Доступные поля представлены все поля из выбранной таблицы или запроса. В списке Выбранные поля содержатся выбранные для данной формы поля. Можно выбрать одно поле, все поля или любую их комбинацию. Порядок заполнения полей в списке справа определяет последовательность этих полей в готовой форме. Для размещения или удаления полей в списке Выбранные поля можно использовать следующие кнопки.

Приложения для работы с базами данных можно разделить на три основных категории:

·         Управление транзакциями.  Эти формы, работают непо­средственно с таблицами, при условии, что активна только одна таблица. Если для добавления и редактирования информации в более чем одной таб­лице используется единственная форма, то можно создать запрос на обнов­ление, включающий все нужные поля, а затем создать форму на основе этого запроса. Главная  форма также может использовать единственную таблицу в качестве источника данных, но, кроме того, вклю­чать подчиненные  формы, в качестве источника данных которых используются другие таблицы.  Подчиненная форма, которая появляется ниже текстовых полей главной формы, используется для просмотра и добав­ления данных в таблицу, связанную с подчиненной формой.

·         Доступ к данным. Такие формы предназначены только для просмотра информации. Формы, предназначенные только для доступа к данным, можно разрабаты­вать как с целью перспективного планирования действий, так и для приня­тия экстренного решения. Экстренное решение приводит к единственному действию, такому, например, как предоставление большого кредита клиен­ту, или посылка представителя по продажам для определения причины от­каза клиента от товара. Приложения Access  позволяют использовать три уровня вложенности форм: главная, подчиненная и подчиненная форма, включенная в предыдущую подчиненную форму. Формы, предназначенные только для доступа к данным, в качестве источ­ника данных часто используют запросы, которые суммируют данные по временным промежуткам.

·         Администрирование баз данных. Приложения этой категории выпол­няют административные функции такие, как создание баз данных или таблиц, разграничение прав доступа пользователей к объектам баз данных, обеспечение безопасности с помощью шифрования, пе­риодическое уплотнение базы данных, а также операции резервного копирования. Приложения для администрирования баз данных тре­буют наличия полного доступа ко всем объектам, содержащимся в базе данных.

Простейший путь создания основной и подчиненной форм — использова­ние Мастера форм, который позволяет создавать формы (с подчиненными или без), содержащие поля из одной или более таблиц или запросов. Мастер форм создает базовый внешний вид фор­мы и добавляет текстовые поля для отображения и редактирования значений полей таблиц. Независимо от того, являетесь ли вы профессиональ­ным разработчиком приложений или начинающим пользователем, исполь­зование Мастера форм заметно упрощает и ускоряет процесс создания простых форм, которые затем можно усовершенствовать в режиме конструктора.

6.Отчёты.

Конечным продуктом большинства приложений баз данных является от­чет. В Access  отчет представляет собой специальный тип непрерывных форм, предназначенных для печати. Для создания отчета, который можно распечатать и распределить между потребителями, Access комбинирует данные в таблицах, запросах и даже формах. Распечатанная версия формы может служить отчетом.

Создаваемые Access отчеты делятся на шесть основных типов:

• Отчеты в одну колонку представляют собой один длинный столбец текста, содержащий значения всех полей каждой записи таблицы или запроса. Надпись указывает имя, а справа от нее указывается значение поля. Новое средство Access  Автоотчет по­зволяет создать отчет в одну колонку щелчком по кнопке панели ин­струментов Автоотчет. Отчеты в одну колонку исполь­зуются редко, поскольку такой формат представления данных приво­дит к лишней трате бумаги.

• В ленточных отчетах для каждого поля таблицы или запроса выде­ляется столбец, а значения всех полей каждой записи выводятся по строчкам, каждое в своем столбце. Если в записи больше полей, чем может поместиться на странице, то дополнительные страницы будут печататься до тех пор, пока не будут выведены все данные; затем на­чинается печать следующей группы записей.
• Многоколоночные отчеты создаются из отчетов в одну колонку при использовании колонок "газетного" типа или колонок "змейкой", как это делается в настольных издательских системах и текстовых про­цессорах. Информация, которая не помещается в первом столбце, переносится в начало второго столбца, и так далее. Формат многоко­лоночных таблиц позволяет сэкономить часть бумаги, но применим не во всех случаях, поскольку выравнивание столбцов едва ли соот­ветствует ожиданиям пользователя.

В основном отчёты проще всего построить при помощи Мастера отчётов. Мастер отчетов старается создать оптимальный вариант окончательного отчета с первой попытки. Обычно мастер в достаточной степени приближается к законченному варианту, так что тратиться на­много меньше времени на редактирование базового отчета мастера, чем ушло бы на создание отчета из незаполненного шаблона.

Список литературы: Библия пользователя Access для Windows 95

Технический лицей

при  СГГА

Реферат на тему

Microsoft Access

 Выполнил                                                             Проверил

 Ученик 11 класса Б                                           Селиванов П.В.                                                                                  

 Лукин Борис

Новосибирск 2002года.