Подготовка документов на компьтютере

Федеральное агентство по образованию

ГОУ ВПО

Башкирский государственный университет

Башкирская академия комплексной безопасности предпринимательства

Кафедра информационной безопасности

Курсовая работа

По дисциплине: «Документоведение»

На тему: «Подготовка документов на компьютере»

Выполнил: студент группы

ОТЗИ 01-06 Бедуганов К.С.

Проверил: доцент кафедры

информационной безопасности

к.ю.н. Журавленко Н.И.

Уфа – 2006

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3

1. Возможности текстовых процессоров . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

2. Подготовка документов на компьютере. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

3. Организация работы с документами. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23

ЗАКЛЮЧЕНИЕ. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. . . . . . . . . . . . .27

ВВЕДЕНИЕ

         Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов. Полное упразднение бумажного документооборота сейчас невозможно: консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться, боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота; фактор директора «советского типа» - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы. С другой стороны, отсутствие закона об электронном документе предполагает обязательное наличие бумажного подлинника любого значимого документа даже при существовании электронного варианта. Сегодняшние стандарты делопроизводства не учитывают особенностей работы с электронными документами. Когда говорят об автоматизации делопроизводства или документооборота, то обычно подразумевают любые информационные технологии, связанные с обработкой документов – от использования текстовых процессоров до систем управления потоком работ и управления базами данных. В результате в эту категорию попадает очень широкий спектр программных продуктов: системы управления документами, точнее – с файлами документов на машинных носителях. Существует огромное количество программных продуктов, позволяющих готовить текстовые, табличные, графические, мультимедийные и другие типы документов

1. Возможности текстовых процессоров

         Современные текстовые процессоры предоставляют пользователю широкие возможности по подготовке документов. Это и функции редактирования, допускающие возможность любого изменения, вставки, замены, копирования и перемещения фрагментов в рамках одного документа и между различными документами, контекстного поиска, функции форматирования символов, абзацев, страниц, разделов документа, верстки, проверки грамматики и орфографии, использования наряду с простыми текстовыми элементами списков, таблиц, рисунков, графиков и диаграмм.

         Значительное сокращение времени подготовки документов обеспечивают такие средства автоматизации набора текста, как автотекст и автозамена, использование форм, шаблонов и мастеров типовых документов.

         Наличие внешней памяти компьютера обеспечивает удобное длительное хранение подготовленных ранее документов, быстрый доступ к ним в любое время.

         Существенно упрощают процедуру ввода данных сканеры и голосовые устройства. Существующие системы распознавания текстов, принимаемых со сканера, включают функцию экспорта документа в текстовые редакторы.

         Широкий спектр печатающих устройств в сочетании с функциями подготовки документа к печати, предварительного просмотра, обеспечивает получение высококачественных черно-белых и цветных копий на бумаге и прозрачной пленке.

         Современные тенденции совершенствования этих систем направлены на улучшение коммуникационных возможностей текстовых процессоров. При работе в локальных и  глобальных  компьютерных  сетях пользователь имеет возможность обмениваться документами с удаленными пользователями, отправлять документы по электронной почте непосредственно из текстового редактора, готовить данные в формате Web-страниц.

         Таким образом, современные программы предусматривают множество функций, позволяющих готовить текстовую часть документа на типографическом уровне. Кроме того, современные программы позволяют включать в текст графические объекты: рисунки, диаграммы, фотографии. Благодаря этим возможностям файл, представляющий собой текстовый документ, может содержать, помимо алфавитно-цифровых символов, обширную двоичную информацию о форматировании текста, а также графические объекты.

         При выборе текстового редактора для работы нужно учитывать многие факторы: и сложность документов, и масштаб (объемы) текстов, и требования к качеству документа на бумаге, и характер материалов (например, простая «беллетристика» или таблицы, формулы, уравнения и т.п.).

         Наиболее известные редакторы текстов можно условно разделить «по специализации» на три группы:

·        процессоры общего назначения («Лексикон», Microsoft Word, Word Perfect и др.);

·        редакторы научных документов (ChiWriter, TeX и др.);

·        редакторы исходных текстов программ (Multi-Edit и встроенные редакторы систем программирования BASIC, Pascal и т.д.).

         Разумеется, с помощью «Лексикона» можно подготовить и текст программы, а с помощью Multi-Edit – документ общего назначения. «Специализация» редактора заключается в том, что в нем добавлены (или оптимизированы)   функции,   которые    необходимы    для   обслуживания документов определенного типа. Например, Multi-Edit позволяет выделить цветом смысловые сегменты исходных текстов программ, ChiWriter удобен для набора математических выражений и т.д.

Кроме того, особое место в группе пакетов, работающих с документами, занимают так называемые издательские системы – Aldus PageMaker, Corel Ventura, QuarkXPress. Как правило, издательские системы используются только для подготовки набранного документа к тиражированию (верстка, макетирование издания). Для набора текста все же удобнее применять текстовые процессоры, а для создания и редактирования иллюстраций – графические системы (например, CorelDRAW, Adobe Photoshop, пр.).

2. Подготовка документов на компьютере

Подготовка документа обычно ведется на компьютере, который сегодня повсеместно вытеснил пишущую машинку и стал основным средством составления и редактирования документов. Это позволило выявлять и изучать значительно больший объем информации при подготовке текста документа, при этом, значительно сократив трудозатраты по сбору необходимых данных, полностью исключить многократную перепечатку документов в процессе составления и согласования, поднять культуру внешнего оформления документа.

В подготовке каждого документа можно выделить три части: составление текста документа, его согласование и окончательное оформление. Компьютер внес значительные изменения в работу с документом.

Первый этап подготовки документа - изучение законодательной базы, предшествующих нормативно-методических документов, определяющих порядок решения вопроса такого типа. Этот этап подготовки документов часто упускался ввиду его сложности, труднодоступности законодательной базы и необходимости проведения трудоемких работ по поиску законодательных материалов. В настоящее время наличие многочисленных юридических и правовых банков данных, содержащих всевозможные законодательные и нормативно-методические документы, позволяет значительно повысить качество подготовки документов.

Недорогие банки данных могут представлять собой тематическую подборку документов на компакт-диске. Системы типа «Гарант», «Консультант Плюс» и подобные предусматривают периодическое (еженедельное, ежедневное) пополнение новыми нормативными документами либо доступ к самой свежей информации через Internet. Это может быть законодательство России, законодательство регионов (Москва, С.-Петербург и т.п.), тематические подборки - таможенное законодательство, банковское законодательство, жилищное законодательство, на­логообложение и бухгалтерский учет и т.д. Такие системы позволяют быстро подобрать документы (законы, указы, постановления, инструкции) по заданной тематике, просматривать взаимосвязанные нормативные акты (документы, на которые ссылается данный нормативный акт или которые ссылаются на данный нормативный документ), при необходимости - распечатать подобранные материалы.

Второй этап подготовки к составлению документа - изучение предшествующих документов по данному вопросу, документов и решений по аналогичным вопросам. Полнота подбор­ки документов во многом определяет правильность, непротиворечивость и полноту готовящегося документа. Еще недавно, при традиционных системах регистрации документов в учреждениях, поиск необходимых документов был крайне труден. Тематическая подборка документов была ограничена наличием предметно - тематических картотек и при значительных трудозатратах не отличалась достаточной полнотой. Только компьютеризованная система регистрации с установлением связей между документами и автоматизированным поиском позволяет найти практически все необходимые документы по заданному вопросу, а при полнотекстовой системе хранения документов - сразу вывести на экран всю необходимую информацию.

Третий этап подготовки документа - сбор данных по конкретной ситуации. Здесь могут использоваться как приобретенные базы данных (например, реестр предприятий и организаций, справочники предприятий, производящих ту или иную продукцию, каталоги торговых фирм), так и базы данных, соз­данные в организации, учреждении, фирме.

Один из наиболее распространенных методов сбора информации - поиск в Internet, например, просмотр информации о технических характеристиках изделий на страницах производителей, сравнение цен на товары и услуги различных поставщиков, получение справочной информации об адресах, телефонах, расписаниях и т.п.

Только после проведения этой подготовительной работы можно качественно составить собственный документ.

Так как любая организация (фирма) постоянно выполняет одни и те же функции, закрепленные в ее уставе, большинство ситуаций, по поводу которых создаются документы, повторяются, т.е. являются типовыми. Формы и тексты таких документов можно заранее тщательно разработать, ввести в память компьютера в виде трафаретных текстов и шаблонов и использовать при документировании подобных ситуаций.

Некоторые документы являются общими для всех организаций. Их формы разрабатываются и утверждаются соответствующими ведомствами. Например, бухгалтерские документы включены в альбомы унифицированных форм, первичные статисти­ческие документы утверждены Госкомстатом и т.п.

Формы, разрабатываемые на основе нормативных документов изменяются в соответствии с изменениями в законодательстве или в отраслевых нормативах. Каждый отдел, выполняющий соответствующую функцию, должен иметь в памяти компьютера наборы обязательных форм документов.

Если утвержденных форм нет, а ситуация, по поводу которой создается документ, является повторяющейся, рекомендуется самим разработать трафаретный текст такого документа.

Программы типа MS Word предусматривают создание документов на основе типовых форм - «шаблонов», содержащих как заранее заданные элементы оформления, так и трафаретные тексты.

Шаблон может быть чистым листом бумаги, содержащим некоторый набор параметров оформления документа (размер бумаги, поля, шрифты и т.п.), задаваемый по умолчанию, а также может содержать стандартный текст, графику, особое оформление и вообще все то, что часто встречается в документах. Набор шаблонов позволяет значительно сократить время на подготовку документов, улучшить их оформление, добиться унификации, а значит, и облегчить восприятие документов. Но их надо сначала создать и заложить в компьютер.

При создании шаблона необходимо правильно разместить реквизиты каждого вида документов.

В зависимости от назначения документа трафаретные тексты создаются как на чистом листе бумаги (для внутренней документации), так и на базе уже спроектированных бланков организации.

Как правило, типовой текст уже имеет заранее заданное оформление (форматирование). Шаблон может также иметь и другие заранее настроенные параметры оформления документа, расположения реквизитов.

Например:

Подтверждаем получение Вашего заказа от [место для даты] на [место для наименования товара]. К сожалению, заказанное Вами изделие временно отсутствует на складе компании. Его поступление ожи­дается в течение [место для срока поступления товара]. Мы Свяжемся С Вами немедленно после поступления товара на наш склад.

Спасибо, что пользуетесь услугами нашей компании.

С уважением

Старший менеджер                                                            И.П. Сидоров

Помимо полностью составленных текстов конкретных доку­ментов широко распространено в последние десятилетия при­менение стандартных фраз и выражений, используемых в переписке, при составлении актов, справок и других информационно-справочных документов. Особенно часто они применяются в начальной части документов.

Например:

Уважаемый господин (госпожа),

Многоуважаемые господа,

Благодарим Вас за письмо от ...,

Ваше письмо от... получено, нами изучены Ваши предложения о...,

В ответ на Ваше письмо от ...напоминаем, что...,

В подтверждение нашего факса сообщаем,

В дополнение к нашему письму от ...,

Приносим извинения за задержку с ответом на ... и т.д.

Присутствуют устойчивые обороты и в конечной части документов — так называемые «комплименты»:

С уважением,

С искренним уважением,

С глубоким уважением,

Искренне Ваш и т.д.

Выявляются и вводятся в память машины также часто встречаемые в данной области деятельности, постоянно употребляемые наименования организаций (фирм), товаров, видов услуг. Это не только ускоряет создание документа, но и позволяет избежать ошибок.

Шаблоны могут содержать текстовые поля, которые подсказывают составителю документа, куда и в какой последователь­ности надо вводить конкретную информацию данного документа. Такие поля могут выполняться скрытым текстом, который не выводится на печать, но виден на экране в режиме просмотра скрытых символов. Особенно удобно это для документов, которые почти полностью формализованы с точки зрения порядка и состава данных, но индивидуальны по содержанию.

В кадровой службе должны быть шаблоны приказов по личному составу, например, при составлении приказов по командировкам, об изменении фамилии и т.д. Эти шаблоны выполняются на основе бланка приказа организации.

Использование заранее разработанных типовых текстов и шаблонов значительно ускоряет процесс составления документов и уменьшает количество возможных ошибок.

Создание шаблонов рационально построить в следующей последовательности. Сначала создается шаблон, содержащий наиболее общие параметры: формат бумаги, поля, нумерация страниц и т.п. На его основе строятся бланки документов (общий, для письма, отдельных видов документов). А на их основе в свою очередь строятся шаблоны конкретных документов. Та­ким образом, все элементы оформления и все содержание документа будет повторяться во всех документах, создаваемых на основе более общих шаблонов.

Особенно облегчает компьютер составление таблиц.

Таблица является лучшей формой для наглядности и удобства сопоставления информации. Согласно Большому энциклопедическому словарю, таблица (от лат. tabula - доска, список) — перечень сведений, числовых данных, приведенных в определенную систему и разнесенных по графам; сводка-, ведомость. Таблицы с информацией текстового характера составляются непосредственно в текстовом редакторе MS Word. Если же таблицы содержат переменные цифровые величины и требуется пересчет цифровых данных, то используется программа «электронные таблицы» MS Excel или база данных MS Access. Данные из этих приложений импортируются в MS Word с сохранением связей с соответствующей исходной программой, что дает возможность обновлять и редактировать вставленные в документ данные.

Оформление таблиц регламентирует ГОСТ Р-1.5-921, который называет обязательные элементы таблицы и порядок их графического расположения (табл.1).

Необходимо обратить внимание, что в стандарте теперь ре­комендуется закрытие боковых частей таблицы (вся таблица как бы в рамке): «Таблицы слева, справа и снизу, как правило, ограничивают линиями».

В соответствии с п. 4.5.2 ГОСТ таблицы в тексте (за исключением таблиц приложений) нумеруются арабскими цифрами сквозной нумерацией.

Таблица каждого приложения обозначается отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой обозначения приложения.

Таблица 1

Тематический заголовок (необязателен)

Боковик                                           Графы (колонки)

 (графа для заголовков)

Таблица может иметь заголовок (название), который кратко, но точно отражает ее содержание. Он пишется над таблицей посредине с прописной буквы. После заголовка точка не ставится. Головка таблицы отделяется линией от остальной части таблицы. Помещается таблица сразу под текстом, где она впервые упоминается или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу.

Если строки или графы таблицы не помещаются на формате страницы или она переносится на другую страницу, то ее можно разделить на части, которые помещаются одна под другой. Над каждой последующей частью пишут «Продолжение таблицы...» или «Окончание таблицы...», повторяют ее головку и боковик. Для размещения таблицы может быть задана альбомная ориентация страницы, на которой эта таблица находится. Для этого надо выделить таблицу и задать ориентацию Альбомная в меню Параметры страницы, закладка Размер бумаги. При этом выделенная часть документа будет считаться отдельным разделом и в начале и конце выделения помещен маркер разрыва раздела. Чтобы избежать накладок в расположении всего документа, ре­комендуется оформление таблицы проводить после создания всего документа. Следует обратить внимание на корректную нумерацию страниц и расположение колонтитулов.

Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф — со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной, — если они имеют самостоятельное значение, Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе, в конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставятся.

При размещении таблицы на нескольких страницах вверху таблицы повторяются заголовки граф или, если графы пронумерованы, — номера граф. В этом случае головка таблицы копируется в колонтитул и автоматически повторяется на всех страницах раздела. Чтобы головка таблицы не выводилась на первой странице документа, в Параметрах страницы должна быть уста­новлена опция «Различать колонтитулы Первой страницы». Если таблица занимает несколько страниц в середине многостра­ничного документа, то для того, чтобы колонтитул с головкой таблицы располагался только на страницах с данной таблицей, таблица должна располагаться в отдельном разделе документа. Для этого перед таблицей и после нее вставляется разрыв разде­ла на текущей странице (команда Разрыв в меню Вставка). Таким образом головка таблицы будет располагаться только на тех страницах, где это необходимо.

MS Word 97 имеет развитые средства работы с таблицами. В частности, в меню Таблица имеется специальная команда Заголовки. Если выделить заголовок таблицы и выбрать в меню эту команду, то заголовок автоматически повторяется на второй и последующих страницах.

Таблица 2

Таблица 3

ГОСТ не допускает включать в таблицу самостоятельную графу «Номер по порядку». Если есть необходимость пронумеровать показатели, то их порядковый номер ставится в боковике таблицы непосредственно перед наименованием (табл. 4).

Перед числовыми значениями величин и обозначениями ти­пов, марок, видов продукции порядковые номера не проставляют.

Нумерация в таблице осуществляется автоматически установкой функции «Нумерованный список» (Команда Список меню Формат) для выделенного столбца (ячеек) таблицы или на­жатием кнопки на панели инструментов Форматирование. При этом открывается дополнительное окно Нумерация в таблице. Чтобы каждая строка таблицы была пронумерована только один раз, необходимо отметить опцию Только один номер в ячейке. В противном случае в ячейках, содержащих несколько абзацев, все абзацы будут пронумерованы.

Таблица 4

ГОСТ подробно описывает порядок обозначения физических величин и их числового значения, поэтому их следует ввести в память компьютера, чтобы иметь под рукой каждому оформляющему такие таблицы.

Числовые значения показателя должны проставляться на уровне последней строки наименования показателя. Для этого при работе в Word 97 для числовых данных в таблице устанавливается выравнивание по нижнему краю с помощью кнопок линейки инструментов «Таблицы и границы». Еще больше возможностей по оформлению таблиц имеет MS Word 2000.

При отсутствии данных в таблице ставится прочерк (знак тире).

Таблица 5

Значение показателя, приведенное в виде текста, записывается на уровне первой строки наименования показателя.

Правила заполнения показателей представлены в табл. 6.

Таблица 6

Если в пределах одной графы текст, состоящий из одного слова, повторяется, а в таблице нет горизонтальных линий, это слово заменяется кавычками (табл. 7).

Таблица 7

Повторяющиеся цифры, математические записи, обозначе­ния марок материалов заменять кавычками не разрешается.

Если повторяющийся текст состоит из двух и более слов, при первом повторении пишут слова «То же», далее ставят кавычки. Так же поступают при повторении части фразы, добавляя дополнительные индивидуальные сведения (табл. 8).

Таблица 8

Если в таблице строки разделены горизонтальными линиями, текст повторяется полностью (табл. 9).

Таблица 9

Облегчает восприятие таблицы ее цветовое оформление (табл. 10).

Для лучшего сопоставления текстовой информации ее можно расположить в несколько колонок. Фиксированное расположение на странице частей текста одна относительно другой достигается с помощью таблицы с невидимыми ячейками. При необходимости такую таблицу можно преобразовать в обычный текст.

Таблица 10

Часто таблицы с цифровыми показателями создаются в программе типа «электронные таблицы», наиболее распространенным примером которой является MS Excel. Создание таблицы в такой программе позволяет оперативно пересчитывать данные при изменении какого-либо показателя или при добавлении в таблицу новых строк или ячеек. Созданную в MS Excel таблицу можно импортировать (вставить) в создаваемый документ Word, сохранив возможность обновления данных в доку­менте в случае их изменения в исходной таблице.

В программе MS Word 2000 появилась возможность начинать печатать текст с произвольного места на листе, просто сделав двойной щелчок в требуемом месте. Однако следует учитывать, что эта возможность достигается автоматическим добавлением необходимого числа знаков абзаца и табуляции.

Значительно улучшает восприятие информации, прежде всего представленной в числовом выражении, ее графическое оформление — в виде графиков и диаграмм, которые обычно используются при подготовке отчетов, докладов, в материалах для заседаний коллегиальных органов. Поскольку таблицы достаточно сложны для восприятия в ходе публичных выступлений, то в документах, которые планируется проецировать на экран в ходе доклада, выступления (презентации) используются цветные диаграммы.

Порядок представления графического материала в документах также определен ГОСТ Р 1.5-92.

Диаграмма (от греч. diagramma - изображение, рисунок, чертеж) — графическое изображение, наглядно показывающее соотношение каких-либо величин. Распространенным вариантом диаграммы является гистограмма (от греч. histos — столб и ...грамма) — столбиковая диаграмма, один из видов графического изображения статистических распределений какой-либо величины по количественному признаку. Гистограмма представляет собой совокупность смежных прямоугольников, построенных на одной прямой, площадь каждого из них пропорциональна частоте нахождения данной величины в интервале, на котором построен данный прямоугольник.

Диаграмму легко построить на основе имеющихся таблиц с цифровыми показателями.

Рис. 1 Столбиковая диаграмма

Как уже сказано выше, таблица может быть создана непосредственно в MS Word, но если требуется расчет значений таблицы и пересчет данных при изменении того или иного показателя, используется MS Excel. Диаграмма на основе такой таблицы также может быть построена в Excel и вставлена в документ Word. Диаграмма может быть вставлена как независимое графическое изображение либо с сохранением связей с исходной таблицей в Excel. На рис. 1 приведена диаграмма, подготовленная на основе данных, представленных в табл. 10 в MS Excel и вставленная в документ как объект MS Excel. По своему усмотрению можно выбрать любой подходящий вид диаграммы из нескольких десятков вариантов.

Если при вставке диаграммы была выбрана опция Связать, то при изменениях в исходной таблице Excel соответственно автоматически может быть изменена и диаграмма.

Если на компьютере не используется MS Excel, то диаграмму можно построить с помощью специального модуля MS Word - Microsoft Graph.

Рис. 2. Точечная диаграмма

Для представления процентного соотношения удобно ис­пользовать круговую диаграмму (рис. 3).

Размеры диаграммы изменяются, как и размеры любого графического изображения.

Рис. 3. Круговая диаграмма

Документ также может быть оформлен с помощью различных графических элементов: поясняющих надписей, рисунков и т.п. Например, к диаграмме на рис. 2 добавлена надпись «Обратите внимание».

Диаграммы, таблицы, рисунки и другие элементы могут автоматически нумероваться (команда Название меню Вставка). Это позволяет осуществлять автоматическое изменение нумерации при добавлении нового элемента и вставлять в текст документа ссылки на соответствующие таблицы, диаграммы и другие элементы с автоматическим обновлением как номера элемента так и номера страницы, на которой он находится.

Текстовые редакторы предоставляют значительно больше возможностей для оформления текста, чем пишущая машинка. Использование подзаголовков, абзацных отступов, увеличенных пробелов между строками текста, выделение жирным шрифтом, курсивом, жирным курсивом, обычным и двойным подчеркиванием, изменением размера и типа шрифта позволяют улучшить восприятие содержания. Однако применение в одном документе большого количества шрифтов различных гарнитур не рекомендуется, так как затрудняет восприятие содержания. Не следует использовать более 2—3 шрифтов одновременно.

Для того чтобы документы, передаваемые с компьютера на компьютер, везде выглядели одинаково, на всех компьютерах организации должны  быть установлены одинаковые русские шрифты. Лучше всего при подготовке документов использовать только входящие в комплект русской версии Windows шрифты Times New Roman, Arial, Courier New, которые имеются во всех версиях Windows - 95. 98, 98SE, NT4, 2000. Эти шрифты в различных сочетаниях с использованием жирного начертания, кур­сива, жирного курсива, различного размера шрифта и подчеркивания могут обеспечить достаточно разнообразное оформление документов. При необходимости на компьютеры организации можно установить дополнительно один-два русских шрифта.

Для выделения важных моментов в тексте можно исполь­зовать цветовое оформление. Однако следует иметь в виду, что при распечатке текста на черно-белом принтере некоторые цвета дают слишком темный фон и делают выделенный текст трудночитаемым.

Другой способ выделения текста - использование рамок.

Чтобы в Word 95 рамка не смешалась относительно осталь­ного текста, следует установить ее расположение относительно абзаца и привязку.

Проще всего заключить в рамку целиком абзац. Для этого можно воспользоваться командой Обрамление и заливка в меню Формат или кнопкой Обрамление  на панели инструментов

Рамки особенно удобны для пояснений в организационных документах, таких, как инструкции и правила. Ими могут быть помечены, наряду со шрифтовым оформлением, те пункты, выполнение которых строго обязательно в первую очередь.

Программа MS Word осуществляет проверку орфографии в фоновом режиме одновременно с созданием документа и подчеркивает красной волнистой линией незнакомые слова, возможно содержащие ошибку, а в контекстном меню предлагаются варианты замены неправильно набранного слова. Тем не менее, рекомендуется по завершении создания документа запустить проверку грамматики с одновременной проверкой орфографии. Грамматическая проверка выявит неправильно расставленные знаки препинания, несогласованность слов и другие ошибки.

При подготовке текста дополнительную помощь оказывают словари - синонимов, антонимов, толковые, а при подготовке текстов на иностранных языках — англо-русские, русско-английские или соответственно немецкие, французские и другие, позволяющие моментально просмотреть соответствующую статью словаря к выбранному слову.

В стандартную поставку русифицированной версии MS Word входит проверка правописания на русском и английском языках (в Word 2000 - еще и на украинском). Если в организации часто готовятся тексты на других языках, для проверки правописания для каждого дополнительного языка необходимо установить дополнительное средство - MS Proofing Tools, либо, если поддержка значительного количества языков нужна на пяти и более компьютерах, приобрести MS Office в версии Multilanguage Pack.

Таким образом,  компьютер позволяет быстро и грамотно создать самый сложный документ, красиво его оформить.

3. Организация работы с документами

Для  любого  предприятия, ведущего активный  документооборот, актуальной является проблема наведения порядка, контроля за прохождением информации.  Особую  важность имеет возможность быстрого поиска необходимых данных. Образно говоря, системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота получили путевку в жизнь тогда, когда время, затрачиваемое на поиск необходимых бумаж­ных документов стало превышать время работы с ними.    Работая в офисе, вы наверняка столкнетесь с проблемой оптималь­ной организации потока документов и системы их хранения. Конечно, если объем документов относительно мал, то можно обойтись стандарт­ными  средствами и знанием определенных начальных правил.

1. Создать отдельный каталог для каждого глобального раздела   документов и подкаталог для более мелких структурных частей, входящих в раздел. Созданные (полученные) документы (файлы) всегда записывать в определенный раздел (каталог) по их предназначению). Это приведет к созданию системы хранения данных, в которой можно будет легко ориентироваться.  

2. При возможности структурировать данные в соответствии с конкретными проектами и разделами проектов. Не допускать хаотичного размещения документов, так как в дальнейшем будет весьма непросто в них ориентироваться.  

3. При работе над  документами  одного проекта, раздела  (или назначения) называть их однотипно, используя в именах файлов   цифровые символы. Например: letter01.doc  и  letter02.doc и т.д.

4.  Называть файлы документов наиболее понятными  именами, в которых можно будет легко ориентироваться. Использовать для этого понятные  логические ассоциации. И, например,  если речь  идет о квартальных отчетах по продаже 15 воздушных шариков, файлы можно  назвать: ball-96.doc или  ball2-96.doc или  ball3-96.doc и т. д.  

5. Придумать систему именования документов и затем строго придерживаться ее.

6. Периодически проводить ревизию (обновление) каталогов документов. Сортировать документы, изменившие свое состояние, и уничтожать  те, которые стали безусловно не нужны.  Документы,  в хранении которых есть необходимость, но не нужные для работы в течение длительного времени, сбрасывать в архив. Для архива можно  использовать как определенные каталоги жесткого диска, так и  другие носители электронной информации, например, дискеты или  специальные устройства (например, стример), если они имеются.

7. Пользоваться средствами сортировки и быстрого поиска, доступными из различных программ (как физически, так и в соответствии с имеющимися   навыками).

8. Всегда заполнять Сводки документов, содержащие полезную информацию  о  документе: заголовок, содержание, ключевые слова, имя автора, а также статистическую информацию: имя автора, время создания и обработки, объем и т. д. Это позволит всегда получать полную информацию  о документе.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

         Рассмотрев в данной работе основные этапы подготовки документов на компьютере и организацию работы с ними, можно сказать следующее:

- компьютер стал основным средством составления и редактирования документов, что позволяет выявлять и изучать значительно больший объем информации при подготовке текста документа, при этом, значительно сократив трудозатраты по сбору необходимых данных, полностью исключить многократную перепечатку документов в процессе составления и согласования, поднять культуру внешнего оформления документа;

- подготовка к составлению документа на компьютере состоит из нескольких этапов, которые основываются на изучении и сборе данных по конкретному документу. Без этой предварительной работы невозможно составить собственный документ;

- многие документы существуют в памяти компьютера в виде трафаретных текстов и шаблонов и используются при документировании повторяющихся  ситуаций. Некоторые документы являются общими для всех организаций. Их формы разрабатываются и утверждаются соответствующими ведомствами;

- при составлении и редактировании документа на компьютере используются  специальные программы Microsoft Word, Word Perfect, ChiWriter, TeX, Multi-Edit, BASIC, Pascal, таблицы диаграммы. Порядок представления графического материала в документах определен ГОСТом.

Таким образом,  компьютер позволяет быстро и грамотно создать самый сложный документ, красиво его оформить.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере. - М.: Издательство ПРИОР, 1999. - 224 с.
2. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. — 304 с.
3. Кудряев В.А. Организация работы с документами: Учебник. М.: ИНФРА-М, 1999. - 575 с.  
4. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере (Компьютер­ные технологии в делопроизводстве) - М.: ЗАО Бизнес-школа "Интел-Синтез, 1999.—208с.
5.  Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. — М.: ЗАО  Юстицинформ, 2005.- 192с.
6. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство). — СПб.: Питер, 2005. —240 с.
7. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. Учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М; 2004. – 320 с.