Пример должностной инструкции секретаря-референта
ЗАО "РИНГО" ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
01.03.96 № 3
секретаря-референта генерального директора
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО "РИНГО" О. В. Ломов
01.03.96
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.
1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение деятельности генерального директора.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.
1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
— законодательными актами РФ;
- Уставом предприятия;
- Положением о функциональных службах предприятия;
— приказами (указаниями) руководства предприятия;
— нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
- настоящей должностной инструкцией.
1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:
- перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
— организации работы с документами, составления документации;
— организации управленческого труда;
- применения средств вычислительной и организационной техники;
- перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;
- культуры труда и служебной этики;
- охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;
- оказания первичной медицинской помощи.
2. ФУНКЦИИ
На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.
2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.
2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.
2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.
2.5. Выполнение машинописных, графическ- х, множительных работ
2.6. Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсут ствия инспектора по персоналу).
2.7. Ведение учета рабочего времени сотрудников.
2.8. Ведение учета командировочных удостоверений.
3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Секретарь-референт должен;
3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финан сово-хозяйственную деятельность предприятия.
3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.
3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предо ставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.
3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как ком мерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам теку щей деятельности предприятия (телефон, факс, электронная почта и т. п.).
3.7. Вести прием посетителей.
3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятель ности предприятия:
- оформление приказов по личному составу;
- оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел; — оформление трудовых книжек;
- оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
- оформление командировочных документов;
- оформление листов нетрудоспособности;
- ведение табеля учета рабочего времени;
- выдача справок о трудовом стаже и зарплате.
3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации делопроизводства.
3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение. •
3.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово- хозяйственной деятельности предприятия.
3.13. Вести табель явки сотрудников на работу и передавать табель в бухгалтерию.
4. ПРАВА
Секретарь-референт имеет право:
4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.
4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с на рушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-96), международных правил оформления документов (ISO).
4.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению доку- ментационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятель ности предприятия.
4.7. Работать с документами, имеющими гриф "КТ" или "Конфиденциально".
4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по во просам проверки исполнения документов, поручений и представления необходимой информации руководству.
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь-референт несет ответственность за:
5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.
5.2. Небрежное, халатное отношение к своим должностным обязанностям.
5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф "Кон фиденциально" или "КТ".
Зам. директора
подпись
С. Р. Сегедин
Юрисконсульт
подпись О.С. Васильева
28.02.96