Налоговый учет представительских расходов на примере ЗАО "Садко"

Введение

Как оформить и отразить в учете затраты на проведение переговоров с контрагентами, заседаний совета директоров? Как учесть иные расходы, связанные с выполнением представительских функций? Разберемся в нюансах.

Понятие представительских расходов для целей налогообложения прибыли определено в п. 2 ст. 264 НК РФ. Это расходы налогоплательщика на официальный прием или обслуживание:

- представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления или поддержания взаимного сотрудничества;

- участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

Место проведения указанных мероприятий не имеет значения.

Что касается представителей сторонних организаций, это могут быть не только покупатели и поставщики, с которыми у компании уже заключены договоры, но и потенциальные партнеры.

Конкретные затраты, относящиеся к представительским, также перечислены в п. 2 ст. 264 НК РФ. Данный перечень является закрытым (см. таблицу).

Таблица. Учет представительских расходов для целей налогообложения

Расходы, которые учитываются для целей налогообложения, отмечены знаком "+", не учитываются - знаком "-".

1. Классификация расходов

Зачастую непросто определить, являются те или иные затраты представительскими расходами. Рассмотрим сложные моменты.

1.1. Буфетное обслуживание

Расходы на буфетное обслуживание во время переговоров могут быть признаны в налоговом учете. Однако расшифровки таких расходов налоговое законодательство не содержит.

Продукты питания, напитки. Как правило, компании приобретают соки, минеральную воду, чай, кофе, печенье, конфеты, кондитерские изделия, фрукты. Для приготовления бутербродов могут приобретаться масло, икра, сыры, мясные продукты, рыба, зелень, овощи, майонез. В Письме Минфина России от 16.08.2006 N 03-03-04/4/136 указано, что затраты на покупку продуктов, израсходованных для организации официального приема и буфетного обслуживания при проведении деловых переговоров и презентаций, можно учесть в составе представительских.

Списываются ли расходы на приобретение спиртных напитков при проведении деловой встречи и переговоров в уменьшение налоговой базы? Да, списываются. Аналогичную позицию неоднократно высказывал Минфин России (Письма от 09.06.2004 N 03-02-05/1/49 и от 16.08.2006 N 03-03-04/4/136).

Услуги кэтеринговой компании. Если организация заключает договор на обслуживание официального приема (договор на кэтеринговое обслуживание), затраты по сути считаются расходами на буфетное обслуживание. Просто в данной ситуации мероприятие проводится силами компании, специализирующейся на подобных услугах. Отметим, что подтверждением таких расходов служат договор и акт оказанных услуг. В наличии также могут быть счет-заказ и счет-фактура.

1.2. Расходы не в месте нахождения организации

Командировки. Бывает, что организация командирует сотрудников для поиска региональных клиентов и заключения с ними договоров. Руководствуясь корпоративной политикой, сотрудники при проведении переговоров с потенциальными VIP-клиентами могут нести расходы по проведению деловых встреч в ресторанах. Такие расходы могут быть отнесены к представительским. Ведь затраты на проведение переговоров в целях установления сотрудничества признаются таковыми, а место проведения переговоров значения не имеет (п. 2 ст. 264 НК РФ). Но расходы, понесенные сотрудником в командировке, могут быть приняты в налоговом учете только при наличии документов, подтверждающих официальный характер встречи в ресторане.

Аренда специального помещения. Иногда площади офиса, которой располагает организация, недостаточно для масштабных представительских мероприятий. Налогоплательщику приходится арендовать помещения на время проведения официального приема. Как указал Минфин России в Письме от 12.03.2003 N 04-02-03/29, оплата аренды помещения, в котором организация проводит официальный прием, не может быть отнесена к представительским расходам, поскольку "налоговый" перечень таких расходов является закрытым. Однако, по мнению автора, подобные расходы могут быть учтены в соответствии с пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ. Конечно, при условии, что расходы экономически оправданны. Это означает, что организация не располагает помещениями, подходящими для проведения представительских мероприятий, и аренда помещения необходима для организации переговоров, официальных приемов и т.д.

1.3. Прием иностранных партнеров

В деловой практике принято нести максимальные расходы, связанные с приездом иностранных гостей:

- на покупку авиа- и железнодорожных билетов;

- проживание (гостиничные услуги, наем квартир);

- проведение досуга (театральные билеты, билеты на выставки, в музеи, концертные залы, консерваторию, затраты, связанные с осмотром достопримечательностей, организацией экскурсий).

Досуг. Налоговым законодательством установлено четкое правило: расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактику или лечение заболеваний к представительским расходам не относятся. Следовательно, в налоговой базе они не учитываются.

Проживание. Расходы на оплату проживания также не являются представительскими, ведь их нельзя отнести ни к одной статье расходов, предусмотренных закрытым перечнем представительских расходов, признаваемых в налоговом учете. Такая позиция приведена в Письме Минфина России от 16.04.2007 N 03-03-06/1/235.

Проезд. Приглашая представителей контрагентов на переговоры, принимающая сторона несет расходы, которые в обычной практике признаются командировочными. То есть за счет принимающей стороны приобретаются для представителей другой организации, прибывающих на переговоры, или для членов совета директоров авиа- либо железнодорожные билеты. Подобные расходы не относятся к представительским и не учитываются в налоговой базе.

1.4. Сувениры

По окончании переговоров и официальных приемов участникам мероприятий вручают сувениры.

Если передаваемые сувениры содержат название компании, логотип и являются носителями информации о фирме или о ее продукции, их стоимость при исчислении налоговой базы может рассматриваться в качестве представительских расходов. Такой вывод сделан в Письме МНС России от 16.08.2004 N 02-5-10/51.

Итак, мы рассмотрели, какие расходы могут быть отнесены к представительским. Но прежде чем говорить об особенностях их учета для целей налогообложения, напомним, что расходы включаются в налоговую базу при выполнении требований ст. 252 НК РФ: расходы должны быть экономически оправданны и документально подтверждены. Остановимся на этих важных моментах подробнее.

2. Условия налогового учета

2.1. Оправдать экономически

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ в целях налогообложения расходами признаются только обоснованные затраты. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Требование экономической оправданности заключается в том, что расход должен быть произведен для деятельности, направленной на получение дохода. Другими словами, должна прослеживаться необходимость или целесообразность проведения представительских мероприятий для достижения целей деятельности организации, то есть потенциальная направленность на получение дохода. Например, производственная компания провела встречу с представителями дома отдыха (пансионата), где обсуждались вопросы, связанные с перечислением производственной компанией сумм на оплату отдыха сотрудников этой компании.

В данной ситуации расходы на проведение мероприятия не связаны с деятельностью организации, а значит, не направлены на получение дохода. Учесть такой расход в налоговой базе нельзя.

2.2. Документально оформить

Общее требование законодательства таково: операции должны быть оформлены первичными документами, составленными по унифицированным формам, а при их отсутствии - документами, содержащими обязательные реквизиты.

Первичные учетные документы, применяемые для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, а также документы для внутренней бухгалтерской отчетности должны быть утверждены в качестве приложения к учетной политике (п. 3 ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ и п. 5 ПБУ 1/98).

Напомним, что организация вправе при необходимости дополнять унифицированные формы (кроме форм по учету кассовых операций). Вносимые изменения оформляются соответствующим организационно-распорядительным документом. Все реквизиты унифицированных первичных документов должны остаться без изменения и не могут быть удалены. Такое требование содержится в Постановлении Госкомстата России от 24.03.1999 N 20.

Законодательство не содержит конкретного перечня документов, которые подтверждали бы представительские расходы. Рассмотрим, какие документы используются согласно сложившейся практике.

Приказ руководителя. Существуют различные способы организации представительских мероприятий. Если расходы по приему контрагентов возникают нечасто, руководитель может издавать приказ в отношении каждого проводимого мероприятия. В приказе, как правило, отражаются суть мероприятия (переговоры, деловая встреча), срок проведения, участники встречи, предельная сумма расходов, ответственный за проведение мероприятия и расходование выделенных денежных средств.

Образец такого приказа приведен ниже, на примере ЗАО «Садко». Как видим, из данного документа ясно прослеживается цель проведения приема представителей иностранной компании - партнера.