Введение

В состав пакета Microsoft Office Professional входит приложение Microsoft Access, предназначенное для работы с базами данных. Под базой данных Microsoft Access понимает совокупность данных и объектов, относящихся к определенной задаче. База данных Microsoft Access может содержать таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, модули и ярлыки страниц доступа к данным. Ядро базы данных Microsoft Jet управляет данными, которые содержатся в таблицах, находящихся в базе данных. Данные в связанных таблицах могут содержаться в другой базе данных Access, во внешнем источнике данных, таком как баз данных dBASE или электронная таблица Microsoft Excel, а также в источнике данных ODBC, таком как Microsoft SQL Server.

Microsoft Access позволяет управлять информацией из одного файла базы данных. В рамках этого файла данные можно разделить на отдельные контейнеры, называемые таблицами; просматривать, добавлять и обновлять данные в таблицах с помощью электронных форм; находить и извлекать только нужные данные с помощью запросов; а также анализировать или печатать данные в заданном макете с помощью отчетов. Создание страниц доступа к данным позволяет пользователям просматривать, обновлять или анализировать данные из базы данных через Интернет или интрасеть.

Компоненты базы данных Microsoft Access

Microsoft Access достаточно выбрать команду Создать из меню Файл, как показано на рисунке 1.

Таблицы

Для создания таблицы достаточно воспользоваться конструктором таблиц, с помощью которого можно определить имена полей таблицы и типы данных полей, как показано на рисунке 2. Кроме того, для создания наиболее часто используемых в базе данных таблиц, можно воспользоваться режимом мастера.

Запросы

SQL.

С помощью языка SQL (Structured Query Language) можно создавать не только запросы на выборку данных, но и на добавление, изменение, удаление данных. Подмножество SQL DDL (Data Defining Language) позволяет изменять структуру базы данных, создавая или изменяя таблицы, индексы, представления, процедуры и другие объекты базы данных.

Отчеты

Формы

• Для ввода данных в таблицу
• Для открытия других форм и отчетов
• Создания диалоговых окон

Наиболее удобными способами создания формы являются создание формы с помощью конструктора и с помощью мастера.

Создание формы в режиме конструктора удобно для создания диалоговых окон и форм, не связанных с редактированием данных, поскольку в этом режиме можно управлять элементами формы в произвольном порядке.

Проектирование базы данных «Культурный досуг»

Прежде чем создавать с помощью Microsoft Access таблицы, формы и другие объекты, составляющие базу данных, важно уделить время проектированию базы данных. При использовании как базы данных Microsoft Access, так и проекта Microsoft Access, хорошая структура является основой создания базы данных, успешно, точно и эффективно выполняющей поставленные задачи.

На первом этапе проектирования базы данных необходимо определить назначение базы данных, как она будет использоваться и какие сведения она должна содержать. Зная это, можно определить, какие сведения будут храниться в таблицах (темы) и в полях таблиц (подробности по темам).

База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать. Для этого нужно определить темы, которые должна покрывать база данных, отчеты, которые она должна выдавать, проанализировать формы, которые в настоящий момент используются для записи данных, сравнить создаваемую базу данных с хорошо спроектированной, подобной ей базой.

Определение необходимых в базе данных таблиц может оказаться самым непростым этапом процесса проектирования базы данных, поскольку результаты, которые должна выдавать база данных — отчеты, формы и т.п. — не всегда дают полное представление о структуре таблиц, по которым они создаются.

Для проектирования таблиц вовсе не обязательно использовать Microsoft Access. Сначала лучше разработать структуру на бумаге. При разработке таблиц рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами.

• Сведения не должны дублироваться в таблице или между таблицами. В этом отношении таблицы в реляционной базе данных отличаются от таблиц в приложениях, работающих с таблицами в текстовом формате, таких как редакторы электронных таблиц.

Данные, хранящиеся только в одной таблице, обновляются только в этой таблице. Это более эффективно и, кроме того, исключает возможность дублирования записей, содержащих разные сведения. Например, адрес и номер телефона каждого клиента достаточно сохранить один раз, в одной таблице.

• Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему.

Когда каждая таблица содержит сведения только по одной теме, со сведениями по каждой теме можно работать независимо от остальных тем. Например, адрес клиента хранится отдельно от заказов этого клиента, что позволяет удалить один заказ, сохранив сведения о клиенте.

Каждая таблица содержит сведения по конкретной теме, а каждое поле в таблице содержит конкретный факт по теме таблицы. Например, таблица сведений о клиенте может содержать поля сведений о названии компании, адресе, городе, стране и номере телефона. При составлении схемы полей для каждой таблицы учитывайте следующее.

• Каждое поле должно быть связано с темой таблицы.
• Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения.
• Таблица должна содержать все необходимые сведения.
• Данные следует разбить на наименьшие логические единицы (например, поля «Имя» и «Фамилия», а не общее поле «Имя»).

Для связывания в Microsoft Access сведений, хранящихся в разных таблицах — например, для связывания клиента со всеми его заказами — каждая таблица базы данных должна содержать поля или набор полей, однозначно определяющих каждую запись. Такое поле или набор полей называют первичным ключом.

После разбиения сведений на таблицы и определения ключевых полей необходимо выбрать способ, которым Microsoft Access будет вновь объединять связанные сведения. Для этого следует определить связи между таблицами базы данных Microsoft Access.

Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно ввести все данные. Затем можно создать все необходимые запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули.

В Microsoft Access существует два инструмента, помогающих в усовершенствовании структуры баз данных. Мастер анализа таблиц может проанализировать структуру таблицы, предложить подходящие новые структуры и связи, а также разделить таблицу на новые связанные таблицы, если это имеет смысл. Анализатор быстродействия исследует всю базу данных, дает рекомендации по ее улучшению, а также осуществляет их.

Структура базы данных «Культурный досуг»

Спроектированная база данных «Культурный досуг» содержит 4 таблицы, 3 запроса, 3 отчета и 4 формы.

Таблица «Страны»

Таблица «Страны» предназначена хранения названий стран:

Исходные данные таблицы «Страны»:

Таблица «Города»

Таблица «Города» предназначена хранения названий городов и стран, в которых они находятся:

Исходные данные таблицы «Города»:

Таблица «Типы Объектов»

Таблица «Типы Объектов» предназначена хранения названий типов заведений досуга:

Исходные данные таблицы «Типы Объектов»:

Таблица «Объекты»

Таблица «Объекты» предназначена хранения информации об заведениях досуга:

Исходные данные таблицы «Объекты»:

SQL-запросы к базе данных «Культурный досуг»

Для получения самой используемой информации в базе данных «Культурный досуг» содержатся несколько запросов на выборку данных из нескольких таблиц с параметрами.

Выбор заведений города

Запрос возвращает названия объектов досуга, формирующегося из объединения названия типа объекта и названия объекта, и адрес объекта, состоящий из названия страны, названия города, адреса объекта, упорядоченный по названию объекта в алфавитном порядке. Параметрами запроса является название города, заведения которого необходимо выбрать.

Выбор заведений определенного типа

Запрос возвращает названия объектов досуга, формирующегося из объединения названия типа объекта и названия объекта, и адрес объекта, состоящий из названия города, адреса объекта, упорядоченный по названию объекта в алфавитном порядке. Параметрами запроса являются название страны, заведения которого необходимо выбрать, а также тип заведения.

Поиск заведений по адресу

Запрос возвращает названия объектов досуга, формирующегося из объединения названия типа объекта и названия объекта, и адрес объекта, состоящий из названия страны, города, адреса объекта, упорядоченный по названию объекта в алфавитном порядке. Параметрами запроса является любая часть названия страны, города, либо адреса.

Отчеты базы данных «Культурный досуг»

Для обеспечения возможности печати результатов работы запросов, формируемых в базе данных «Культурный досуг», база данных содержит 3 отчета.

Выбор заведений

Отчет «выбор заведений» представляет собой содержимое запроса «выбор заведений», предназначенный для печати.

  Выбор заведений

  Название                                                           Адрес

  Дискотека "Великано"                                             Россия, Хабаровск, ул. Муравьева Амурского, 17

  Кинотеатр "Восход"                                                Россия, Хабаровск, ул. Краснореченская-19

  Кинотеатр "Гигант"                                                 Россия, Хабаровск, ул. Муравьева-Амурского, 18

  Парк отдыха "ЦПКО"                                               Россия, Хабаровск, ул. Муравьева-Амурского, 1

Выбор заведений определенного типа

Отчет «выбор заведений определенного типа» представляет собой содержимое запроса «выбор заведений определенного типа», предназначенный для печати, с дополнительной группировкой по названию города.

  Выбор заведений определенного типа

  Город                       Хабаровск

                  Название                                           Адрес

                  Кинотеатр "Восход"                                 Хабаровск, ул. Краснореченская-19

                  Кинотеатр "Гигант"                                  Хабаровск, ул. Муравьева-Амурского, 18

Поиск заведений по адресу

Отчет «поиск заведений по адресу» представляет собой содержимое запроса «поиск заведений по адресу», предназначенный для печати, с дополнительной группировкой по типу заведения.

  Поиск заведений по адресу

  Дискотека

                  Название                                           Адрес

                  Дискотека "Великано"                              Россия, Хабаровск, ул. Муравьева Амурского, 17

  Кинотеатр

                  Название                                           Адрес

                  Кинотеатр "Восход"                                 Россия, Хабаровск, ул. Краснореченская-19

                  Кинотеатр "Гигант"                                  Россия, Хабаровск, ул. Муравьева-Амурского, 18

  Парк отдыха

                  Название                                           Адрес

                  Парк отдыха "ЦПКО"                                Россия, Хабаровск, ул. Муравьева-Амурского, 1

  Публичный дом

                  Название                                           Адрес

                  Публичный дом "Государственная Дума"    Россия, Москва, около Кремля

Формы базы данных «Культурный досуг»

Для обеспечения возможности добавления, редактирования, удаления данных базы «Культурный досуг», а также для просмотра и печати отчетов, база данных содержит 4 формы.

Главная

Главная форма содержит гиперссылки для вызова других форм и отчетов:

При нажатии левой кнопкой мыши на гиперссылке происходит вызов формы редактирования или просмотр отчетов.

Заведения

Форма «заведения» предназначена для просмотра, редактирования, удаления записей о заведениях досуга:

Кроме того, форма содержит кнопки «Другой…» для вызова дополнительных форм редактирования перечня типов объекта и перечня городов.

Типы объектов

Форма «Типы объектов» предназначена для редактирования перечня типов объектов досуга:

Города

Форма «Города» предназначена для редактирования перечня стран и городов:

Используемая литература

1. Microsoft Corp. Файл справки Microsoft Access.