1.   

1.1. Разработать базу данных (БД) «Магазина бытовой техники «Электрон»», позволяющую вести:

·        учет товара;

·        учет поступлений товара на склад;

·        учет продаж товара различным покупателям;

·        счета.

1.2.  Основные требования  к БД по функциональному набору:

1.2.1.            Требования по учету

·        пополнение базы данных в связи с поступлением новой техники;

·        учет количество товаров на складе;

·        составление отчетов по состоянию товаров, таких как выручка и популярность товаров;

·        подсчет суммы покупок клиента.

1.2.2.            Требования по продаже

·        возможность быстрого поиска товара для продажи и организации счета;

·        наличие удобных форм для продажи.

2.   

При создании данной базы данных были выделены три сущности: товары (техника), покупатели и счета. Для нормализации БД были выделены следующие таблицы – сущности: производители, названия техники, партии товара, поставщики, а так же сводная таблица – сущность продажа. Связь между этими сущностями отображена в пункте  REF _Ref167615535 h

3.   

3.1.        

Система управления базами данных Microsoft Access является одним из самых популярных приложений в семействе настольных СУБД. Все версии Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчетов. Начиная с версии Access 2000, появились также Web-страницы доступа к данным, которые пользователь может просматривать с помощью программы Internet Explorer. Помимо этого, Access позволяет использовать электронные таблицы и таблицы из других настольных и серверных баз данных для хранения информации, необходимой приложению. Присоединив внешние таблицы, пользователь Access будет работать с базами данных в этих таблицах так, как если бы это были таблицы Access. При этом и другие пользователи могут продолжать работать с этими данными в той среде, в которой они были созданы. Основу базы данных составляют хранящиеся в ней данные. Кроме того, в базе данных Access есть другие важные компоненты, которые называются объектами. Объектами Access являются:

·        Таблицы – содержат данные.

·        Запросы – позволяют задавать условия для отбора данных и вносить изменения в данные.

·        Формы – позволяют просматривать и редактировать информацию.

·        Страницы – файлы в формате HTML (Hypertext Markup Language, Язык разметки гипертекста), позволяющие просматривать данные Access с помощью броузера Internet Explorer.

·        Отчеты – позволяют обобщать и распечатывать информацию.

Макросы – выполняют одну или несколько операций автоматически.

3.2.        

Реляционные БД представляют связанную между собой совокупность таблиц-сущностей базы данных (ТБД). Связь между таблицами может находить свое отражение в структуре данных, а может только подразумеваться, то есть присутствовать на неформализованном уровне. Каждая таблица БД представляется как совокупность строк и столбцов, где строки соответствуют экземпляру объекта, конкретному событию или явлению, а столбцы - атрибутам (признакам, характеристикам, параметрам) объекта, события, явления.

При практической разработке БД таблицы-сущности зовутся таблицами, строки-экземпляры - записями, столбцы-атрибуты - полями.

Одно из важнейших достоинств реляционных баз данных состоит в том, что можно хранить логически сгруппированные данные в разных таблицах и задавать связи между ними, объединяя их в единую базу. Такая организация данных позволяет уменьшить избыточность хранимых данных, упрощает их ввод и организацию запросов и отчетов.

Для решения поставленной задачи принята схема базы данных, представленная на  REF _Ref167217453 h 1. Для открытия схемы данных необходимо выбрать команду «Схема данных» в меню «Сервис». В данной схеме представлена взаимосвязь всех таблиц базы данных и отношения между ними.

Рис.  SEQ Рис. * ARABIC 1 Схема данных

Составляющими базу данных являются восемь таблиц, из них три основные:

1.    

2.    

3.    

и пять второстепенных:

4.    

5.    

6.    

7.    

8.    

Для создания таблицы в режиме конструктора необходимо:

1.    

2.    

3.    

4.    

5.    

6.     ®»Сохранить» и сохранить таблицу, при этом если ключевое поле не было выбрано, Access предложит его создать;

7.    

Ниже описана структура основных таблиц Техника и Счета.

Таблица «Техника» предназначена для однозначной идентификации товара номером и хранения данных о товаре. Структура таблицы представлена в  REF _Ref167218935 h 1.

Таблица  SEQ Таблица * ARABIC 1 Структура таблицы «Техника»

Вид таблицы «Техника» представлен на  REF _Ref167219552 h 2.

Рис.  SEQ Рис. * ARABIC 2. Вид таблицы «Техника»

Таблица «Счета» предназначена для идентификации счета номером и хранения данных о выписанных счетах. Структура таблицы представлена в  REF _Ref167220506 h 2.

Таблица  SEQ Таблица * ARABIC 2 Структура таблицы «Счета»

Вид таблицы «Счета» представлен на  REF _Ref167220848 h 3.

Рис.  SEQ Рис. * ARABIC 3 Вид таблицы «Счета»

Второстепенные таблицы были созданы для уменьшения избыточности данных, путем выделения общих частей из основных таблиц. Создание данных таблиц полностью идентично созданию основных таблиц.

3.3.        

Вся необходимая работа осуществляется в специальном окне Схема данных, которое открывается кнопкой  на панели инструментов или командой Сервис → Схема данных.

Одновременно с открытием окна Схема данных открывается диалоговое окно Добавление таблицы ( REF _Ref167588185 h 4

Рис.  SEQ Рис. * ARABIC 4 Добавление таблицы

Добавление таблиц осуществляется выделением их в списке и щелчком на кнопке Добавить. После добавления всех необходимых таблиц, окно Добавление таблиц, закрывается щелчком на кнопке Закрыть.

В итоге в окне Схема данных будут представлены все таблицы, создаваемой базы данных со списками своих полей. Ключевые поля выделены жирным шрифтом.

Рис.  SEQ Рис. * ARABIC 5

Определение связи по простому ключу. Для установки связи по простому ключу выделяется Первичный ключ в родительской таблице и затем мышкой перетаскивается на дочернюю (подчиненную) таблицу. После того как кнопка мыши отпускается, появляется диалоговое окно Изменение связей ( REF _Ref167588269 h 6Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей.

Рис.  SEQ Рис. * ARABIC 6 Изменение связей

После нажатия кнопки Создать между таблицами будет установлена связь Один ко многим, обозначенная на схеме как 1 : µ.

Определение связей по составному ключу. Установить такую связь между таблицами можно по составному ключу. Для этого нужно в главной (родительской) таблице, при нажатой кнопке Shift, выделить поля, входящие в составной ключ и перетащить их на подчиненную таблицу. Далее в правой половине окна Изменение связей ( REF _Ref167588397 h 7Обеспечение целостности данных, Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей.

Рис.  SEQ Рис. * ARABIC 7 Установки связи по составному ключу

3.4.        

Запросы являются мощным средством обработки данных, хранимых в таблицах Access. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, подобном формату электронной таблицы, а также выполнять вычисления над группами записей.

Запросы можно создавать самостоятельно и с помощью мастеров. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Самостоятельно разработать запросы можно в режиме конструктора.

3.4.1. 

В объекте Запросы есть специальный значок Создание запроса в режиме конструктора, который открывает специальный бланк, называемый бланком запроса по образцу. В верхней области отображается структура таблиц, к которым запрос адресован, а нижняя область разбита на столбцы – по одному на каждое поле будущей результирующей таблицы. При создании запроса на основе нескольких взаимосвязанных таблиц в бланк запроса необходимо поместить все участвующие в запросе таблицы.

Таблицы, к которым обращен запрос, можно открыть с помощью контекстного меню. Далее, с помощью двойного щелчка мышью на нужном поле, его можно поместить в столбец нижней части бланка.

Если необходимо, чтобы отобранные в результате выполнения запроса данные, были упорядочены по какому либо полю, применяют Сортировку, которую можно увидеть в нижней части бланка. Возможна многоуровневая сортировка – сразу по нескольким полям. Вложенность сортировки идет слева направо.

Бывают случаи, когда некоторое поле необходимо в формировании запроса, но нежелательно, чтобы оно появлялось на экране. В таких случаях сбрасывают флажок для этого поля в строке Вывод на экран в нижней части бланка.

Дополнительным средством, обеспечивающим отбор данных по заданному критерию, является Условие отбора. Соответствующая строка также присутствует в нижней части бланка запроса. Для каждого поля можно задать индивидуальное условие, используя логические отношения, причем, заполнение одной строки для разных полей, означает, что они соединены логической операцией AND. Если для одного поля логические отношения расположены в двух строках, они соединены логической операцией OR.

Для изменения следования полей в столбцах нижней части бланка необходимо:

¾  

¾  

Для выполнения запроса нужно нажать кнопку  на панели инструментов или перейти в режим таблицы, выполнив команду Вид → Режим таблицы.

При закрытии для сохранения запроса ему дают имя.

3.5.        

Формы позволяют вводить данные в таблицы базы без непосредственного доступа к самим таблицам.

Автоформы. В отличие от таблиц, структуру которых лучше формировать вручную, формы удобно готовить с помощью средств автоматизации. Существуют три вида автоформ: «в столбец», «ленточные» и «табличные». Автоформа «в столбец» отображает все поля одной записи – она удобна для ввода и редактирования данных. «Ленточная» автоформа отображает одновременно группу записей – ее удобно использовать для оформления вывода данных. Табличная автоформа по внешнему виду ничем не отличается от таблицы, на которой она основана.

Для создания автоформы следует открыть панель Формы в окне База данных и воспользоваться командной кнопкой Новая форма выбирают тип автоформы и таблицу, на которой она основывается. После щелчка на кнопке ОК автоформа формируется автоматически и немедленно готова к работе, т.е. к вводу или отображению данных.

Автоформа основывается только на одном объекте, она называется еще простой формой. Если форма основывается на полях из нескольких связанных таблиц, то она называется сложной. Для ее создания используют другие средства.

Уточнение текста надписей, местоположения, размеров, шрифтов и других параметров отображения элементов формы осуществляется в режиме Конструктора форм.

Для открытия формы в режиме конструктора следует выделить необходимую форму на панели Формы в окне База данных и воспользоваться командной кнопкой

Если форма уже была открыта, перейти в режим конструктора можно, используя командную кнопку Вид.

При запуске базы данных автоматически запускается Главная кнопочная форма ( REF _Ref167222254 h 8), созданная средствами ACCESS. Она представляет собой удобный интерфейс для работы и навигации по БД. Для её создания необходимо выполнить Сервис ® Служебные программы ® Диспетчер кнопочных форм. Откроется окно диспетчера кнопочных форм. Далее необходимо создать необходимые подчиненные кнопочные формы, а затем изменить их, наполнив кнопками. При этом необходимо для каждой кнопки указать название, выполняемое ею действие и если необходимо – объект, над которым выполняется это действие.

Рис.  SEQ Рис. * ARABIC 8 Главная кнопочная форма

В главной кнопочной форме (ГКФ), представлены кнопки, которые ссылаются на основные категории БД (Отчеты, Формы), а так как база данных ориентирована на продажу товаров, то формы, необходимые в первую очередь для продажи, также представлены на ГКФ. Кнопка «Выход» позволяет закрыть БД.

При нажатии кнопок, ссылающихся на категории, будут открываться подчинённые кнопочные формы. Рассмотрим работу кнопочных форм.

3.5.1. 

В данной кнопочной форме содержатся отчеты, создаваемые для анализа работы магазина и предоставления данных по товарам ( REF _Ref167222837 h 9).

Рис.  SEQ Рис. * ARABIC 9 Внешний вид формы «Отчеты»

3.5.2. 

Так как количество товаров, находящиеся на складе, постоянно изменяется, создана подчиненная форма Склад ( REF _Ref167223437 h 10

Рис.  SEQ Рис. * ARABIC 10 Внешний вид формы «Склад»

3.5.3. 

Данная кнопочная форма предназначена для ввода данных в таблицы ( REF _Ref167223977 h 11Базисные данные.

Рис.  SEQ Рис. * ARABIC 11 Внешний вид формы «Ввод данных»

3.5.4. 

Данная форма ( REF _Ref167224316 h 12

Рис.  SEQ Рис. * ARABIC 12 Внешний вид формы «Базисные данные»

3.5.5. 

Данная форма ( REF _Ref167239890 h 13Мастер подстановок, реализующий выбор номера при помощи всплывающего списка с набором данных.

Рис.  SEQ Рис. * ARABIC 13 Внешний вид формы «Счета»

3.5.6. 

Данная форма ( REF _Ref167240802 h 14Номер техники – однозначный идентификатор товара в БД, Номер производителя (вводится при помощи всплывающего списка), Номер названия (вводится при помощи всплывающего списка), модель, дата выпуска, срок гарантии, цена, номер партии (вводится при помощи всплывающего списка), количество на складе – первоначальное количество товара на складе, Изображение товара. На данной форме так же расположены кнопки добавления записи, выхода из формы и печати данной формы.

Рис.  SEQ Рис. * ARABIC 14 Внешний вид формы «Техника»

3.5.7. 

Данная форма ( REF _Ref167240824 h 15Номер партии – однозначный идентификатор партии в БД; Номер поставщика вводится при помощи всплывающего списка и представляет собой наименование поставщика данной партии; Дата представляет собой дату поставки партии. На данной форме так же расположены кнопки выхода из формы и печати данной формы.

Рис.  SEQ Рис. * ARABIC 15 Внешний вид формы «Партии товара»

Назначение остальных форм понятно из их названий.

3.6.        

Отчет – это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы.

Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет. После вызова Мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается на основании ответов пользователя. Мастер необходим даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.

Создание итогового отчета с помощью мастера начинается с нажатия кнопки Новый отчет нужно выбрать Мастер отчетов и запрос, в котором бы присутствовали нужные поля. Затем просто необходимо отвечать на вопросы, появляющиеся в диалоговых окнах Мастера. Переход к новому окну по кнопке Далее.

На экране появится отчет. Его можно просмотреть, изменяя масштаб (щелкнув по листу) и перелистывая страницы в нижней части экрана. После завершения необходимых вам операций закройте окно просмотра отчета.

4.   

При запуске базы данных автоматически откроется Главная кнопочная форма ( REF _Ref167560951 h 16

Рис.  SEQ Рис. * ARABIC 16 Главная кнопочная форма

§  Продажа – необходима для открытия формы продажи товара;

§  Отчеты – открывает одноименную кнопочную форму Отчеты;

§  Ввод данных – открывает одноименную кнопочную форму;

§  Техника – открывает форму Техника;

§  Выход – служит для закрытия БД.

Для использования БД необходимо ввести данные. Для добавления записи на формах представлены кнопки добавления записи Техника), основные (представлены на кнопочной форме Ввод данных) и базисные (представлены на кнопочной форме ( REF _Ref167561528 h 17Ввод данных путем нажатия на кнопку Базисные данные). Для работы необходимо ввести базисные данные (формы Названия техники, Поставщики и Производители). Для выхода из формы служит кнопка Назад в кнопочную форму Ввод данных.

Рис.  SEQ Рис. * ARABIC 17 Базисные данные

После ввода базисных данных необходимо ввести основные данные при помощи форм Партии товара и Покупатели, открываемых одноименными кнопками на форме Ввод данных ( REF _Ref167561757 h 18

Рис.  SEQ Рис. * ARABIC 18 Ввод данных

После ввода данных необходимо заполнить таблицу Техника. Выполняется данная операция при помощи одноименной формы, открываемой кнопкой Техника в Главной кнопочной форме.  После выполнения всех описанных операций можно приступать к торговле.

Для продажи товара продавцу необходимо:

1.     Количество техники на складе, Количество техники на складе (по модели) и Количество техники на складе (по названию). Для открытия одного из данных отчетов необходимо выполнить следующую последовательность действий: Главная кнопочная форма ® Отчеты ® Склад, и в открывшейся кнопочной форме выбрать необходимый отчет. При этом отчеты по модели и по названию выводят только ту технику, название или модель которой указали при открытии отчета.

2.     Покупатели.

3.     Продажа. Так как данная форма представляет собой основное средство для работы магазина, разрешено только добавление записи.

4.    

5.     Счет, расположенный на кнопочной форме Отчеты.

Для анализа эффективности работы магазина был разработан рая отчетов:

§  Пятерка популярной техники – выводит пять наиболее продаваемых товаров;

§  Продажа техники по датам – выводит количество техники и сумму, вырученную за определенную дату;

§  Количество проданной техники за день – выводит количество проданной техники по датам;

§  Сумма потраченная покупателем – выводит общую сумму, потраченную покупателем;

Все описанные выше отчеты открываются со страницы Отчеты.