2. СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ  „ТУРИСТИЧЕСКИХ ФИРМ   Г. МИНСКА”

            2.1. Постановка задачи. Создание базы данных

В задании создается база данных при помощи пакета Access ХР. Пакет Access предназначается для создания баз данных и их использования при решении многих прикладных задач, связанных с обработкой больших объемов упорядоченной информации.

Запускается Access. В диалоговом окне щелчком мыши на НОВАЯ БАЗА ДАННЫХ и нажать кнопку ОК. В окне Файл Базы данных вводится имя новой базы данных и выбирается папка, в которой она будет хранится. В результате на экран выводится окно новой базы данных.

Наполнение данными базы данных начинается с создания таблиц, в которых должна хранится исходная информация. Таблица представляет собой совокупность данных, записанных в виде строк и столбцов. Строки таблицы характеризуют описание реальных объектов, по которым ведется обработка данных. Примером объектов может быть информация о туристических агенствах. Строки таблицы называются записями. Столбцы таблицы характеризуют определенные признаки объектов. Например, для туристических фирм это может быть название агенства, контактный телефон,.

2.2. Создание таблицы

1) создание файла таблицы как объекта базы данных;

 2) создание структуры таблицы (описание полей);

3) заполнение таблицы (ввод содержимого полей).

Запустить Access и открыть окно базы данных, открыть вкладку ТАБЛИЦА и нажать кнопку СОЗДАТЬ, в появившемся окне НОВАЯ ТАБЛИЦА выбрать способ создания таблицы с помощью конструктора.

Появляется окно пустой таблицы в режиме конструктора. В таблице в режиме конструктора описываются поля таблицы. Характеристики каждого поля даются в отдельной строке. Характеристика включает имя поля, тип данных поля, свойства поля, и в области Описание может быть поясняющий текст. Для того, чтобы задать тип данных поля, нужно щелкнуть мышью в области ТИП и в появившемся поле со списком следует выбрать нужный тип. Возможны следующие типы: текстовый, числовой, даты, счетчик и др.

Описание полей таблицы показано в нижеизложенной форме.

 После создания новой таблицы ее можно закрыть с помощью кнопки закрытия. Далее по запросу пакета таблицу нужно сохранить, таблице дается имя «Туристические фирмы г.Минска» и первая строка с номером делается ключевой. После создания таблицы ее имя отражается в окне базы данных во вкладке Таблицы. Таблицу в режиме конструктор можно редактировать с помощью команд панели форматирования (изменять цвета заливки, цвета текста, параметры шрифта и др.) Для перевода таблицы из режима Таблица в режим конструктора нужно выбрать команду КОНСТРУКТОР меню ВИД.

Для ввода и просмотра информации в таблице нужно ее открыть в режиме ТАБЛИЦА.

Чтобы опубликовать таблицу в Microsoft Word следует выполнить следующие действия:

Открыть таблицу или запрос.

В главном оконном меню Access выбрать команду “Сервис”, в открывшемся подменю выбрать команду “Связи с Office”, затем выбрать и нажать пункт “Публикация в MS Word”.

В MS Word откроется текстовый документ, содержащий таблицу с данными. Далее можно редактировать, например, поменять шрифт, гарнитуру, кегль,  или ориентацию страницы.

В MS Word таблица редактируется по следующим правилам: для заголовка гарнитура Times New Roman, кегль заголовка 10 пт., основной текст гарнитура Times New Roman, кегль 12пт., вся информация имеет одинарный,  межстрочный интервал. Выполняется выравнивание: текстовая однострочная — влево, текстовая многострочная — по ширине; цифровые данные выравниваются по центру с дополнительным выравниванием.

2.3. Создание формы

Форма — это объект базы данных, имеющий вид окна и позволяющий пользователю удобно работать с данными: вводить и выводить на экран информацию по отдельным записям, при необходимости обрабатывать информацию в удобном и наглядном виде.

В данной работе рассматривается создание формы, в которой можно просматривать и вводить содержимое полей таблица с помощью кнопок навигации. Форма создается на основании таблицы «Туристические фирмы г. Минска», которая считается источником данных для формы. Указанные выше кнопки навигации позволяют выполнять следующие действия по заполнению и просмотру таблицы: переход к первой записи, переход к предыдущей записи, переход к следующей записи и так далее.

Для создания формы нужно во вкладке формы базы данных нажать кнопку СОЗДАТЬ, в окне НОВАЯ ФОРМА в поле со списком выбрать имя запроса, на основе которого создается форма, открыть список полей с помощью меню ВИД. В окне списка содержится перечень полей источника формы, перетащить мышью поля из списка полей в место их расположения  в форме. Для того, чтобы перетащить поле из списка полей нужно щелкнуть мышью на имени поля в списке полей и не отпуская кнопку мыши в форму в место вставки поля и отпустить кнопку мыши, тоже самое проделать и с другими полями.

Получилась форма с полями из таблицы. Можно просмотреть работу формы в режиме формы с помощью команды ФОРМА меню ВИД.

Далее форма редактируется. Для этого нужно перевести форму в режим конструктора с помощью команды КОНСТРУКТОР меню ВИД, затем открыть панель элементов (команда ПАНЕЛЬ ЭЛЕМЕНТОВ меню ВИД) и открыть панель форматирования. Для выделения элемента нужно щелкнуть на нем кнопкой мыши. Чтобы команда относилась к нескольким элементам, нужно их описать кнопкой мыши. По отношению к форме делаются одинаковые размеры записей, поле для надписей делается темно-зеленым, поле для данных делается белым, основное поле для формы делается светло-зеленым и дается название формы (заголовок), а также меняется шрифт, задается выключка вправо, а для заголовков по центру. Заголовок для формы в Access задается с помощью команды КОНСТРУКТОР. В данном случае заголовком является надпись «Туристические фирмы»

Форма копируется в Word следующим образом (так копировал я): сначала необходимо в  Access скопировать экран клавишей «Prt Sc», затем вставить Word.

Для того, чтобы обрезать ненужные края в Word формы необходимо выделить рисунок, при нажатии клавиши «Shift» щелкнем мышью на одном из маркеров и переместим маркер так, чтобы была обрезана ненужная часть рисунка. Аналогичным образом обрезаем и другие ненужные края.