2.   Порядок проведения совещания.

IV. Телефонный разговор.

1.     Телефон как средство делового общения.

2.     Правила делового телефонного разговора.

V.    Приём посетителей.

1.     Встреча посетителей.

2.     Представление посетителей.

VI. Заключение.

1

Введение.

Сложившиеся нормы нравственности являются результатом длительного по времени процесса становления взаимоотношений между людьми как в общественной, так и в семейной жизни. Без соблюдения этих норм невозможны политические, экономические, культурные и семейные отношения, ибо мы не можем существовать, не считаясь друг с другом, не налагая на себя определенных ограничений. И здесь очень важная придается этикету.

“Этикет в переводе с французского означает ярлык, наклейка, церемониал. Этикет в современном понимании – это установленный порядок поведения в обществе, своего рода соглашение между людьми о том, что является правильным  не правильным, что принято и что не принято в обществе. Этикет часто называют правилами приличия, т.е. правилами, соблюдение которых помогает личности сохранить свое достоинство, самобытность, индивидуальность”. [1]

Трудно ожидать, что нормы и принципы делового общения, которые на Западе складывались веками, сразу же войдут в практику отечественного предпринимательства. Но без стремления к этому, без соблюдение элементарных правил приличия в сфере деловых и просто человеческих отношений вряд ли можно добиться успеха в своем деле, не говоря уже о контактах с зарубежными коллегами.

Бизнес – дело достаточное жесткое. Но цивилизованный бизнес отличается тем, что смягчает эту жесткость тонкой настройкой правил поведения, не позволяющих конкуренции превратится в экономический разбой, но помогающих реализовать общий интерес и получать взаимную выгоду, найти выход из сложных, конфликтных ситуаций, сохраняя при этом честь фирмы и личное достоинство. “Бизнес требует наличие не писаных законов, правил игры, моральных убеждений и принципов поведения, важнейшими из которых являются благородство, надежность, порядочность, солидарность, что можно называть кратко культура бизнеса”. [1]

Деловой этикет – это свод правил поведения в сфере деловых, предпринимательских, служебных отношений. Но поскольку деловому человеку в ходе решения своих задач нередко приходится выходить за рамки чисто служебных отношений, поскольку ему важно уметь соблюдать правила этикета и в других сферах отношений, например посещении или организации различных приемов, приглашении в гости или приеме гостей и т.п., то этикет делового человека несколько шире по содержанию, чем просто этикет.

Хотя этикет и предполагает установление лишь внешних форм поведения, но без внутренней культуры, деликатности, порядочности, как это не покажется  странным некоторым начинающим предпринимателям, не может быть

2

настоящих деловых отношений. Как бы человек ни был осведомлен о правилах поведения за столом или на приеме, ему не снискать доверия партнеров, если они не почувствуют в нем человека. Нужно постигать не только внешние формы, но и внутреннее содержание правил хорошего тона в деловом общении, тех правил, которые выработаны веками этого общения и доказали свою жизненность и необходимость для достижения успеха.

Почти все требования этикета утилитарны, практичны, а не надуманы. Следуя им, человек экономит время, энергия, нервы, а нередко и деньги. И не только экономит, но и приобретает. В сфере деловых отношений во всем мире вежливость считают экономической категорией, содействующей повышению прибыли, способом сохранить гармонию деловых отношений, что тоже оборачивается изрядной выгодой. Дефицит вежливости отрицательно сказывается на морально-психологическом климате общения, создает у людей ощущение дискомфорта, раздраженности, излишней нервозности, которые, по правилам этикета, необходимо сдерживать

Разумеется; в жизни, особенно в предпринимательской практике, иногда приходится иметь дело с человеком, не всегда заслуживающим уважения. В подобных случаях на первый план должна выйти корректность, которая заключается в умении держать себя в рамках общепринятых приличий в любых ситуациях.

Внешнее проявление вежливости – слова благодарности за доброе дело или извинения за доставленные неудобства, хлопоты. Добавьте к словам: “Пройдите в кабинет” всего лишь “будьте любезны” или просто “пожалуйста”, и настроение входящих поднимется, они в большей степени будут расположены к хозяину кабинета. Однако деловой этикет по сравнению с бытовым более официален, поэтому деловая вежливость не приемлет эмоциональных заверений в расположенности собеседников друг к другу, длительных благодарностей и извинений за отнятое у человека время.

Большое значение в этикете имеют тактичность и деликатность. “ Тактичность это чувство меры, которое необходимо соблюдать в разговоре, личных и служебных отношениях, это умение чувствовать границу, которую нельзя переступать во взаимоотношениях с людьми”.[1]

Следующее требование этикета – скромность. Можно сказать, что главный признак хорошо воспитанного человека – это неприметность его поведения, когда оно приспособлено к окружающим и ситуаций, т.е. является естественным поведением. Умение скромно держаться подчеркивает достоинства личности, хотя человек не выплескивает их наружу; оно свидетельствует об устойчивости личности, ее богатом внутреннем мире, умении владеть собой при любых обстоятельствах, что оказывает положительное влияние на окружающих, располагает к себе, а значит, способствует более эффективному решению многих деловых вопросов.

                                                         3

Наконец, еще одно – важнейшее для делового этикета требование – точность и обязательность. Точность и обязательность являются внешним проявлением таких качеств личности, как умение анализировать обстоятельства, оценивать свои поступки, прогнозировать последующие действия.

“Поведенческая культура предпринимателя определяется многими факторами, но прежде всего она зависит от соблюдения норм деловой этики и выполнения правил и условностей делового этикета”.[3]

Деловая беседа

Понятие “деловая беседа“ довольно растяжимое, можно сказать, что его трудно определить конкретно. Однако в целом правильно и такое определение: “Это осмысленное стремление одного человека или группы людей посредствам слова вызвать желание у другого человека или группы людей к действию, которое изменит хотя бы одну из сторон какой-либо ситуации или установит новые отношения между участниками беседы”.[2] “В современной трактовке деловые беседы означают устный контакт между партнерами (собеседниками), которые имеют необходимые полномочия со стороны своих организаций для их проведения и разрешения конкретных проблем”.[2]

Значение деловой беседы прежде всего обуславливается ее функциями. Она является “генератором”, “движущей силой” многих сторон деятельности предприятия или учреждения. Фактически правомерно утверждать, что почти все дела, все трудовые акции человеческого общества, любой коллективный человеческий труд начинаются, осуществляются и завершаются при помощи различных по форме, содержанию и функциям деловой беседы для трудовой деятельности человека можно сравнить со значением речи для человечества и его развития в широко смысле.

Ориентировочно можно выделить следующие основные функции любой деловой беседы: “Начало перспективных мероприятий и процессов; контроль и координирование уже начатых мероприятий и процессов; обмен информацией; взаимное общение работников из одной деловой сферы; поддержание деловых контактов на уровне предприятий, объединений, отраслей и целых государств; поиски, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов; стимулирование движения человеческой мысли в новых направлениях”.[2]

Беседа является наиболее благоприятной и зачастую единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности нашей позиции, тем чтобы он сам с ней согласился и поддержал ее. Поскольку беседу не всегда  можно повторить, важно полностью использовать представленную возможность, особенно если в ней участвуют различные специалисты и руководители и если инициатива проведения беседы исходит от лица, занимающего более высокое

                                                         4

положение. В связи с этим важно детально познакомиться с правилами и техникой проведения беседы, а также с методами оценки реакции собеседника.

Основными этапами деловой беседы являются: подготовительные мероприятия, начало беседы, информирование присутствующих, аргументирование воздвигаемых положений и завершение беседы.

Подготовительные мероприятия связаны с подготовкой к проведению беседы. Не существует безошибочных правил подготовки  к деловой беседе. Однако будет полезно указать на следующий вариант схемы такой подготовки: планирование, сбор материала и его обработка; анализ собранного материала и его редактирование.

На начальном этапе планирования определяются тема, которую желательно обсудить, и возможные участники предстоящего делового разговора. Затем следует выбрать наиболее удачный момент и только потом договариваться о встрече. В этом случае инициатива будет в ваших руках и поэтому контролировать ситуацию будет легче. Когда беседа уже назначена, составляется план ее проведения. Сначала следует определить стоящие перед вами цели, а затем разработать стратегию их достижения и тактику ведения беседы.

  Целью планирования как раз и является попытка смягчить, нейтрализовать влияние неожиданно появившихся новых факторов или непредвиденных обстоятельств  на ход беседы. ²Подготовка и планирование беседы позволяют заранее предвидеть возможные неожиданные моменты, что снижает эффективность замечаний собеседника. Кроме того, приобретается навык быстрой и гибкой реакции при возникновении непредвиденных обстоятельств.²[3]

  Сбор материала для деловой беседы - очень трудоёмкий процесс, требующий значительных затрат времени. Но это один из важнейших этапов подготовки к беседе. Он включает в себя поиск возможных источников информации ( из личных контактов, докладов, научных исследований, публикаций, официальных данных и т. п.). при этом целесообразно сразу же дополнять собранные материалы своими собственными примечаниями, поскольку подобные записи могут существенно помочь на последних этапах подготовки к беседе. Объём собранных материалов во многом зависит от общей информированности участников будущей беседы, уровня их профессиональных знаний, широты подхода к намеченной для обсуждения проблемы.

  Анализ собранного материала поможет определить взаимосвязь фактов, сделать выводы, подобрать необходимую аргументацию, т.е. скомбинировать и увязать весь собранный материал в единое логическое целое.

  Завершающая стадия подготовки беседы – редактирование текста, его окончательная шлифовка и доработка.

  Начало беседы – очень важный этап, и потому им не следует пренебрегать.

5

²Задачи этого этапа беседы следующие: установление контакта с собеседником; создание рабочей атмосферы; привлечение внимания к предстоящему деловому

разговору.² [3] Начальный этап беседы имеет прежде всего психологическое значение. Первые фразы часто решающим образом воздействуют на собеседника, т.е. на его решение выслушивать вас или нет. Собеседник обычно бывает более внимательным в начале разговора. Именно от первых фраз будет зависеть отношение собеседника к вам и к самой беседе ( т.е. созданию рабочей атмосфере). По первым фразам складывается впечатление о человеке, а как известно, эффект ²первого впечатления² всегда запоминается надолго.

  Неплохо если вы , улыбнётесь произнося первые слова. Улыбка в деловых взаимоотношениях порождает атмосферу доброжелательности и способствует успеху

любых переговоров.

  Существует множество приёмов начало беседы. Мицич в своей книге ²Как проводить деловые беседы² предлагает четыре приёма.

  ²Приём снятия напряжённости² способствует установлению личных контактов. Достаточно сказать несколько комплиментов, и отчуждённость быстро начнёт исчезать. Шутка,  которая вызывает улыбки или смех присутствующих, также помогает разрядить первоначальную напряжённость.

  ²Приём ²зацепки²позволяет кратко изложить ситуацию или проблему, увязав её с содержанием беседы, и использовать эту ²зацепку² как исходную точку для начало беседы. В этих целях можно с успехом использовать какое-либо небольшое событие, сравнение, личные впечатления или необычный вопрос.

   ²Приём стимулирования игры воображения² предполагает постановку в начале беседы множество вопросов по ряду проблем, которые должны  в ней рассматриваться.

   ²Приём прямого подхода² означает непосредственный переход к делу, без какого-либо вступления. Вкратце сообщите причины, по которым была назначена беседа, быстро переходите от общих вопросов к частным и приступайте к теме беседы. Этот метод подходит в основном для кратковременных и не слишком важных деловых контактов, например, в общении начальника с подчинёнными.

  ²Передача информации- это процесс общения между нами и собеседником, в ходе которого мы пытаемся создать для себя и отчасти для собеседника достаточную информационную базу для следующей фазы беседы – аргументирования.²[2]

  Фаза передачи информации состоит из следующих элементов: ²информирования собеседника (общее и целенаправленное ), постановка вопросов , слушания собеседника, наблюдение за реакциями собеседника и их анализ и их анализ с точки зрения психологии.² [2]

                                                                  6

  Особое внимание нужно уделять краткости изложения. Необходимо не забывать о временных рамках беседы. Постоянно следует помнить о         

направленности беседы, т.е. держать в голове её основные задачи и не отклонятся от темы, даже если собеседники ²забрасывают² докладчика вопросами. Во время беседы нужно постоянно обращаться к собеседнику с вопросами, учитывая, что личное влияние в деловых отношениях имеет очень большое значение.

  В процессе информирования не следует бояться замечаний собеседников. Эти замечания не мешают, так как человек без замечаний – это человек без собственного мнения. Из этого следует, что замечания и доводы собеседника не следует воспринимать как препятствия во время беседы, наоборот они облегчают беседу, так как указывают: начал ли собеседник вообще интересоваться темой; в каких положениях ещё предстоит убедить собеседника; что думает собеседник о сущности дела.

  После информирования присутствующих и ответов на вопросы наступает основной этап деловой беседы – аргументирование выдвигаемых положений. ²На этом

этапе формируется предварительное мнение, занимается определённая позиция как с вашей стороны, так и со стороны вашего собеседника. ²[3] С помощью аргументов можно полностью или частично изменить позицию или мнение вашего собеседника, смягчить противоречия, критически, рассмотреть положения и факты, изложенные вами и вашим собеседником.

  Для достижения большой убедительности аргументации следует соблюдать ещё несколько простых правил. Перечислим их.

²Приспосабливайте аргументы к личности своего собеседника. Избегайте простого перечисления фактов, вместо этого излагайте преимущества или последствия, вытекающие из этих фактов, которые интересуют вашего собеседника.²[3]

  ²Употребляйте терминологию, которая понятна вашему собеседнику, так как в противном случае вы не только убедите его, но и испортите ему настроение тем, что он будет не в состоянии понимать вашу аргументацию. ² [3]

  ²Не забывайте , что излишняя убедительность вызывает сопротивление со стороны собеседника, особенно если у него агрессивная натура.² [3]

  ²Старайтесь, как можно нагляднее изложить свои доказательства. Приводя наглядные доводы и яркие сравнения, помните, что сравнения должны основываться на опыте собеседника…² [3].

  Последний этап беседы – её завершение. Успешно завершить беседу – это значит достигнуть заранее намеченных целей беседы.

7

  На последнем этапе решаются следующие задачи: ²достижение основной или запасной (альтернативной) цели, обеспечение благоприятной атмосферы, стимулирование собеседника к выполнению намеченных действий; поддержание

в дальнейшем контактов с собеседником, его коллегами; составление резюме с чётко выраженным основным выводом, понятием всем присутствующим.² [3].

  ²Основные идеи, смысл вашего выступления нужно преподнести ярко, а количество идей сократить, заключение же сформулировать так, чтобы оно выглядело впечатляюще. Нельзя допустить, чтобы по окончанию беседы у собеседника остались путанные представления. Мы должны придать нашему выводу легкоусваемую форму, т.е. сделать несколько логических утверждений, полных смысла и значения. Поэтому в заключении нет места лишним словам, в последней фазе деловой беседы недопустима расплывчатость формулировок.² [2]

  заключение составляется на основе письменной записи всей беседы. Эта запись – чрезвычайно важный документ, в котором обязательно соблюдаются все необходимые формальности и указываются: фамилии, имена и отчества присутствующих, их должности (уровень, ранг, постоянное место работы); дата и место проведения беседы; продолжительность беседы; по чьей инициативе она состоялась.

ПЕРЕГОВОРЫ

   Переговоры становятся частью нашей повседневной жизни, ибо этого требуют такие недавно появившиеся в российской действительности реалии, как многопартийность в политике, рыночные отношения в экономике, плюрализм в общественной жизни. Сегодня всё чаще и чаще приходится прибегать к переговорам, поскольку каждый человек хочет участвовать в принятии решений, которые затрагивают его интересы. ²…большинство решений достигается путём переговоров, на которые возлагают определённые надежды, справедливо полагая, что:         

-         они должны привести к разумному соглашению, если таковое возможно;             

-         они должны улучшить или по крайней мере не испортить отношений между           

договаривающимися.² [4]

  Коммерческие переговоры организуются по инициативе одного из участников, путём личной договорённости при встрече, переписки, по телефону и т.п. и начинаются с того моменты, когда одна из сторон выступает с предложением обговорить детали и условия заключения контракта. Когда вторая сторона принимает предложение, наступает один из важных этапов – подготовка к переговорам. Именно на этом этапе во многом закладывается основа для

    8

успешного проведения переговоров. От того, на сколько тщательно будут подготовлены переговоры, зависит не только их результат, но и сам процесс: будут ли переговоры длительными, конфликтными или они пройдут быстро, без срывов.

  Подготовка к переговорам включает два основных направления работы:  решение организационных вопросов и проработка основного содержания переговоров.

К организационным вопросам подготовки переговоров следует отнести определение времени и места встречи, формирование количественного и качественного состава делегации. О дне и часе переговоров договариваются заранее. Получив согласие, следует прибыть в назначенное  время, не заставляя другую сторону ждать. Нарушение этого правила рассматривается как неуважение к принимающему вас лицу, что может повлиять на ход переговоров.

Встречать прибывших на переговоры могут секретари-референты или другие сотрудники. На какое-то время они займут гостей, помогая им осмотреться и освоится в новой для них обстановке.

Рассаживаются за столом только после того, как свое место займет хозяин дома. Инициатива ведение беседы всегда принадлежит главе принимающей стороны, это принято по законам гостеприимства. Он же следит за тем, чтобы в разговоре не было длинных пауз, иначе наступившее молчание гостями может быть принято как намек на окончание визита. По возвращении с переговоров не следует забывать коротко поблагодарить принимавшую сторону за гостеприимство, даже в том случае, если переговоры были не совсем плодотворными. Это требуют правила этикета.

Несмотря на то, что технические организационные вопросы являются весьма важными и без их решения переговоры не могут состоятся, основное внимание на стадии подготовки уделяется содержательной стороне дела, предполагающей проработку переговорного процесса. Такая проработка включает: анализ проблемы; формирование общего подхода к переговорам, целей , задач и собственной позиции на них; определение возможных вариантов решения; подготовку предложений и их аргументацию; составление необходимых документов и материалов.

Анализ проблемы заключается в поиске путей ее решения, требующих меньших затрат и усилий. Такие пути могут быть обнаружены как в сфере односторонних действий, так и в результате переговоров с партнером. В процессе анализа продумывается возможные альтернативы решения проблемы. При подготовке следует выписать на листе бумаги интересы свои и партнера, чтобы было наглядно. В чем они совпадают, в чем расходятся? Какие интересы являются взаимоисключающими, какие непересекающимися? Следует продумать также возможные предложения, отвечающие тому или иному варианту решения,

9

а также их аргументацию. Основные аргументы, обосновывающие те или иные предложения, должны быть продуманы заранее. Обычно подготовительная работа завершается написанием подготовительных документов и материалов. Письменная форма изложения заставляет участников подготовки к переговорам подумать о точности формулировок. Эти документы и материалы будут служить на переговорах своеобразными ориентирами, с которыми сверяется их ход, внося необходимые изменения. К таким  документам относятся проекты соглашений, протоколов, договоров, резолюций, контрактов.

Коммерческий переговорный процесс состоит из трех последовательных этапов: взаимное уточнение интересов, точек зрения, концепций и позиций участников; их обсуждение (выдвижение аргументов в поддержку своих взглядов и предложений, их обоснований); согласование позиций и выработка договоренностей.

Первый этап – взаимное уточнение позиций участников переговорного  процесса очень важен, поскольку  для выработки договоренностей прежде всего необходимо выяснить точки зрения друг друга и обсудить их.

Второй этап – обсуждение позиций и точек зрения участников – направлен, как правило, на то, чтобы максимально реализовать собственную позицию. Он особенно важен, если стороны ориентируются на решение проблем путём торга ”Отношения  с партнёром – это и создание климата сотрудничества, и что не менее важно, твёрдое согласование условий, при которых можно достичь взаимопонимания. Вот два совета: избегайте быстрых, легких уступок. Если какое-то требование было для вас неожиданным, лучше ответить “нет”, чем “да”; во время переговоров существенным является сам факт уступки, поэтому постарайтесь свои уступки “продавать” отдельно”.[3]

Третий этап – этап согласования позиций. В зависимости от обсуждаемых проблем под согласованием позиций может пониматься и компромиссная концепция (как вариант решения проблемы), и просто круг вопросов из числа в ходе переговоров, которые могут войти в предполагаемый итоговый документ.

Техника ведения коммерческих переговоров подразумевает два принципиально отличающихся друг от друга подхода, которые можно рассматривать как методы их ведения. Это метод позиционного торга и метод так называемых принципиальных переговоров(или переговоры по существу).

Суть метода позиционного торга заключается в том, что занимаются позиции, которые уступаются в некоторой последовательности. “Цель позиционного торга – реализовать свою исходную, как правило, завышенную позицию наиболее полно и при минимальных уступках. При этом торг ориентирован на некую игру, предполагающую манипулирование поведением партнера, давление на него и т.п.”[3]

10

Эффективным методом ведения коммерческих переговоров является метод так называемых принципиальных переговоров. “Этот метод состоит в том, что партнеры не торгуются по поводу того, на что может пойти или не пойти каждая из сторон, а исходят из сути дела и стремятся найти взаимную выгоду там, где это возможно, а там, где их интересы не совпадают, добиваются такого результата, который, который был бы основан справедливыми нормами, независимо от воли каждой из сторон.”[3] Главное в переговорах – принятие  удовлетворяющего все стороны решения проблемы, основанного на партнерских взаимоотношений равноправных субъектов.  Отсюда и иное поведение на переговорах – значительно большая степень открытости. Нет здесь и начального завышения требований. Для того чтобы переговоры были более объективными и справедливыми, приглашаются посредники, наблюдатели, независимые эксперты.

Тактика ведения переговоров непосредственно реализуется с помощью тактических приемов, позволяющих добиваться поставленной цели. К их числу, широко распространенных на всех этапах  переговорного процесса, относится прием “уход, или уклонение от борьбы”. Этот прием применяется, когда затрагиваются вопросы, нежелательные для обсуждения, или когда нежелательно давать партнеру точную информацию или однозначный ответ. Прием заключается в том, что партнера просят отложить рассмотрение того или иного вопроса, перенести его на другое заседание и т.д.[3]

Близки по смыслу к приему “уход” другие тактические приемы – “затягивание”, “выжидание”, “салями” (по принципу нарезание колбасы тонкими кусочками). Эти приемы используются, когда хотят затянуть переговоры, чтобы прояснить ситуацию, получить больше информации от партнера и т.д.[3]

Более сложным тактическим приемам является прием “пакетирование”. Он заключается в том, что к обсуждению предлагается не один вопрос или предложение, а несколько. Близкими по смыслу к этому приему является прием “завышение требований”. Он состоит в том, чтобы включить в состав обсуждаемых проблем пункты, которые потом можно безболезненно снять, сделав вид, что это является уступкой, и потребовать аналогичных шагов со стороны партнера.[3]

К ним же примыкает тактический прием “расстановка ложных акцентов в соответственной позиции”. Он заключается в том, чтобы продемонстрировать партнеру крайнюю заинтересованность в решении какого-то вопроса, который в  действительности является второстепенным.[3]

Еще один тактический прием – “выдвижение требований в последнюю минуту”. Суть его состоит в том, что в конце переговоров, когда остается только подписать контракт, один из партнеров воздвигает новые требования. [3]

11

Совещание

Многие требования делового этикета, относящиеся к проведению беседы, в полной мере могут быть отнесены к проведению совещаний. На практике эти виды делового общения часто трудно бывает различить. И  беседы и совещания проводятся для того, чтобы обсудить начало, ход или завершения тех или  иных мероприятий, меры контроля и координирования деятельности различных подразделений и структур; провести обмен информацией взаимное общение работников из одной деловой среды; поддерживать деловые контакты. Но если для беседы характерен небольшой круг участников, каждый из которых, как правило, принимает участие в обсуждение рассматриваемых вопросов, то совещание предполагает участие широкого круга заинтересованных лиц, не обязательно выступающих на нем. “Оно признается оправданным в тех случаях, когда требуется координация действий работников для реализации какого-либо вопроса, существует потребность и заинтересованность в совместном его обсуждении, не обходимо сообщить подчиненным о подлежащим выполнению распоряжении и дать разъяснения относительно организации его выполнения, целесообразно изучить различные точки зрения на возникшие вопросы и выявить наиболее аргументированные из них следует информировать работников о перспективах развития сферы их функциональных интересов”. [1]

Пригласить на совещание следует минимальное количество людей – только тех, без кого оно окажется не эффективным. По мнению некоторых специалистов, количество участников совещания, при котором достигается наибольшая результативность в рассмотрение повестки дня, не должно превышать 7 – 10 человек  (для совещание - беседы). Некоторых сотрудников можно “держать на телефонном расстоянии”, т.е. вместо того, чтобы приглашать кого-либо на всякий случай, его просят находится на своем рабочем месте в указанный интервал времени, чтобы при необходимости вызвать или получить справку по телефону.

Участники оповещаются о совещании и его повестке дня заблаговременно, чтобы успеть подготовится к нему. Лучше всего это сделать в форме письменного приглашения. В повестке дня должны быть указаны тема совещания, его цель, перечень обсуждаемых вопросов, время начала и окончания совещания, место где оно будет проходить, фамилии докладчиков, содокладчиков, ответственных за подготовку вопросов, время, отводимое на каждый вопрос. В качестве приложения к повестке дня могут рассылаться проекты решений, тезисы докладов, справки.

Чтобы не сбивать сотрудников с рабочего ритма, целесообразно устраивать совещания в конце рабочего дня или во второй его половине. Общая длительность совещания, как правило, не должна превышать двух часов.

12

  Помещение для совещания нужно подбирать исходя из количества участников встречи. Оно должно иметь приемлемую звукоизоляцию и нормальную температуру воздуха, хорошую вентиляцию и скромную, но удобную меблировку. Важно чтобы каждому участнику была предоставлена возможность без напряжения видеть и слышать говорящего, вступать в контакт с другими участниками совещания. Следует предусмотреть, чтобы на столе стояли прохладительные напитки. Рекомендуется перед каждым участником совещания класть именную папку, в которой должны находиться соответствующая документация и проект решения. Наличие такой папки позволяет предотвратить возможные недоразумения при размещении участников, а содержащиеся в ней документы – сократить время совещания и повысить его эффективность.

  Порядок проведения совещаний зависит от характера рассматриваемых на них вопросов, цели, задач и многих других факторов. Но в большинстве случаев сценарий совещания включает в себя определённые темы, постановку вопросов, их обсуждение и поиск приемлемого решения. Если в повестке дня несколько вопросов, то следует продумать последовательность их рассмотрения. Многие специалисты считают целесообразным начинать с легко решаемого вопроса, ибо достигаемый при этом успех приободрит участников совещания.

Настрой совещания в значительной мере определяется докладчиком. Для деловых совещаний очень полезной в ряде случаев, особенно при решении сложных, требующих внимательного изучения вопросов, оказывается форма письменного доклада, заблаговременно рассылаемого участникам совещания для ознакомления. В таком случае докладчик ограничивается лишь кратким вступительным словом и затем отвечает на вопросы. Конечно, это требует большой предварительной работы, но зато положительный результат покрывает все издержки подготовки такого совещания.

Успех совещания в значительной мере определяется качествами председательствующего. Председательствующим на деловых совещаниях бывает, как правило, руководитель предприятия или подразделения. В литературе высказывается мнение, что такую практику нельзя признать единственно правильной.  “Функции председательствующего могут передаваться для оживления атмосферы и усиления обшей заинтересованности в предмете обсуждения одному из участников совещания. Ведение совещания дискуссионного типа психологи считают целесообразным поручать избираемому председателю, а при обсуждении специальных вопросов – авторитету в этой области. На таком совещании, где руководитель не занимает первое место и сознательно уходит в тень, создаётся климат, благоприятствующий творческой дискуссии”.[1] Основная задача председателя совещания – поддерживать рабочий настрой, равновесие интересов, обеспечить для всех возможность заинтересованно и объективно выслушать мнение собравшихся и серьёзно

13

разобраться в отстаиваемых ими  положениях. Для этого следует ознакомиться со всеми точками зрения по обсуждаемому вопросу, в том числе и со взаимоисключающими. “Председательствующий должен обращать внимание выступающих на соблюдение регламента, на необходимость не выходить за рамки обсуждаемого вопроса, но делать это в деликатной форме”.[1]

Не стоит отнимать время у присутствующих, поднимая мелкие вопросы, которые можно решить в рабочем порядке. При обсуждение тех или иных вопросов совещания, если список выступающих определен заранее, рекомендуется как правило, представлять слово в очередности, обратной уровню служебного положения участников. Если список выступающих заранее не определяется, следует тем не менее  обсудить возможность выступлений с некоторыми наиболее заинтересованными и компетентными в подлежащем рассмотрению вопросе участниками совещания, которые могли бы задать тон его обсуждению. Настоящая позиция участников совещания выявляется только в искренней дискуссии, когда люди держаться раскованно и постоянно сохраняют дружеский тон общения.

“Результаты совещания будут более высокими, если председательствующий во время обсуждения занимает нейтральную позицию, не вступает в споры с другими участниками дискуссии и не отдает предпочтения кому-либо предложению до момента принятия решения, после высказывания всех других”.[1]

ТЕЛЕФОННЫЙ РАЗГОВОР

Сейчас телефонные переговоры – важнейшая часть человеческого общения вообще. Но особенно важное значение они приобретают в деловом общении. Благодаря телефону повышается оперативность решения огромного количество вопросов, отпадает необходимость посылать письма, телеграммы или ехать в другое учреждение, на предприятия или фирму. Телефонная связь обеспечивает непрерывный двусторонний обмен информацией на любом расстоянии. По телефону проводятся переговоры, отдаются распоряжения излагаются просьбы, даются консультации, наводятся справки, и часто первым шагом по пути заключения договора является именно телефонный разговор.

Для сокращения времени разговора под рукой всегда должны быть авторучка, бумага, документы и данные на которые, возможно придется ссылаться, номера телефонов, адреса организаций или лиц которые вам потребуется сообщить, а также календарь. Наличие этих своеобразных “реквизитов” телефонного разговора является составной частью культуры служебного общения.

Большую помощь руководителю в телефонном общении может оказать личный секретарь. Личный секретарь, отвечающая по телефону руководителя, должна

14

обладать тактом, уметь отклонить не желательные телефонные разговоры она ограждает руководителя от ненужных телефонных звонков, принимает часть этих звонков на себя. Секретарь должна знать, с кем ее руководитель захочет говорить, и уметь тактично отказать остальным. Информацию, случайно услышанную по телефону она должна хранить в строгой тайне. Желательно, чтобы секретарь обладала приятным голосом была знакома с работой фирмы, знала роль которую играют в ней каждый руководитель, отдел, группа, а также умело узнавать по голосу всех, кто регулярно общается с ее начальником.

“Если вы готовитесь к служебному телефонному разговору, то прежде всего точно определите цель разговора. У вас хорошая память, но какой бы она ни была, желательно записать вопросы, которые вы хотите решить, или сведения, которые вы хотите получить. Записанные вопросы помогут вернуться к нужной вам теме, если разговор уйдет в сторону, а так же не упустить чего-то важного, чтобы потом не пришлось еще раз обращаться по этому вопросу”. [1] Обращаться со служебными вопросами по домашнему телефону можно лишь в случаях не терпящих отлагательств, или по просьбе самого хозяина. Но в этом случае звонить следует не позднее 22 часов.

“Раздается телефонный звонок, и вы поднимаете трубку. С чего начать? Если вы находитесь дома, то у нас, как, прочем, и во многих европейских странах, говорят: “Алло”. На работе ситуация несколько иная, желательно, чтобы сотрудник, снявший трубку, отрекомендовался сразу. Причем по внешнему телефону называют, как правило, не свою фамилию (если это не персональный телефон), а фирму, организацию или подразделение. По внутреннему же телефону называется подразделение и фамилия поднявшего трубку. Отвечая на звонок по персональному телефону, следует всегда называть свою фамилию”.[1]

Первые фразы по телефону служат средством представления сторон друг другу, от них во многом зависит дальнейший разговор, создается впечатление о фирме, поэтому, даже не зная, кто звонит, отвечать нужно доброжелательным тоном. “Нередко у позвонившего после того, как он услышит в трубке “Алло, слушаю”, сказанное грубоватым тоном или как будто от вас отмахиваются, как от назойливой мухи, пропадает всякое настроение продолжать разговор, пусть даже потом, узнав вас, снявший трубку будет рассыпаться в любезностях”.[1]

Инициатор разговора, услышав ответ, должен поздороваться и сразу представиться, то есть назвать свою фамилию, имя и отчество, а так же организацию и должность. Если вы знаете абонента, следует обращаться к нему по имени-отчеству. Разговор обычно начинается словами: “Говорит…”, “К вам обращается…”, “Вас беспокоит…”, “Вам звонит…”. В просторечие довольно распространены формы глагола “звонить” с не правильном ударением на корневом слоге: “звÓнишь”, “звÓнит”, “позвÓнит” и тому подобное. Следует говорить “звонúшь”, “звонúт”, “дозвонúшься” и тому подобное.

15

Если при разговоре на личные темы считается невежливым сразу заговаривать о деле, то служебный разговор напротив, рекомендуется сразу же  начинать с дела, сообщив о чем пойдет речь. Поскольку телефонный звонок может прозвучать в неудобное для другого человека время.

После представления рекомендуется спросить, не помешали ли вы ему и если да, то в какое время было бы удобно перезвонить.

Обычно не принято спрашивать о причине звонка, но если нужного вам человека не оказалось на месте, подошедшему к телефону не только не запрещается, но рекомендуется поинтересоваться, не сможет ли он чем-либо помочь или что-то передать нужному вам человеку. Позвонивший в свою очередь должен сказать о причине  звонка или, если он не может этого сделать  в силу  тех или иных причин, хотя бы назвать свою фамилию и время , когда он смог бы перезвонить, чтобы не заставлять человека гадать, кто мог им интересоваться.

Если вы отложили трубку, чтобы кого-то пригласить к телефону, постарайтесь не забыть о ней, а также о том, что на другом конце провода ждут ответа. Естественно, позвонившему следует заранее поблагодарить человека, откликнувшегося на просьбу позвать нужного ему сотрудника к телефону. Если вызванный к телефону спешит или занят, он должен, извинившись, тактично попросить позвонившего перенести разговор на другое, удобное для него время или, если сделать это затруднительно, изложить суть вопроса в наиболее краткой форме.

По личному телефону люди порой говорят достаточно долго. Служебный разговор требует краткости и чёткости. От длительных разговоров по служебному телефону страдают интересы чужих людей и интересы дела. Кроме того, известно, что при длительном телефонном общении между разговаривающими может возникнуть напряжённость. Поэтому не следует пренебрегать законом пресыщения. “Следует постоянно помнить , что деловой разговор по телефону – это не подробный обмен мнениями, а обмен информацией оперативного значения с целью достижения определённого результата, а также выяснение позиций другой стороны по тому или иному вопросу. Искусство ведения телефонных разговоров заключается в том, чтобы в минимально возможный отрезок времени сообщить всё, что вы хотели сказать, и получить необходимую информацию“. [1] 

В деловой беседе чужеродными кажутся жаргонные слова и выражения типа “добро“, “идёт“, “ладно“, “о′кей“, и другие. Они создают впечатление легкомысленного отношения к делу, несерьезности партнёра или собеседника. “Выяснив необходимые вопросы, не следует ещё раз повторять уже сказанное, затягивать разговор, не зная как его закончить или вслух вспоминая, всё ли, что хотелось, обсуждено. В конце разговора рекомендуется поблагодарить

                                                                16

собеседника за оказанную помощь, консультацию, высказать готовность к продолжению сотрудничества и попрощаться. При всех трудностях разговора и возможном  неприятном его содержании и дискуссионном характере разговор должен быть закончен на оптимистической ноте и в доброжелательном тоне, что оставляет возможность продолжения контактов“.[1]

ПРИЕМ ПОСЕТИТЕЛЕЙ

Приёмы проводятся с различными целями, но чаще всего с целью углубления и расширения контактов и получения нужной информации. Мнение человека о фирме или учреждении и его руководителях во многом зависит от первого впечатления, от уровня организации приёма и вида приёмной. Она должна иметь приятную обстановку и всем своим видом вызывать у посетителя благоприятное впечатление, а секретарь должна обладать необходимыми личными и деловыми качествами, уметь встретить посетителя, быть любезной и приветливой, обеспечить эффективность встречи. Она является для посетителя первым звеном в его общении с фирмой, поэтому большое значение имеет внешний вид секретаря и её умение чётко излагать свои мысли. Она должны иметь хорошие манеры, обладать чувством такта, чтобы при случае уметь сгладить трудные ситуации, в частности, объяснить посетителю причины затруднения его встречи с нужным человеком. В таких случаях она должна сообщить посетителю, что этот человек находится на совещании или нет его на месте, и при необходимости договориться с посетителем о дате их встречи, удобной для обеих сторон. Вместо этого посетителю можно предложить встретится с другим работником, который может ответить на интересующие его вопросы.

Вот как, например, организована работа по приёму посетителей во многих западных фирмах.  “Для чёткой организации приёма посетителей секретарю ежедневно в начале рабочего дня должна представляться информация о всех встречах, назначенных на этот день, и о местопребывании всех руководителей. Каждого посетителя секретарь обычно просит расписаться в книге посетителей или записать подробности  его визита в журнале учёта посетителей. Это удобно для создания картотеки данных по всем посетителям фирмы “. [1]

Посетитель, работник другой фирмы, может представиться секретарю в приемной, вручить ей свою визитную карточку, в нижней части которой указаны его фамилия и должность, а в верхней – наименование фирмы. Если визитная карточка не предлагается, то секретарь должна сама записать эти данные. Секретарь хранит визитные карточки, поскольку они содержат необходимые данные для передачи их соответствующему работнику фирмы, с которым назначена встреча, для информирования его о времени прибытия посетителя и для представления посетителя этому работнику. Когда посетитель излагает

                                                                17

интересующие его вопросы, секретарь должна быть предельно внимательна, чтобы правильно понять и зафиксировать суть этих вопросов и не заставлять посетителя еще раз повторять сказанное.

В случае задержки встречи посетителя с соответствующим работником фирмы секретарь должна в вежливой форме попросить у посетителя извинения и объяснить ему причину задержки, пригласив его сесть и дав посмотреть какой-либо иллюстрированный материал.

К месту проведения переговоров посетителя провожает работник фирмы, или это может быть обязанностью секретаря. Приглашать посетителя в кабинет руководителя без предварительного доклада не следует ни при каких обстоятельствах. Представляя посетителя, секретарь должна четко называть его фамилию, должность и фирму, которую он представляет. Фамилия посетителя называется раньше фамилии руководителя.

Секретарь приемной в разговоре с посетителем должна обращаться  к нему по фамилии. Рекомендуется знать фамилии всех регулярных посетителей фирмы. В случаи самостоятельного проведения переговоров она печатает запись беседы и без промедления передает ее руководителю или другому заинтересованному лицу.

Не редко возникают ситуации когда требуется принятия оперативного решения. Например в приемную фирмы приходит посетитель на встречу с руководителем, который забыл об этой встрече, и проводит переговоры с важным иностранным контрагентом, пригласив его на обед. Наиболее правильным действием секретаря в данной ситуации является следующие.

1.        

2.        

3.        

а) если дело срочное и решение по нему должен принять руководитель, попросить его заместителя принять посетителя и тем временем связаться с руководителем;

б)  если дело не срочное, то попросить заместителя руководителя принять посетителя, убедившись в том, что он может как-то помочь посетителю.

          Если посетитель предпочитает отложить вопрос до встречи с руководителем,     

      нужно договориться с ним о возможности такой встречи через день – два.

4.          

       руководителя так, чтобы он мог ее увидеть сразу же по прибытии.

                                                               18

  При хорошей организации приема посетителей такого рода проблемы полностью исключаются, поскольку секретарь умело и эффективно пользуется своими записями и своевременно предупреждает руководителя о предстоящих встречах.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

В последние годы значительно расширился как объем контактов с зарубежными партнерами, так и круг деловых людей, вовлеченных в эти контакты. Это с особой остротой поставило вопрос о знании начинающими бизнесменами хотя бы наиболее отличительных особенностей поведения в той или иной стране или регионе, не говоря уже об общепринятых правилах делового общения. “Популярная поговорка “чужой монастырь со своим уставом не ходит” означает не только то, что находясь в другой стране, следует выполнять правило поведения принятые у “них”, но и то, что, принимая зарубежных гостей. Важно продемонстрировать уважение к ним, показав свое знание требований этикета, которые распространены в их стране”.[1] У этой поговорки применительно к деловой сфере есть еще одна сторона: вступая в среду бизнеса, предпринимательства, человек должен научиться соблюдать правило, принятые в ней, в противном случае успех, если он и будет достигнут окажется сопряжен с тяжелыми потерями.

Основными дисциплинами, необходимыми для корректного разговорного общения между людьми, является риторика, логика и философия, индивидуальная и соединительная психология. Большое значение в общении имеют такие качества, как образованность, коммуникабельность и общая культура человека, умение вести деловую беседу, понимание психологии людей.

Этика – это, как известно, совокупность принципов человеческого поведения. Распространяя это определение на  область предпринимательства, можно утверждать, что деловая этика представляет собой совокупность принципов поведения людей, занятых в сфере предпринимательской деятельности.

Такая этика позволяет рассматривать и оценить деловые отношения предпринимателей, а также их личное поведение с точки зрения соответствия общепринятым в деловом мире принципам поведения. “Апеллирование к таким принципам помогает предпринимателям, имеющим профессиональную возможность активно влиять на историческую перспективу развития общества, достойно исполнять свой гражданский долг“. [3 ]

В связи с этим представляется целесообразным выделить в деловой этике те моральные ценности, которые являются её структурообразующим компонентами. Точное соблюдение обязательств – лучшая характеристика делового человека, оно отличает его от расхлябанного, вечно спешащего и всюду

                                                                  19

опаздывающего, стремящегося получить как можно больше, но в силу несобранности и неаккуратности постоянно попадающего в беду человека. Точность и обязательность означают, что человек, давал слово, обещая сделать что-либо, должен быть хозяином своему слову и выполнять обещанное точно в срок. Точность и обязательность являются внешним проявлением таких качеств личности, как умение анализировать обстоятельства, оценивать свои поступки, прогнозировать последующие действия. Настоящий деловой человек не даёт пустых обещаний, он предварительно взвесит свои возможности, определит меру своих сил и лишь затем оценит  степень своего участия в том или ином деле.

Требования честности в бизнесе вытекают из его природы. Обман не может служить основой для нормального экономического прогресса. Наоборот, он создаёт угрозу для интересов партнёра. Людей, идущих на обман, в деловом мере всегда осуждали. В конечном счёте те, кто допускает ложь и фальсификацию, больше теряют чем выигрывают. Честность и порядочность как основа практики современного предпринимательства является следствием длительного развития  бизнеса и общества в целом, в ходе которого вырабатывались оптимальные этические и нравственные нормы.

Деловая этика базируется на такой общечеловеческой ценности как свобода. Это означает, что бизнесмен или менеджер должен ценить не только свободу своих коммерческих действий, но и свободу своего конкурента, что выражается в недоступности вмешательства в его дела, ущемление даже в мелочах его интересов.

Культурный предприниматель уделяет самое серьёзное внимание культуре бизнеса. Культурный человек не обязан быть предпринимателем, но предприниматель  обязан быть культурным человеком хотя бы потому, что он заинтересован в постоянном успехе.

Все вышеназванные человеческие ценности и профессиональные деловые качества взаимосвязаны и воспроизводят в целом модель нравственного облика современного делового человека, который:

уважает себя как личность и с уважением относится к другим, проявляя в деловых взаимоотношениях терпимость, деликатность и тактичность, доверяет не только себе, но и другим;

убеждён, что честь превыше прибыли, дорожит своей профессиональной репутацией и поэтому считает, что для деловых отношений обязательны честность, порядочность, справедливость, обязательность и компетентность;

признаёт необходимость конкуренции, но понимает и необходимость сотрудничества;

ценит не только свободу своих коммерческих действий, но и свободу своих конкурентов; умеет и не боится рисковать и брать на себя всю ответственность за принимаемое решения.

                                                          20

                                                   ЛИТЕРАТУРА.

1. А.В. Опалев “Умение обращаться с людьми“. – М ., 1996 г. С. 4,11,121,127-

    128,131,159-164,78-79.

2. П. Мицич “Как проводить деловые беседы“. – М., 1987 г. С. 23,24,50-51,56-

    57,138.

3. Ф.А. Кузин. “Делайте бизнес красиво“. М., 1995 г. С. 12-13,62-64,67,68-69,69-   

    71,80-81,82,86-91.

4.    

5.    

6.    

7.       Ростов –на Дону, 1999 г.

8.    

9.     Добротворский.  1001 путь к успеху. М. 1999 г.

10.  В.И. Курбатов . Стратегия делового успеха.  Ростов-на- Дону, 1995 г.