Бухучет. Учет материалов и расчетов с поставщиками и подрядчиками

УЧЕТ МАТЕРИАЛОВ.

            Порядок ведения учета материалов определяется положением о БУ «Учет материально-производственных запасов» ПБУ-5/98 (утв. приказом МФ РФ от 15.06.98 г. № 25-4).

             Все материалы в зависимости от их назначения и способа применения в процессе производства делятся на несколько групп. Такой способ  группировки материалов нашел отражение в инструкции по применению плана счетов, которое предусматривает открытие к 10 счету соответствующих субсчетов:

10/1   «Сырье и материалы» - отражает наличие и движение:

            а) сырья и основных материалов, входящих в состав вырабатываемой продукции;

            б) вспомогательных материалов, которые участвуют в производстве продукции, или потребляются для хозяйственных нужд, технических целей, содействия производственному процессу. 

10/2  «Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия» - отражается  наличие и движение покупных полуфабрикатов, которые требуют затрат по их обработке или сборке.

10/3  «Топливо» - отражает наличие и движение нефтепродуктов и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств и на технологические нужды производства.

10/4  «Тара и тарные материалы» – отражает наличие и движение всех видов тары, а также материалов и деталей, предназначенных для изготовления тары и  ее ремонта.

10/5   «Запасные части» - отражает наличие и движение запчастей, предназначенных для ремонта или замены изношенных частей машин и оборудования.

10/6   «Прочие материалы» – отражает наличие и движение:

           а) отходов производства;

           б) неисправленного брака;

           в) материальных ценностей, полученных при выбытии основных средств и МБП.

10/7 «Материалы, предназначенные в переработку на сторону» - отражает движение материалов, предназначенных в переработку на сторону и в последующем включаемых в себестоимость полученных из них изделий. 

10/8  «Строительные материалы» – применяется предприятиями-застройщиками для учета материалов, используемых непосредственно в процессе строительных и монтажных работ.

            Согласно ПБУ-5/98 МПЗ принимаются к БУ по фактической себестоимости. В зависимости от способа поступления материалов на предприятие различают их фактическую себестоимость:

            1. Фактической себестоимостью материалов, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат на приобретение за исключением НДС.

            К фактическим затратам относятся:

-          суммы, уплаченные поставщику или физическому лицу по договору;

-          стоимость информации и консультационных услуг, связанных с приобретением материалов;

-          таможенные пошлины;

-          вознаграждение посреднических организаций;

-          затраты на содержание заготовительно-складского аппарата;

-          на услуги транспорта за доставку материалов;

-          по оплате процентов по кредитам поставщика.

            2. ФСМ при их изготовлении самими предприятиями определяется исходя из фактических затрат, связанных с их производством.

 3.  ФСМ, внесенных в счет взноса в уставный капитал предприятия  определяется исходя из их денежной оценки.

 4. ФСМ, полученных безвозмездно, определяется исходя из рыночной стоимости на дату оприходования.

 5. ФСМ, приобретенных в обмен на другое имущество определяется исходя из стоимости обмениваемого имущества, по которой оно было отражено в ББ-се у этого предприятия.

  Фактическую себестоимость можно рассчитать только в конце отчетного периода, когда известны все ее слагаемые, по этому в текущем учете используют твердые или расчетные цены, называемые учетными.  При отпуске материалов в производство, и ином выбытии их оценка производится одним из методов:

1. По себестоимости каждой единицы.

2. По средней себестоимости, которая определяется как частное от деления общей себестоимости запасов на их количество:

Сред.себест. = (Сумма Н.С. + Сумма постав.мат) / (Кол-во нс + Кол-во пост. за м-ц).

3. По себестоимости первых по времени приобретения МПЗ (ФИФО). Данный метод предполагает списание материалов в строго хронологическом порядке поступления партия, т.е. сначала списывается 1 партия, затем 2 и т.д.

4. По себестоимости последних по времени МПЗ. Данный метод предполагает списание в производство сначала последних партий (ЛИФО).

Пример: Расчет стоимости израсходованных материалов и оценка их запасов на конец месяца

1 вариант.  По средней стоимости          Ср.ст. = 600+350+250+450 =   6,6

                                                                            100+ 50+ 50 + 50

         Стоимость отпущенных материалов = 200 х 6,6  = 1 320 руб.

         Остаток на конец месяца = 50 х 6,6 = 330

2 вариант.  ФИФО

                     Ср. стоимость отпущенных материалов = (100 х 6) + (50 х 7) + (50 х 5) = 1 200  руб.

                     Остаток на конец месяца = 50 х 9 = 450                  

 3 вариант.   ЛИФО                  

                     Ср. стоимость отпущенных материалов = (50 х 9) + (50 х 5) + (50 х 7)  + (50 х 6) = 1 35  руб.

                     Остаток на конец месяца = 50 х 6 = 300

Документальное оформление движения материалов.

           Требования, предъявляемые к первичным учетным документам, изложены в постановлении Госкомстата РФ  от 30.10.98 г. № 71-А «Об утверждении унифицированных форм первичных документов».

            Для получения материалов от поставщика предприятие выдает доверенности лицам, состоящим с ним в трудовых отношениях. Доверенности подписываются руководителем и  гл.бух. и заверяются печатью. Выдачу доверенности регистрируют в журнале учета выдачи доверенностей и выдают по расписку получателю. Доверенность должна быть полностью заполнена, и иметь образец подписи лица на имя, которого она выдана. Представитель предприятия, получивший материалы, передает их должностному лицу, ответственному за их хранение и отчитывается перед бухгалтерией.

           Срок действия доверенности, как правило, 15 дней.  

           Не использованные доверенности возвращаются в бухгалтерию, где хранятся до  конца отчетного года, а затем списываются по акту. Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается.

          Поступившие материалы на склад оформляются следующими документами:

1.       Приходный ордер (Форма М-4)  - применяется для учета материалов, поступивших от поставщика или из переработки при полном соответствии количества, фактически поступивших  материалов количеству указанному  в документах.

2.       Акт приемки материалов (Форма  М-7) – применяется в двух случаях:

-          для оформления приемки материалов, имеющих количественное или качественное расхождение с данными  сопроводительных документов;

-          применяется при оформлении приемки неотфактурованной поставки.

           Акт  в 2-х экземплярах составляется членами комиссии с обязательным присутствии мат-отв. лица и представителя поставщика. Один экз. передается в бухгалтерию, а другой – отделу снабжения или юридическому отделу для направления претензионного письма поставщику. В случае выявления излишек они приходуются, а затем оплачиваются.

3.       Договор купли-продажи – применяется в случае  приобретения материалов у физического лица. Должны содержать сведения о продавце и о закупленном материале.

               Документы на отпуск со склада:

1.       Лимитно-заборная карта (Форма М-8)  - применяется для оформления отпуска материалов (при наличии лимита), систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды. Выписывается в 2-х экз. на одно наименование материала, после чего выводится остаток свободного лимита.

2.       Требование-накладная (Форма М-11) – применяется для учета движения материала внутри организации между структурными подразделениями и мат-отв. лицами.

Этим же документом оформляется операция по сдаче на склад из производства неиспользованных материалов, а также сдача отходов и брака.

3.       Накладная на отпуск материалов на сторону (Форма М-15) – применяется для учета отпуска материалов хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории или сторонним организациям на основании договоров или иных документов.

Выписывается  в 2-х экз.  Один -  после письменного разрешения руководителя на отпуск и подписи гл.бух., передается складу как основание для отпуска, второй – получателю материалов. Подписывается лицами отпустившими, и получившими материальные ценности.

Синтетический учет материалов.

            Для синтетического учета материалов предназначен 10 счет, который имеет  8-м субсчетов. Счет активный, инвентарный.

            Материалы, принятые на ответственное хранение и в переработку, учитываются на забалансовом 002 счете «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение». План счетов предусматривает возможность использования одного из двух вариантов учета заготовления материалов:

             1 вариант: 

Движение материалов на 10 счете отражается по фактической себестоимости. В течение месяца отпуск материалов производится по учетным ценам, а по окончании месяца определяется сумма транспортно-заготовительных расходов (ТЗР), относящихся к израсходованным материалам. Данные, образующие фактическую себестоимость полученных материалов, отражаются в разных Ж-О: № 6 (К 60);  № 7 (К 71); № 8 (К76);  № 10 (К20); № 13 (К 47, 80), а суммируются в главной книге по Д-ту 10 счета.  Фактическая стоимость израсходованных материалов определяется по ведомости № 10 и записывается в Ж-О № 10 с К-та 10 счета в дебет разных счетов.

10 счет  - «Материалы»:

НС -  показывает фактическую себестоимость материалов на складе.

Обороты по дебету – поступление материалов:

1. От поставщика                  -                К 60

2. За счет подотчетных сумм   -            К 71

3. Изготовленные цехами вспомогательного производства            - К 23

4. Отходы и сэкономленные материалы из производства               -  К 20

5. Стоимость лома и отходов от окончательно забракованной продукции  -        К 28

6. В счет вкладов в уставный капитал              -   К 75/1

7. Излишки материалов, выявленные при инвентаризации           - К 80

8. ТЗР:

-          стоимость перевозки собственным транспортом   - К 23

-          стоимость услуг сторонних организаций  -  К 60

-          з/плата отдела снабжения и складских работников с отчислениями – К 70; 69 – 30% отчисления

Обороты по кредиту – фактическая себестоимость израсходованных материалов:

1. На изготовление продукции основного производства   - Д 20

2. На изготовление продукции вспомогательного производства -  Д 23

3. На общехозяйственные нужды  - Д 26

4. На общепроизводственные нужды – Д 25

5. На исправление брака  -  Д 28

6. На освоение новых видов продукции – Д 31

7.  На упаковку готовой продукции – Д 43; 46

8. Стоимость материалов, реализованных на стороны  -  Д 62; 48

9. Недостача материалов, выявленная при инвентаризации -  Д 84.

2 вариант.  

Предполагает использование 15 «Заготовление и приобретение материалов» и 16 «Отклонение в стоимости материалов» счетов.

          В этом случае на основании поступивших расчетных документов производится запись – Д 15; 19 и К 60.

         По дебету 15 счета собираются все затраты по процессу заготовления: Д 15 – К 60; 70; 71; 76;69; 23 и т.д.

         Стоимость фактически поступивших и оприходованных материалов по учетным ценам – Д 10 К 15. Разница между фактической себестоимостью и учетной стоимостью списывается на 16 счет:

-          положительная разница  (фактическая > учетной)  Д16 – К15;

-          отрицательная разница  (фактическая < учетной)  Д15 – К16.

         Стоимость материалов по учетным ценам, отпущенным со склада, списывается проводкой: Д20; 26; 23 – К 10.

         На те же счета списывается с 16 счета:

-          положительная разница -  Д 20; 26; 23 – К 16;

-          отрицательная разница -  Д 20; 26; 23 – К 16 – делается методом красного сторно.

           Д 15          К 70; 60; 71; 76      - затраты

           Д 10          К 15                        - заприходованная учетная стоимость

           Д 16          К 15                         - разница между фактической и учетной стоимостью.

           Дебетовое сальдо по 15 счету показывает стоимость материалов в пути (как оплаченных, так и не оплаченных).

Учет расчетов с поставщиками.

            Производственные запасы материалов в основном пополняются за счет поставок от предприятий-поставщиков.

            В договорах поставок предусматривается:

1.       Наименование материалов.

2.       Количество.

3.       Цена.

4.       Сроки действия договора и поставок.

5.       Способы транспортировки.

6.       Порядок расчетов.

7.       Порядок приемки материалов.

8.       Санкции за несоблюдение условий договора.

            Поставщик на отгруженные материалы выписывает расчетные документы и передает их покупателю для оплаты. Эти документы поступают в отдел снабжения (маркетинга), где их проверяют на соответствие  с договором, регистрируют в книге поступления грузов и дают акцепт. Затем они передаются в бухгалтерию для учета и оплаты. С этого  момента у предприятия возникают расчеты с поставщиком. По мере поступления материала на склад, выписываются приходные документы, которые передаются по реестру в бухгалтерию. Бухгалтерия подбирает документы склада к расчетным документам поставщика и производит запись в Ж-О № 6. Для учета расчетов  с поставщиками используют счета: 60; 61; 63.

Счет № 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Обороты по Дебету:

1.       Оплата документов поставщика:

-          К 51 – с р/с;

-          К 55/1 – с   аккредитивного счета;

-          К 55/2 – чеком из лимитированной чековой книжки;

-          К 90; 92 –  ссуды банка

-          К 62; 76 – в счет взаимных расчетов;

-          К 61 – зачет ранее уплаченного аванса.

Кредит 60 счета:

                НС – задолженность  предприятия по неоплаченным счетам и не отфактурованным поставкам.

Обороты по К-ту:

1.       Д 10; 12; 41;15 – акцепт платежных документов за отгруженные материальные ценности.

2.       Д 20; 23; 25;26 – акцепт платежных документов за потребленную энергию, воду.

3.       Д 46; 43 – акцепт платежных документов за доставку готовой продукции.

4.       Д 08 – акцепт платежных документов на отгруженные ОС.

5.       Д 19 – сумма НДС по документам поставщика.

6.       Д 63 – сумма претензий к поставщику за недостачу материалов (фактическая себестоимость + НДС).

Счет № 61 «Расчеты по авансам выданным»

Дебет 61 счета:

                НС – задолженность  предприятий-поставщиков по выданным авансам.

Обороты по Д-ту:

1. К 51 – перечислены авансы поставщикам.

Обороты по К-ту:

1.       Д 51 – возврат неиспользованного аванса.

2.       Д 60 – зачет аванса по выполненным договорам.

Счет № 63 «Расчеты по претензиям»

Дебет 63 счета:

                НС – показывает дебиторскую задолженность по предъявленным претензиям..

Обороты по Д-ту:

1.       К 60 – возникновение претензий в связи с недостатком материалов, не соответствием цен, арифметической ошибкой, обнаруженной после оплаты.

2.       К 51 – суммы,  ошибочно списанные с р/с, списание ошибочно зачисленных сумм с р/с

3.       К 80 – суммы штрафов за несоблюдение договорных обязательств, признанные поставщиком или присужденные арбитражным судом.

Обороты по К-ту:

1.       Д 51 – суммы, ошибочно зачисленные на р/с.

Учет расчетов с поставщиками ведется в Ж-О № 6.

Это комбинированный учетный регистр, совмещающий аналитический и синтетический учет. Заполняется он в разрезе платежных документов поставщика линейно-позиционным способом.

Порядок заполнения Ж-О № 6

1. В начале месяца в Ж-О № : переносятся остатки на первое число. В гр. 10  - остатки за не прибывший груз, в гр. 11 – задолженность по неоплаченным счетам и неотфактурованным поставкам.

2. В течение месяца в Ж-О № 6 регистрируются все платежные документы, поступившие от поставщика:

в гр. «А» – регистрационный номер;

в гр. «Б» – номер платежного документа;

в гр. «В» – наименования поставщика»;

в гр. «9» – общая сумма по документу.

3. Бухгалтер к документам поставщика подбирает документы склада по приходу материальных ценностей  и отражает их в гр. «Г» «Номер документа склада или вид услуг».

В гр. «Д» – учетная стоимость поступивших материалов и МБП.

В графах с «1» по «5» в дебет соответствующих счетов по фактической себестоимости.

В гр. «6» – дебет сумм НДС.

В гр. «7» – дебет 63 счета.

Сумма ж/д тарифа распределяется пропорционально массе груза, а сумма  наценок пропорционально стоимости. Излишки материалов приходуются на склад и отражаются отдельной строкой как неотфактурованные поставки.

4. Порядок учета неотфактурованных поставок

На склад неотфактурованную поставку приходуют актом приемки материалов по учетным ценам.

В Ж-О № 6 такие поставки регистрируются отдельной строкой, а в гр. «Б» ставится буква – «Н». При поступлении документов поставщика они регистрируются в обычном порядке, а ранее сделанная запись сторнируется, т.е. красными чернилами (-) по учетной цене делается запись в гр. «Д», в гр.»9» и в дебет соответствующих счетов.

5. Порядок учета материалов в пути.

Материалами в пути называется поставка, по которой предприятие акцептовало платежные документы, а материалы на склад до конца месяца не поступили.

Сумма акцепта отражается в гр. «9» и «8» – не прибывший груз.

6. На основание бухгалтерских данных в гр. С «12» по «16» заносятся суммы оплаченных счетов поставщиков (ж-о № 1 (50); ж-о № 2 (51); ж-о № 3 (55); ж-о № 4 (90, 92); ж-о № 7 (71); ж-о № 8 (76)).

7. В конце месяца подсчитываются итоги по всем графам:

гр. «9» = Сумме с гр. «1» по «8».

8. За итоговой строкой отражаются две строки:

1-я – Сторно – материалы в пути на начало месяца – красными чернилами по дебету счетов в гр. «9» и в сумме гр. «10»

2-я – Материалы в пути на конец месяца условно приходуются, т.е. отражаются обычной записью в дебет счетов и красной  - в  гр. «8».

                9. Подсчитывается строка «Всего» для отражения в Главной книге, а на обороте Ж-О № 6 – сводно-контрольные данные по 60 счету.

Учет материалов на складе и в бухгалтерии.

Учет ТЗР.

                Учет материалов на складе зависит от выбранного метода. Широкое использование получили 2 метода:

1.       Оперативно-бухгалтерский (сальдовый).

2.       Количественно-суммовой (книжный).

1.       Оперативно-бухгалтерский (сальдовый).

Этот метод предполагает ведение на складе только количественно-сортового учета материалов.

Учет ведется на карточках складского учета материалов. Бухгалтерия открывает карточки на каждый вид материалов и передает кладовщику. По мере поступления материалов на склад кладовщик  выписывает приходные документы и вносит их в карточки.

На основании документов по расходу материалов в карточках регистрируется выдача материалов, а остаток материалов выводится после каждой записи.

Таким образом, склад располагает оперативными данными о состоянии запасов на любую дату месяца.

Бухгалтер один раз в 3 – 5 дней выходит на склад и производит проверку правильности записей в карточках складского учета материалов и ставит свою подпись. После чего карточки приобретают силу бухгалтерского регистра.

В установленные сроки (5 – 10 дней) кладовщик по реестру сдает в бухгалтерию первичные документы по приходу и расходу материалов.

По состоянию на 1-е число каждого месяца кладовщик переносит количественные остатки и карточек в книгу остатков материалов. Бухгалтер определяет остатки материалов в денежном выражении и по этим данным составляется оборотная ведомость в  разрезе балансовых счетов в денежном выражении.

2.      Количественно-суммовой (книжный).

Этот метод используется при не большом количестве материалов и при отсутствии большого складского хозяйства.

Склад ведет учет материалов на карточках количественно-суммового учета материалов.

На основании первичных документов по приходу и расходу материалов производится запись в карточках. По окончании месяца подводятся итоговый оборот по приходу и расходу материалов, и выводится конечный остаток. Остаток можно выводить и после каждой записи.

На основании итоговых записей составляется оборотная ведомость количественно-суммового учета материалов.

Определение фактической себестоимости приобретенных материалов и материалов, отпущенных со склада,  бухгалтерия производит в ведомости № 10 «Движение материальных ценностей».

Порядок заполнения ведомости № 10

1.       В первую очередь заполняются справки:

-          № 1 «Слагаемые фактической себестоимости»

-          № 2 «Учетная стоимость поступивших материалов».

По данным Ж-О № 6, 7, 8, 10 В справке № 1 по строке «Ж-О № 6»  проставляется сумма «Всего»  для записи в главную книгу.

После отражения «Изменение остатков материалов в пути» определяется строка «Фактическая стоимость поступивших материальных ценностей».

В справке № 2 на основании Ж-О № 6;7;8;10 отражается учетная стоимость поступивших материалов.

2. Затем переходят к заполнения I раздела «Движение на складах по учетным ценам».

Остаток на начало  месяца переносится из ведомости № 10  за предшествующий месяц. Данные по приходу и расходу материалов берутся из реестров сдачи первичных документов со склада в бухгалтерию. Строка «Итого» по приходу сверяется со справкой № 2.

Остаток на конец месяца в I разделе определяется расчетным путем:

Начальный остаток на нач. м-ца + Итого приход – Итого расход.

 Полученная сумма сверяется с книгами остатков материалов или с оборотной ведомостью количественно-суммового учета

                3. Раздел II заполняется по данным реестров сдачи документов по приходу.

                Строка «20» «Итого по учетным ценам» = Стр. «Итого поступила из раздела I»

                Стр. «22; 23; 21» – отражают внутренний оборот материалов по предприятию.

                Стр. «24» – определяется как разница Стр. «20» и строк «21; 22;23».

                Стр. «25»  -  заполняется   по данным справки № 1.

                Стр. «26-27»  - остаток на начало месяца переносятся из ведомости № 10 за прошедший месяц (соответственно по учетным ценам и по фактической себестоимости в разрезе синтетических счетов).

4. Оценка материальных запасов по учетной стоимости и фактической себестоимости позволяют определить сумму ТЗР (отклонение) и %ТЗР.

                Сумма ТЗР = (С-до на нач. м-ца по ф. Себ. + Поступление по ф. себ-ти) - (С-до на нач. м-ца по уч.ст-ти + Поступление поуч.. ст-ти)

                Стр. «30»  = Стр. «29» – Стр. «28»

                %ТЗР = (Сумма ТЗР / Поступление ТЗР с остатком по уч.цен) х 100%

                Стр. «31» = (Стр. «30» –  Стр. «28») х 100%

                5. Раздел III состоит из 2-х подразделов:

                а) Расход с общезаводских складов  заполняется по реестрам сданных документов по расходу материалов:

                Стр. «13» -  «Итого»  расход по учетным ценам в разрезе учетных групп (сверяются с I разделом В № 10 «Итого выбыло».

                Стр. «16» -  отпуск без внутренних оборотов

                Стр. «16» = Стр. «13»  -  Стр. «14»  - Стр. «15»

                Стр. «20» - выписывается процент ТЗР из II раздела.

Стр. «21» определяет сумму ТЗР, относящуюся к материалам,  отпущенным со склада. Она равна расход материалов по учетной стоимости умноженный  на  проценты ТЗР т.е. 

Стр. «21» =  Стр. «16» х Стр. «20».

                Стр. «28»  определяет окончательный расход по фактической себестоимости, он равен расход по учетной стоимости плюс ТЗР  т.е.

 Стр. «28» = Стр. «16» + Стр. «21».

                6. Определяются остатки материалов на конец месяца по учетной стоимости и фактической себестоимости.

           Стр. «24» -  по учетной стоимости:  Стр. «24» =  Стр. «28» (II раздела) --  Стр. «16» (III раздела)

           Стр. «29» – по фактической себестоимости:  Стр. «29» =  Стр. «29» (II раздела) – Стр. «28» (III  раздела)  

Пример:      Порядок расчета фактической себестоимости

         Для 4 пункта определяем процент ТЗР:    % ТЗР = (960 /8 000) х 100 = 12%

         Сумма отклонения ТЗР = 6 800 х 12% = 816