Состав нормативных документов, регламентирующих организацию работы с документами
Содержание
1. Введение…………………………………………………………………………..4
2. Инструкция. Её структура и разработка………………………………………...5
3. Характеристика СДОУ…………………………………………………………...6
4. Проблема с документами и путь её решения…………………………………...7
5. Заключение……………………………………………………………………….9
6. Список используемой литературы…………………………………………….10
7. Приложение…………………………………………………………………….11
Введение
Тема моей экзаменационной работы «Состав нормативных документов, регламентирующих организацию работы с документами». Вопросы документационного обеспечения управления регулируются:
- законами РФ;
- государственными и отраслевыми стандартами;
- общероссийскими классификаторами;
- государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству;
- инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.
Рациональное составление служебных документов с учетом их особенностей является весьма актуальной задачей в деле совершенствования и повышения эффективности управленческого труда и требует знания определенных правил и норм работы с документами.
В соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) на территории РФ установлены единые правила работы с документами в организациях с различными формами собственности и видами деятельности. Однако организации, работающие в различных отраслях производства, имеют специфические особенности, требующие специальной регламентации.
В Администрации Губерлинского сельсовета, где я проходила практику, из документов, регламентирующих организацию работы с документами, используется лишь инструкция по делопроизводству администрации Гайского района. Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации Гайского района .
Инструкция Ее структура и разработка
Рассматривая теорию Л.А.Дорониной можно сказать, что инструкция – это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый руководителем организации) в целях установления правил, регламентирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.
Например: Примерная инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления Оренбургской области, инструкция по делопроизводству в го-родской, районной территориальных избирательных комиссиях.
Инструкция по документационному обеспечению управления разрабатывается с целью рационализации труда в органах управления и предполагает создание таких условий, при которых конечная цель управления достигается с наименьшими затратами.
Основополагающим документом при разработке инструкции по доку-ментационному обеспечению управления должна служить ГСДОУ. Она включает в себя общие правила ведения делопроизводства на территории РФ.
Инструкция по делопроизводству содержит много указующих моментов, ее текст должен быть особенно точным и понятным. В инструкции используются слова : «следует» , «необходимо», «не допускается», «должен», «рекомендуется» и т.п.. Инструкция является организационным документом длительного действия, поэтому в ней нет указаний на конкретных исполнителей, нет сроков исполнения.
Текст инструкции разбивается на разделы, пункты, подпункты. Начинается инструкция с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели, область применения и порядок пользования инструкцией. Изложение текста должно вестись или от третьего лица , или в безличной форме .
Например: Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил работы с документами и их сохранность возлагается на главу администрации.
Заголовок инструкции должен четко отражать круг вопросов, изложенных в ней, и лиц, на которых она распространяется.
Например: Инструкция по делопроизводству администрации Гайского района.
Структура текста инструкции зависит от целей создания, объема доку-ментационных работ и уровня автоматизации документационного обеспечения управления.
Если сравнить несколько инструкций по делопроизводству, то сравнительный анализ покажет, что любая инструкция по документационному обеспечению управления должна включать в себя правила документирования, организацию работы с документами и порядок оперативного хранения документов.
Характеристика СДОУ
В любой организации должна существовать служба документационного обеспечения управления (СДОУ), которая будет отвечать за составление и оформление документов. В Администрации Губерлинского сельсовета СДОУ состоит из секретаря и бухгалтеров .
СДОУ предприятия для составления и оформления документов пользуется инструкцией по делопроизводству. Инструкция разработана в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Оренбургской области по вопросам организации работы органов местного самоуправления, архивного дела и делопроизводства, а также норма-тивно-методическими документами Федеральной архивной службы России и действующими государственными стандартами.
В инструкции приведены такие разделы как:
- общие положения;
- порядок составления и оформления служебных документов;
- порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;
- контроль исполнения документов;
- порядок работы с исходящими документами;
- порядок работы с внутренними документами;
- составление номенклатуры дел;
- правила формирования дел;
- порядок обеспечения сохранности документов;
- порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.
Из вышесказанного можно сказать, что Администрация Губерлинского сельсовета в процессе составления и оформления организационно-распоряди-тельной документации регламентируется Инструкцией по делопроизводству адми-нистрации Гайского района.
Проблема с документами и путь ее решения.
Основная деятельность высшего управленческого звена любого предприятия или организации – работа с документами: их анализ, подготовка, принятие реше-ний, организация или контроль исполнения. При этом документы, по существу, являются основным инструментом организации управления.
В условиях традиционного «бумажного» делопроизводства задача делопроиз-водственных служб сводится к выполнению следующих технологических функ-ций: изготовление и учет бумажных документов, их перемещение по организации и отправка, контроль работы с документами исполнителей, уничтожение/хранение документов и, конечно, связанная с документами справочно-аналитическая работа.
Система работы с документами в организациях различного профиля и масштаба, по сути, имеет одинаковое содержание. Документы получают извне или создают внутри организации, их регистрируют и направляют для рассмотрения и принятия решений, а по принятым решениям – для исполнения. Ход рассмотрения доку-ментов и их исполнения контролируется. При этом и проблемы с документами у всех практически одинаковы :
- не удается найти нужные документы;
- документы не выполняются в срок или вообще не выполняются и т. д.
В результате многие организации фактически становятся неуправляемыми. Это проявляется в том, что руководители зачастую не могут получить ответы даже на самые общие вопросы, связанные с документами и исполнителями.
Именно такая проблема существует в организации, где я проходила практику, т.е. не всегда удается обеспечить полный контроль за прохождением хотя бы важнейших документов. Я считаю, что сегодня единственный эффективный путь решения проблемы управления документами – переход организации на макси-мальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети организации.
Заключение
На любом предприятии должна существовать инструкция, которая содержит права и обязанности сотрудников, устанавливает весь процесс организации дело-производства, правила составления и оформления документов.
В Администрации Губерлинского сельсовета, где я проходила практику, из документов, регламентирующих организацию работы с документами, используется лишь инструкция по делопроизводству администрации Гайского района. Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленчес-кой деятельности и организации работы с документами в администрации Гайского района.
Инструкция по делопроизводству – это один из важных документов, её обязаны изучить вновь принятые работники и соблюдать требования в работе с документа-ми.
На практике я столкнулась с проблемой контроля документооборота. Я считаю, что единственный эффективный путь решения этой проблемы – автоматизация до-кументооборота.
На основании вышесказанного, я пришла к выводу, что инструкция по дело-производству и состав нормативно – методической базы делопроизводства необхо-димы на предприятии, т.к. упрощают организацию работы с документами и обеспе-чивают их контроль.
Список используемой литературы
1. Справочник секретаря и офис – менеджера
2. Андреева В.И. Делопроизводство – М.
3. Басаков М.И. Делопроизводство – М.
4. Веселов П.В. Профессия секретарь.
Приложение 1
УТВЕРЖДЕНА
Распоряжением главы
Гайского района
От 27.12.2003 № 834-р
ИНСТРУКЦИЯ
1. Общие положения.
1.1. Настоящая инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администра-ции Гайского района.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательными и иными право-выми актами Российской Федерации и Оренбургской области по вопросам орга-низации работы органов местного самоуправления, архивного дела и делопроиз-водства, а также нормативно- методическими документами Федеральной архивной службы России и действующими государственными стандартами.
1.3. Администрация Гайского района организует и ведет делопроизводство на осно-ве индивидуальной инструкции (приложение 2) и других нормативно-методичес-ких документов, не противоречащих законодательству РФ и Оренбургской облас-ти. Индивидуальная инструкция по делопроизводству утверждается главой адми-нистрации после согласования с муниципальным архивом.
Приложение 1
1.4. Положения инструкции распространяются на организацию работы с докумен-тами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компью-терных) технологий, Автоматизированные технологии обработки документной ин-формации, применяемые в администрации района, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству администрации Оренбургской области.
1.5. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установлен-ных правил работы с документами, и их сохранность возлагается на главу адми-нистрации.
1.6. Техническое ведение делопроизводства возлагается на начальника общего от-дела. Начальник общего отдела обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует главу администрации о состоянии их исполне-ния. Знакомит других работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
1.7. Вновь принятые работники администрации обязаны изучить инструкцию по де-лопроизводству и соблюдать ее требования в работе с документами.
Администрация Приложение 2
Гайского района
Оренбургской области
Администрация
Губерлинского сельсовета
Инструкция
15.12.2002. № 01 – 14
По делопроизводству
1. Общие положения
1.1……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….…..1.2...………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
2.Документация администрации сельсовета
2.1………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
2.2…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
3. Подготовка и оформление документов
3.1………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. 3.2.….…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
4................................................................
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК администрации Начальник архивного
Гайского района отдела администрации
От _____________ № _____ Гайского района
Личная подпись
Дата
Образец индивидуальной инструкции.