Планирование занятости персонала

• 7.1. Документ «Событие»

Одной из основных задач планирования использования рабочего времени является планирование встреч работников (в частности, совещаний) и участие работников в мероприятиях (как во внутренних, так и во внешних).

Естественно необходимо располагать некоторыми сведениями (например, сведения об использовании помещений предприятия, где предположительно будут проводиться мероприятия) для успешного проведения мероприятий, совещаний.

Все документы по планированию занятости работников можно вызвать из меню «Управление персоналом» – «Персонал» – «Занятость персонала» (интерфейс «Полный»).

Справочник «Мероприятия» хранит список мероприятий, в которых могут принимать участие работники предприятия.

Для мероприятия указывается его продолжительность в виде даты начала и даты окончания, а так же отдельные составляющие мероприятия в табличной части «Состав мероприятия». Каждая составная часть мероприятия имеет свою продолжительность, которая задается датой начала и датой окончания с указанием времени. Если дата и время начала или окончания какой-либо составной части мероприятия выйдет за рамки общей продолжительности мероприятия, то при попытке записать элемент справочника будет выдано соответствующее предупреждение. Временные интервалы составных частей в рамках одного мероприятия могут пересекаться между собой, т.е. допускается, что эти события могут происходить параллельно.

При записи элемента справочника «Мероприятия» происходит сохранение данных о составе мероприятия в подчиненном ему справочнике «Состав мероприятия». Элементы справочника «Мероприятия» используются при заполнении документа «Участие в мероприятиях».

В документе для каждого работника указываются те составляющие мероприятия, в которых он участвует, и в качестве кого (слушатель, участник или ответственный) он участвует.

Документ «Участие в мероприятиях» предназначен для регистрации уже утвержденных планов, поэтому при проведении документа производится проверка, не заняты ли работники одновременно в нескольких составляющих мероприятия или на других мероприятиях.

После проведения документа можно посмотреть фрагмент списка работников занятых в мероприятии, введенный этим документом – при помощи кнопки «Диаграмма».

Для анализирования соответствующей информации в программе приведены отчеты:

• «Список намеченных встреч»;
• «Участие работников в мероприятиях»;
• «Планируемая занятость работников».

7.1. Документ «Событие»

Документ предназначен для регистрации запланированных событий пользователем и хранения уже совершившихся событий.

Это могут быть запланированные телефонные звонки, поездки, отправка писем, проведение встреч и другие события, требующие планирования времени.

Вызывать документ можно из меню «Управление персоналом» (интерфейс «Полный»).

Для возможности отбора событий все события делятся по своему назначению на группы:

• телефонный звонок
• личная встреча
• электронное письмо
• почтовое письмо
• прочее

Событие каждой группы дополнительно рассматривается как входящее или как исходящее.

Исходящие события – это события, определяющие действия менеджера, которые он сам должен провести, например, написать письмо, позвонить, организовать встречу.

Входящие события – это события, которые со стороны менеджера требуют простого контроля, например, проверить, что пришло письмо по электронной почте, проверить что клиент, обещавший перезвонить, действительно перезвонил.

Для каждого события можно указать тему, суть события, интервал времени, отведенный на него, ответственного пользователя за проведение события.

Событие можно классифицировать на три категории:

• событие запланировано
• событие завершено
• событие отменено

Такая классификация ведется пользователем вручную.

Если речь идет о запланированных встречах – можно пометить в каком помещении запланировано событие. Эта информация нужна для анализа загрузки помещений, доступность помещения в заданный интервал времени может автоматически контролироваться системой.

На закладке «Дополнительно» можно указать помещения для проведения мероприятия, документ-основание для регистрации данного события. По указанным значениям территории и помещения производится регистрация информации об их занятости.

Для вида события «Личная встреча» появляется третья закладка – «Участники» , на которой можно указать несколько участников встречи, как со стороны нашей компании, так и других участников встречи, не указанные ранее. Причем занятость работников будет так же регистрироваться.

Из формы документа можно отправить электронное письмо. При этом адрес получателя автоматически проставляется из соответствующей контактной информации.

По событиям, введенным в документах «Событие», можно построить отчет «Отчет по событиям». Отчет может быть сгруппирован по контрагентам или по контактным лицам. Для каждого документа «Событие» отображаются в расшифровке его основные параметры. По кнопке (+) можно произвести расшифровку и посмотреть полную информацию о сути события.