Романькова О.Н., Сидоренко И.В., Шевчук В.В.

Организация документооборота по учету наличия и движения основных средств, а также улучшение учета арендных операций на предприятии

Движение документов в процессе их оперативного использования и бухгалтерской обработки с момента составления или получения документа от других предприятий до передачи на сохранение в архив называют документооборотом [1].

Согласно статье 8, пункту 5 Закона Украины предприятие самостоятельно утверждает правила документооборота и технологию обработки учётной информации, дополнительную систему счетов и регистров аналитического учета [2].

Документооборот – это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. При плохой организации документооборота возникает множество проблем. На предприятии необходима качественная организация документооборота. Эффективный документооборот является обязательной составляющей при управлении предприятием, который также исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета на  предприятии.

Упорядочивание документооборота должно начинаться с составления полного реестра используемых на предприятии документов. Для каждого типа документа определяется схема движения по этапам развития от момента его возникновения (создания или получения) до списания и передачи в архив. Такой подход позволяет оптимизировать документооборот, исключить дублирование документов и операций, ускорить работу над документами [3].

В условиях экономической реформы повышается роль учета и контроля за рациональным использованием всех ресурсов, в том числе и основных средств.

Основные средства являются неотъемлемой частью любого предприятия и от повышения эффективности их использования зависят важные показатели деятельности предприятия, такие как финансовое положение и конкурентоспособность на рынке.

Подробнее хотелось бы остановиться на организации документооборота по учёту основных средств на предприятии и предложить некоторые изменения для улучшения работы предприятия.

Проблемам учета и анализа основных средств посвящены работы таких ведущих ученых экономистов, как: Бутынец Ф.Ф., Богдановская Л.А., Виногоров Г.Г., Ермолович Е.Е., Савицкая Г.В., Снитко К.Ф., Сушкевич В.В., Русак Н.А., Олейник О.В., Шигун М.М., Шулепова С.М. и других.

Представим на рисунке типовую схему документооборота по учёту основных средств на предприятии.

В настоящее время среди предприятий практикуется аренда основных средств. Развитие арендных отношений в экономике способно оживить экономическую конъюнктуру, дать инвестиционный толчок начинающемуся росту, расширить платежеспособный спрос, создать заинтересованность у предприятий в подъеме деловой активности.

Рис. Типовая схема документооборота по учёту наличия и движения основных средств на предприятии

Арендные сделки являются самыми распространенными среди других финансово-хозяйственных операций. При этом сторонами арендных отношений могут выступать как физические, так и юридические лица.

Оценивая свое финансовое положение и платежеспособность, предприятия зачастую приходят к выводу о том, что иногда выгоднее взять необходимый объект основных средств во временное пользование у другого субъекта, чем приобретать его в собственность, то есть арендовать.

Бухгалтерский учет арендных операций ведется в соответствии с Положением (стандартом) бухгалтерского учета 14 «Аренда» (далее – П(С)БУ 14 «Аренда»). В П(С)БУ 14 «Аренда» предусмотрено два вида аренды: операционная и финансовая [4].

Аренда – соглашение, по которому арендатор приобретает право пользования необоротным активом за плату в течение согласованного с арендодателем срока.

Формы арендных отношений зависят от объекта аренды (здания, сооружения, помещения, объекты, оборудование, транспортные средства, земельные участки и другое имущество), а также от того, в какой степени риск и вознаграждение, связанные с правом пользования арендованным имуществом, переходят к арендатору или остаются у арендодателя (финансовая и текущая).

Финансовая аренда – аренда, которая предусматривает передачу арендатору всех рисков и выгод, связанных с правом пользования и владения активом. Аренда считается финансовой при наличии хотя бы одного из приведенных ниже признаков:

1) арендатор приобретает право собственности на арендованный актив по окончании срока аренды;

2) арендатор имеет возможность и намерение приобрести объект аренды по цене, ниже его справедливой стоимости на дату приобретения;

3) срок аренды составляет большую часть срока полезного использования (эксплуатации) объекта аренды;

4) нынешняя стоимость минимальных арендных платежей с начала срока аренды равняется или превышает справедливую стоимость объекта аренды;

5) арендованный актив имеет особый характер, что дает возможность только арендатору использовать его без расходов на его модернизацию, модификацию, дооборудование;

6) арендатор может продлить аренду актива за плату, значительно ниже рыночной арендной платы;

7) аренда может быть прекращена арендатором, возмещающим арендодателю его потери от прекращения аренды;

8) доходы или потери от изменений справедливой стоимости объекта аренды на конец срока аренды принадлежат арендатору [4].

Операционная (текущая) аренда. Под ней понимается любая аренда, за исключением финансовой. При операционной (текущей) аренде риски и вознаграждения, связанные с правом собственности на актив, остаются у арендодателя, поэтому сданные им в аренду активы рассматриваются как амортизируемое имущество, и получаемая арендная плата включается в доход на протяжении всего срока аренды. Текущая аренда подразумевает временное владение арендатором имуществом.

Основанием возникновения арендных отношений между предприятием и арендаторами является заключение договора об аренде. Таким образом, первоначальным документом, определяющим экономико-правовую сторону арендных отношений является договор, в котором находят отражение: состав и стоимость передаваемого в аренду имущества; размер арендной платы; сроки аренды; распределение обязанностей сторон по восстановлению и ремонту арендованного имущества; обязанности арендодателя представить арендатору имущество в соответствии с условиями договора; порядок внесения арендной платы и возвращения имущества арендодателю в состоянии, обусловленном договором [5].

В связи с тем, что в настоящее время аренда основных средств имеет большое значение для предприятий, хотелось бы предложить несколько документов по учету аренды, которые могли бы упростить и систематизировать ведение бухгалтерского учета аренды на предприятии. К таким документам относят: акт принятых, переданных в аренду основных средств; инвентарные карточки принятых, переданных в аренду основных средств; ведомость по учету принятых, переданных в аренду основных средств и ведомость начисления амортизации арендованных основных средств. Документы по учету арендных операций внесут соответствующие изменения при составлении схемы документооборота, а также предоставят более наглядную и детальную информацию об арендованных основных средствах, и помогут провести детальный контроль учета таких операций, что в свою очередь уменьшит количество обрабатываемых документов и облегчит работу бухгалтера.

Литература:

1. Сук Л.К. Організація бухгалтерського обліку: підручник / Л.К. Сук, П.Л. Сук, Ю.В. Піча. – К.: Каравела. – 624 с.

2. Закон Украины от 16.07.99 г. № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (с изменениями и дополнениями, последние из которых внесены законами Украины от 9 февраля 2006 года № 3422-IV, от 8 июля 2010 года № 2457-VI,от 2 декабря 2010 года № 2756-VI, от 15 февраля 2011 года № 3024-VI, от 12 мая 2011 года № 3332-VI, от 7 июля 2011 года № 3614-VI).

3. [сылка более недоступна}

4. Положение (стандарт) бухгалтерского учета 14 «Аренда» утверждено приказом Министерства финансов Украины от 28 июля 2000 года № 181 Зарегистрировано в Министерстве юстиции Украины 10 августа 2000 года под № 487/4708 (с изменениями и дополнениями, последние из которых внесены приказом Министерства финансов Украины от 8 июля 2008 года № 901).

5. [сылка более недоступна}