Учет кадров предприятия

• 11.1. Прием на работу
• 11.2. Перемещение кадров
• 11.3. Увольнение работников
• 11.4. Занятость персонала
  • 11.4.1. Отсутствие на работе
  • 11.4.2. Возврат на работу
  • 11.4.3. Подтверждение намеченных событий
• 11.5. Отчеты по кадрам предприятия

Все документы по учету кадров предприятия можно вызвать из меню «Управление персоналом» – «Персонал» – «Кадровые перестановки» (интерфейс «Полный»).

Документы собраны в журнале документов «Журнал документов кадрового учета». В журнале можно посмотреть список введенных за любой период приемов, перемещений и увольнений работников.

11.1. Прием на работу

Документом регистрируется прием работников на работу на предприятие.

В документе в обязательном порядке на закладке «Работники» указывается:

• список принимаемых на работу физических лиц и их табельные номера;
• подразделения и должности, куда принимаются работники;
• даты приема на работу и графики работы.

На закладке «Начисления» указываются размеры основного начисления и, если нужно, персональных надбавок, назначаемых работнику при приеме на работу.

Кроме обязательной информации о работнике в документе можно дополнительно указать:

• периоды работы, если работники принимаются временно;
• количество занимаемых ставок;
• принимаются ли работники на испытательный срок;
• способ отражения начисленной оплаты труда работника в учете затрат предприятия;
• следует ли принимать начисленную регламентированную зарплату работника в качестве управленческой (колонка «Учитывать начисления по организации»).

Документ может быть автоматически заполнен кандидатами, которым предложили работу, или работниками, принятыми во все организации, составляющие предприятие. Для этого предназначено кнопка «Заполнить» над табличной частью «Работники» документа.

После заполнения списка работников можно заполнить табличные части «Начисления» и «Взыскания» по схемам мотивации, при этом в табличные части автоматически заносятся начисления (удержания), указанные в кадровом плане для рабочих мест, занимаемых принимаемыми работниками.

Документ может быть введен на основании документов:

• «Оценка кандидата», при этом в документ попадут только те кандидаты, по которым в качестве решения указан статус «предложили работу»;
• «Регистрация собеседования кандидата», при этом, если при регистрации собеседования указывались предлагавшиеся кандидату должность и/или подразделение, они будут перенесены в создаваемый документ.

На основании документа «Прием на работу» можно ввести документы:

• «Оценка испытательного срока», в который будут перенесен список работников, принятых на испытательный срок;
• «Учет заработка работников», в который будут перенесен список работников и даты приема;
• «Прием на работу в организацию», в который будут перенесен список работников и даты приема.

При проведении документа программа проверяет, не были ли работники, указанные в документе, приняты на работу ранее, но не уволены. При обнаружении таких ситуаций выдается сообщение об ошибке и документ не проводится.

Если в качестве управленческой зарплаты работника принимается его зарплата «по бухгалтерии» (выставлен флажок «Учет начислений по организации») и при этом работник имеет сдельную форму оплаты труда, то такой работник не должен иметь управленческого начисления «Сдельный заработок».

11.2. Перемещение кадров

Документом «Кадровое перемещение» регистрируются перемещения работников предприятия на другие рабочие места.

В документе в обязательном порядке указывается:

• список перемещаемых работников;
• подразделения и должности, куда перемещаются работники;
• новые табельные номера (или подтверждаются «старые»);
• даты перемещения;
• графики работы.

Кроме обязательной информации о работнике в документе можно дополнительно указать:

• количество занимаемых рабочих мест;
• даты возврата на «старое» место работы, если работники перемещаются временно;
• способ отражения начисленной оплаты труда работника в учете затрат предприятия.

Для этого в табличном поле со списком работников следует добавить соответствующие колонки для ввода информации при помощи диалога настройки списка (контекстное меню табличного поля).

В табличной части «Начисления» указывается работник, изменяемое начисление, «новый» размер начисления. Если начисление необходимо прекратить, тогда в качестве размера следует указать «0».

Если нужно изменить основное начисление, которым оплачивается отработанное время, например, с оплаты по часовому тарифу на сдельную, тогда необходимо указать начало нового начисления, прекращать предыдущее не нужно.

После заполнения списка работников можно заполнить табличные части «Начисления» и «Взыскания» по схемам мотивации, при этом в табличные части автоматически заносятся прекращаемые, изменяемые и вновь вводимые начисления (удержания).

На основании документа «Кадровое перемещение» можно ввести документ «Учет заработка работников», в который будут перенесен список работников и даты перемещения.

При проведении документа программа проверяет, были ли работники, указанные в документе, приняты на работу и не уволены. При обнаружении таких ситуаций выдается сообщение об ошибке и документ не проводится.

11.3. Увольнение работников

Документ «Увольнение» регистрируется увольнение работников предприятия, а также «прекращается» расчет для этих работников всех назначенных им постоянных начислений и удержаний.

В документе указывается список увольняемых работников, даты и причины увольнения.

Документ может быть введен на основании документов «Оценка испытательного срока», при этом в табличную часть автоматически заносится список работников документов-основания, не прошедшим испытательного срока.

При проведении документа программа проверяет, не были ли работники, указанные в документе, уволены ранее. При обнаружении таких ситуаций выдается сообщение об ошибке и документ не проводится.

11.4. Занятость персонала

Все документы по учету занятости персонала предприятия можно вызвать из меню «Управление персоналом» – «Персонал» – «Занятость персонала» (интерфейс «Полный»). Документы собраны в журнале документов «Журнал отклонений».

11.4.1. Отсутствие на работе

Документом «Отсутствие на работе» регистрируются все основные причины отсутствия работника на рабочем месте: заболевания, командировки, отпуска (ежегодные и прочие).

В документе указывается следующая информация:

• список работников и причины их отсутствия;
• период отсутствия работников;
• отмечается, вернулся ли уже работник на работу (взводится флажок «Фактически произошло») или еще нет (флажок сброшен);
• если на время отсутствия (возможно длительного) работника необходимо принять на работу замещающего работника, тогда следует взвести флажок «Освобождать ставку»; в этом случае штатная единица, занимавшаяся отсутствующим работником, попадет в заявки на подбор кадров.

Документ может быть автоматически заполнен запланированными на некоторый период отпусками; для этого предназначена кнопка «Заполнить» над табличной частью документа.

При проведении документов программа проверяет, были ли работники, указанные в документе, приняты на работу и не уволены. При обнаружении таких ситуаций выдается сообщение об ошибке и документ не проводится.

После проведения документа, в котором зарегистрированы отпуска работников предприятия, можно посмотреть фрагмент диаграммы использования отпусков, введенный этим документом – при помощи кнопки «Печать».

На основании документа «Отсутствие на работе» можно ввести документ «Возврат на работу».

Использование признака завершенности:

Если в документе указана дата окончания отсутствия и взведен флажок «Фактически произошло», то это означает, что работник на следующий день (за датой «по») приступит к работе.

Например, если работник отправился в отпуск с 1 июля (по 31 июля, окончание отпуска – только намечено) и болел с 25 июля по 2 августа, то, указав в документе болезнь как фактически произошедшее событие, вы получите, что с 3 августа работник числится как работающий. Если же на самом деле работник с 3 августа «догуливает» отпуск, тогда его болезнь надо оформить двумя строками документа: с 25 июля болеет, с 3 августа – в отпуске. «Окончательный» возврат из отпуска можно будет оформить позже документом «Возврат на работу».

11.4.2. Возврат на работу

Документ «Возврат на работу», как правило, создается программой автоматически при работе с обработкой «Запланированные кадровые перестановки». Тем не менее, этот документ можно ввести и независимо.

В документе для каждого работника указывается дата фактического возвращения на работу и нужно ли снова занять его рабочее место.

Кнопка «Заполнить» в форме документа позволяет автоматически занести в табличную часть документа работников, отобранных по произвольным критериям.

Документ может быть введен на основании документа «Отсутствие на работе», при этом в т.ч. автоматически заносится список работников документа «Отсутствие на работе», по которым были указаны даты «По» и не взведен флажок «Фактически произошло», т.е. событие возврата на работу было только запланировано.

По датам, указанным в документе, регистрируется состояние работников «Работает».

11.4.3. Подтверждение намеченных событий

Для введенных событий, по которым не были еще отмечено их выполнение (возвраты из отпусков, увольнение временно работающих и т.п.), можно произвести групповое подтверждение исполнения. Эта операция может производиться периодически, например, раз в месяц, когда есть уже информация о завершении таких событий.

Для этого используется обработка «Запланированные кадровые перестановки». Заполнение ее производится событиями, произошедшими за указанный период. Остается только Выполнение обработки (кнопка «Создать») приводит к порождению новых документов:

• «Увольнение» – для подтверждения увольнения.
• «Возврат на работу» – для возвратившихся из отпуска или командировки.
• Очередное кадровое перемещение – для временно переведенных в другое подразделение.

11.5. Отчеты по кадрам предприятия

Отчет «Списки работников» вызывается из меню «Управление персоналом» – «Персонал» (интерфейс «Полный»).

Отчет позволяет формировать разнообразные списки работников предприятия, отобранные и сгруппированные по различным критериям.

Отчет «Коэффициент текучести кадров» вызывается из меню «Управление персоналом» – «Кадровый план» (интерфейс «Полный»).

С помощью отчета можно проанализировать текучесть кадров. Коэффициент текучести – процент освобожденных ставок вследствие увольнения работников.

Отчет «Перемещения работников» вызывается из меню «Управление персоналом» – «Кадровый план» (интерфейс «Полный»).

Отчет позволяет просмотреть движение работников предприятия за указанный период. Отображаться может:

• список принятых и уволенных работников;
• диаграмма уволенных работников – по подразделениям.

Отчет «Статистика кадров» вызывается из меню «Управление персоналом» – «Кадровый план» (интерфейс «Полный»).

Отчет позволяет посмотреть различные количественные данные, характеризующие состав работников предприятия: половозрастной состав, количество детей и пр.

Группировать информацию в отчете можно в разрезе подразделений, должностей и других, используемых в отчетах по работникам предприятия разрезах.

Количество возможных показателей отчета зависит от количества используемой в учете аналитической кадровой информации.

Отобразить полученную информацию можно в виде таблицы или диаграммы (меню «Отображение»).