Шайтова Н.Ж.

Пути совершенствования учета и управления запасами на предприятии

Summary

In this article the author suggests ways to improve the inventory accounting, introducing the use of plants for the construction industry, conduct of timely planning and optimization of volume, automation and computerization of accounting in the field of storage facilities, using the structure of the nomenclature number that can enhance the quality of accounting at simplifying its managment.

Түйің

Берілген мақаланың авторы тауарлы-материалдық босалқы қорлар есебін жүргізудің оңайлатылған түрінің сапасын арттыруға мүмкіндік беретін құрылыс саласының кәсіпорындары үшін уақытылы жоспарлау және көлемді оңтайландыу, қойма шаруашылығындағы есепті номенклатуралық нөмірлі құрылым көмегімен автоматтандыру және компьютерлендіруді енгізуді ұсынады.

Строительная отрасль является одной из отраслей материального производства, особенно динамично развивающейся в последние годы.

Особенности организации и экономики строительного производства, обусловленные характером строительной продукции, оказывают существенное влияние на порядок ведения бухгалтерского учета в строительстве. К наиболее существенным из них можно отнести территориальную обособленность объектов строительства, во многом индивидуальный характер строительного производства, длительность проектирования и строительства объекта, многообразие видов строительно-монтажных работ при строительстве каждого объекта, зависимость сроков и качества строительства от месторасположения объекта, природных условий и даже времени года. Перечисленные и многие другие особенности обуславливают порядок ценообразования в строительстве и учета себестоимости строительных работ.

Целью бухгалтерского учета стоимости строительных работ является своевременное, полное и достоверное отражение фактических затрат, связанных с производством и сдачей этих работ заказчику, по видам и объектам строительства, выявление отклонений от применяемых норм и плановой себестоимости, а также контроль за использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Хотелось бы подробнее остановиться на организации учета и контроле за использованием товарно-материальных запасов, которые являются главенствующей составляющей строительной деятельности.

На строительных предприятиях целесообразно разработать направления совершенствования учета, которыми могут быть:

1. Автоматизация учета товарно-материальных запасов.

Материальные средства, выполняющие в производственном процессе роль предметов труда, участвуют в нем однократно и переносят всю свою стоимость на себестоимость изготовляемой продукции единовременно. Для осуществления непрерывного технологического процесса производства предприятия должны создать соответствующие запасы материалов, полуфабрикатов, топлива и т.д. на складе. В настоящее время на предприятиях огромное значение придается вопросам автоматизации решений задач по учету, контролю, анализу и аудиту товарно-материальных запасов на программном продукте 1С–бухгалтерия. Он базируется на создании ведении информационной базы о наличии товарно-материальных запасов, формируемых на основании инвентарной карточки.

Функции 1С-бухгалтерии по учету товарно-материальных запасов заключается в выполнении следующих системных учетно-контрольных операций:

· автоматизация документирования первичной информации;

· оперативное управление, контроль за наличием и движением товарно-материальных запасов;

· расчет себестоимости товарно-материальных запасов.

Технологический процесс обработки информации состоит из следующих этапов:

· подготовка первичной информации;

· создание инвентарной картотеки на момент внедрения;

· создание нормативно-справочной информации на момент внедрения;

· создание набора данных движения товарно-материальных запасов;

· проведение расчетов и внесение информации в хранимую базу;

· расчет себестоимости и затрат;

· формирование информации для последующего использования;

· проведение контроля и анализа результативной информации;

· принятие управленческих решений по имеющейся информации.

Руководитель, бухгалтер и аудитор могут проанализировать или получить значение любого необходимого показателя из информационной базы за необходимый период времени.

В настоящее время особое значение придается прогнозированию использования товарно-материальных запасов. Для прогнозирования бухгалтер проводит анализ фондоотдачи товарно-материальных запасов за определенный период и путем использования базы знаний формирует предложения по управлению. С этой точки зрения особо важны вопросы эффективного использования товарно-материальных запасов (выявление ненужных товарно-материальных запасов).

Таким образом, комплексный подход к учету, контролю, анализу и аудиту товарно-материальных запасов позволяет оперативно получить все необходимые данные за определенный период и существенно повышает уровень управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.

2. Компьютеризация учета на местах складского хозяйства с установлением локальной системы сети.

Компьютеризация учета приведет к сокращению рабочего времени работников учета и материально-ответственного лица по ведению складского учета. В настоящее время отсутствие у большинства предприятий компьютеризированного учета движения товарно-материальных ценностей от разрешения до отпуска и получения занимает значительную часть рабочего времени от руководителя до конкретного лица, выполняющего строительные работы.

3. Разработка и внедрение структуры номенклатурных номеров

Производственные предприятия разрабатывают номенклатуру (перечень) потребляемых в производстве товарно-материальных запасов по их однородным признакам. При этом каждому наименованию, типоразмеру и сорту материалов присваивается условное цифровое обозначение - номенклатурный номер (код), который затем проставляется во всех документах по наличию и движению товарно-материальных запасов.

Номенклатурные номера строятся по-разному.

Рационально, для облегчения и сокращения рабочего времени учетного работника обрабатывающего первичные документы по движению товарно-материальных запасов, разработать девятизначную структуру номенклатурных номеров, из которых: три первых знака образуют номер балансового счета, четвертый- номер субсчета, пятый - номер группы товарно-материальных запасов, шестой и седьмой – номер подгруппы в каждой группе, два последних – порядковый номер материального запаса в подгруппе. При этом система шифровки может быть порядковая, серийная, подразрядная и комбинированная. Число знаков в шифре должно быть минимальным, но достаточным для того, чтобы охватить важнейшие признаки всего перечня применяемых материальных ценностей. Некоторое количество шифров следует резервировать для запасов, которые могут поступить впервые. Присвоение номенклатурного номера (кода) вновь поступившим запасам производится бухгалтерией или отделом снабжения (маркетинга).

4. Введение дополнительного контроля за учетом товарно-материальных ценностей.

Введение дополнительного контроля за учетом товарно-материальных запасов со стороны руководства предприятия является очень важным. Это означает просмотр руководителем бухгалтерских документов, изучение им нормативных актов, действующих в этой области. Такой подход позволит более рационально расходовать средства на приобретение товарно-материальных запасов, тратить меньше времени на убеждение руководства в необходимости приобретения того или иного товара, повысить дисциплину использования товарно-материальных запасов сотрудниками предприятия. Кроме того, нужно ввести анализ эффективности использования товарно-материальных запасов, по данным бухгалтерского учета под непосредственным контролем руководителя предприятия. В учете строительно-монтажных ежемесячно проводить сопоставление фактического расхода материалов с расходом определенным по производственным нормам.

При этом руководитель будет получать более полную картину состояния дел на предприятии.

5. Внедрение новой формы обеспечения объектов строительства товарно-материальными запасами.

В целях сокращения накладных расходов, экономного использования собственного автотранспорта и минимальной потери рабочего времени работников отдела снабжения, можно отказаться от существующей системы поставки товарно-материальных запасов на объект по схеме:

Поставщик→Центральный склад→ Объект

и работать по принципу:

Поставщик → Приобъектный склад,

расположенный непосредственно на объекте.

При этом, бухгалтерской службой необходимо усилить контроль за поступлением документов и производить сличение документов сданных подотчетным лицом с документами принятыми от службы отдела снабжения.

В целях предотвращения отрицательных результатов хозяйственной деятельности предприятия и обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей:

- разрешать отпуск товарно-материальных ценностей строго по лимитно-заборным картам отражающим расход материалов на определенный вид работ или выпускаемую продукцию.

Эффективность использования товарно-материальных запасов в условиях рыночной экономики предусматривает одну из важнейших задач – экономию материальных ресурсов.

- в выполнении строительно-монтажных работ использовать товарно-материальные ценности строго в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами.

6. Планирование и оптимизация объема производственных запасов

Для успешного управления запасами, в каждый момент предприятие располагает нужного вида сырьем и материалами, необходимыми для бесперебойного снабжения производства.

Если ожидается повышенный объем производства и оборотные средства не ограничены, то естественным является желание закупить сырье и материалы впрок. Склад, который полностью заполнен сырьем и материалами, готовыми к немедленному отпуску в производство считается у некоторых руководителей показателем престижности организации.

Многие менеджеры думают, что если закупить сырье и материалов в большом количестве, то организация получит выигрыш вследствие повышения цен на эти виды сырья и материалов. Такой подход не всегда эффективен, т. к. расходы, связанные с хранением партии сырья и материалов, закупленной «про запас», зачастую превышают ценовой выигрыш.

Поэтому при приобретении сырья и материалов «впрок», предприятие автоматически теряет дополнительную прибыль, которую могло бы получить, если бы сырье и материалы приобретались как можно ближе к сроку их отпуска в производство. Эти потери прямо зависят от количества сырья и материалов и сроков их хранения.

Порча при хранении, а также физическое и моральное старение тоже влекут за собой убытки. Конструктивные изменения технологии производства также могут вызвать мгновенное устаревание имеющихся запасов сырья и материалов.

Нежелателен и слишком низкий уровень производственных запасов. Из-за неизбежных задержек, связанных с размещением заказов, перевозками, складской обработкой сырья и материалов, предприятию нельзя закупать сырье и материалы лишь в момент получения заказа производственного цеха. Поддержание запасов на определенном уровне в соответствии с прогнозом выпуска способствует устойчивости и ритмичности отпуска сырья и материалов в производство.

Предприятие всегда должно располагать достаточным количеством сырья и материалов, чтобы без промедления удовлетворять потребности производства, однако нельзя вкладывать большие деньги для создания чрезмерных запасов, которые будут бесполезно лежать на складе.

Оптимальный уровень запасов сырья и материалов представляет собой нечто среднее между уровнями «слишком высоким» и «слишком низким». Запасы нельзя представлять как единую категорию, т. к. поведение различных видов сырья и материалов разнообразно, необходимо контролировать каждое наименование производственных запасов.

Основными элементами управления запасами в целях ускорения оборачиваемости являются: организационная структура сбытовой сети, спрос, стратегия управления, формирование и контроль запасов.

Высокоэффективная снабженческо-заготовительная деятельность возможна в настоящее время только при условии системной организации поступления и отпуска, управления запасами на основе научных методов, компьютеризации учета, статистики, анализа, прогноза, обработки всей документации, позволяющей не только оптимизировать запасы, снизить расходы по хранению, но и значительно ускорить обслуживание запросов производства.

Задачами стратегии управления запасами является бесперебойное снабжение производства при наименьших затратах и максимальном удовлетворении запросов производственных цехов. Все три понятия относительны и требуют установления критериев оптимизации системы управления, т.е. конкретных параметров, к которым следует стремиться.

При выборе стратегии главную роль играют издержки управления запасами. Поскольку затраты, связанные с необходимостью ускорения оборачиваемости, обычно оправданны, то интервалы закупок по этим видам сырья и материалов должны быть максимально сокращены. Активным видам сырья и материалов необходимо уделять как можно больше внимания, и они должны контролироваться с помощью наиболее эффективных систем учета. Если желательно подразделить производственные запасы более чем на две классификационные группы, то нередко прибегают к хорошо известной системе «анализа ABC». По этой системе производственные запасы подразделяются на группы А, В и С. Группа А объединяет наиболее активные в денежном отношении виды запасов, В – запасы средней активности и С – запасы с самым низким уровнем активности. Для классификации по группам А, В и С применяют тот же метод, что и при объемно-стоимостном анализе. Объем годового отпуска в производство сырья и материалов каждого вида умножается на цену, затем сырье и материалы располагаются по убывающей денежной активности. Группа А, как наиболее активная, подвергается самому тщательному контролю, группе В оказывается меньше внимания, а группа С контролируется наименее активно.

Организации вынуждены хранить большую номенклатуру сырья и материалов, которые мало активны в денежном выражении, но должны всегда иметься на складе.

Для определения потребности производства в таких видах сырья и материалов на предстоящий период, а также для усиления контроля за их движением, эти виды сырья и материалов тоже группируют в три и более категории. Анализ, однако, проводится лишь по количеству сырья и материала каждого наименования, без учета стоимости, и решения о периодичности закупок принимаются на основе этого анализа.

Ценность отдельных видов сырья и материалов значительно больше, чем их стоимость или степень их денежной активности. При отсутствии какого-то вида сырья или материала весь процесс производства может попасть под угрозу. Поэтому и дешевые виды сырья и материалов также должны подлежать тщательному контролю. При этом также можно проводить объемно-стоимостной анализ.

Проиллюстрируем движение запасов сырья и материалов в упрощенном варианте.

Предположим, что в течение месяца в производство отпускается 100 кг. какого-либо сырья или материала. Запас пополняется мгновенно в конце месяца, и цикл повторяется заново. Минимальный запас в данном случае составляет 0 кг., максимальный запас – 100 кг., а средний запас – 50 кг. Средний текущий запас является важным показателем для контроля запасов, он определяет среднюю величину средств, вложенных в запасы, и среднюю стоимость их содержания.

Для удовлетворения потребностей производства в любой момент, независимо от задержек в поставках или скачка заказов, в систему управления необходимо включить страховые запасы сырья и материалов.

Существенной частью квалифицированного управления производственными запасами является установление оптимального уровня страховых запасов сырья и материалов. Недостатки в расчетах нормативов страховых запасов приводят к сбоям в обеспечении производственных цехов или к дополнительным расходам по содержанию излишних запасов сырья и материалов. Расчет нормативов страховых запасов сырья и материалов выполняют так же тщательно, как и расчет текущих запасов. Случайный характер факторов, обусловливающих необходимость страховых запасов, предопределяет использование при расчетах аппарата теории вероятности.

Факторы, влияющие на размер страховых запасов, можно подразделить на две группы – связанные с изменениями потребностей производства и факторы, определяемые условиями поставки. Учет первой группы факторов связан с прогнозированием величины производственной потребности и вероятных величин отклонения запросов производства в сырье и материалах в планируемом периоде. Влияние факторов второй группы выражается в отклонениях интервалов поставок сырья и материалов от заданных, из-за нарушений ритмичности оформления заказов, опозданий подачи транспорта, задержек в пути и т. п.

Отклонения такого рода вызываются случайными и не зависящими одна от другой причинами, поэтому моделирование закономерностей этих отклонений выполняют по методологии изучения случайных массовых явлений. Например, выясняется, как часто встречается отклонение интервала поставки сырья и материалов и какова наиболее вероятная величина отклонения. Критерием оптимальности является минимизация расходов на пополнение и содержание запасов сырья и материалов. Для поддержания производственных запасов на определенном уровне необходимо разработать порядок их формирования (установление нормы запаса и правил пополнения) и контроля. Оптимальный размер запасов каждого наименования сырья и материалов определяется с учетом следующих общих принципов:

· для сырья и материалов, острой потребности (группа А) – включение в запас максимального страхового запаса для покрытия любых скачков спроса;

· для сырья и материалов, которые пользуются производственными цехами постоянно (группа В), – включение в запас умеренного страхового запаса;

· для сырья и материалов, потребность в которых возникает у производственных цехов нерегулярного (группа С), – низкий или нулевой уровень страховых запасов.

Для корректировок оптимального размера запаса практикуют:

· частый контроль запасов сырья и материалов группы А;

· периодический контроль запасов сырья и материалов группы В;

· выборочный контроль запасов сырья и материалов группы С.

Соотношение между текущими запасами сырья и материалов, их расходом на производство, пополнением и страховыми запасами рассчитывается для каждого наименования сырья и материала по следующей формуле:

Запас страховой > Запас текущий – Неудовлетворенные заявки + Поставки ожидаемые – Спрос прогнозируемый.

При этом:

Запас текущий = Спрос прогнозируемый * Временной период.

В отношении номенклатуры и объема запасов сырья и материалов, подлежащих хранению, особое внимание уделяется страховым запасам, кроме того, необходимо стараться применять наиболее экономичную систему пополнения запасов.

Таким образом, предложенные пути совершенствования учета запасов, такие как: своевременное планирование и оптимизация объема производственных запасов, автоматизация учета товарно-материальных запасов, компьютеризация учета на местах складского хозяйства с установлением локальной системы сети, внедрение структуры номенклатурных номеров, а также введение дополнительного контроля со стороны руководства, смогли бы упростить ведение учета на предприятиях, при этом повысив его качество, и как следствие, повлиять на уменьшение себестоимости строительных работ.

Список использованной литературы

1. Лашун Л.Г. Бухучет на практике, Центральный дом бухгалтера – Алматы 2005.

2. Кабылбаев Г. Библиотека бухгалтера – строительство, Алматы 2004

3. Абленов Д.О., Основы аудита, Экономика  - Алматы 2003.

4. Горфингель В.Я., Купрякова Е.М. Экономика предприятия, ЮНИТИ – М.: 1996.