к.т.н., Рахманова Ж.С., к.т.н., Саржанова Г.Ш.,

ст.преп.Ергалиева Ж.К.

Таразский инновационно-гуманитарный университет, Казахстан

Управление документацией в организации - процессная инновация в системе менеджмента качества

Как известно, инновационный процесс – это процесс преобразования научного знания в инновацию, который можно представить как последовательную цепь событий, в ходе которых инновация вызревает от идеи до конкретного продукта, технологии или услуги и распространяется при практическом использовании. Инновационный процесс направлен на создание требуемых рынков продуктов, технологий или услуг и осуществляется в тесном единстве со средой: его направленность, темпы, цели зависят от социально-экономической среды, в которой он функционирует и развивается. Поэтому только, на инновационном пути развития возможен подъем экономики.[1]

При этом инновация – это не просто объект, внедренный в производство, а объект, успешно внедренный и приносящий прибыль в результате проведенного научного исследования или сделанного открытия, качественно отличный от предшествующего аналога. [2]

Процессные инновации — это освоение новой или значительно усовершенствованной продукции, организации производства. Выпуск такой продукции невозможен при использовании имеющегося оборудования или применяемых методов производства. [3] Внедрение и дальнейшее совершенствование систем менеджмента является процессной инновацией.

Процесс управления документацией СМК в ТОО «Consulting Construction Company» поводится согласно документированной процедуре «Управление документами». Блок-схема процесса управления документацией показана на рисунке, имеется в данном документе, в приложении А.

Рисунок 1 - Блок-схема процесса управления документацией

Согласно данной блок-схеме по предложенной нами программе по управлению документами предприятия в целом, разработанный документ «Руководство по качеству» в первой редакции, находится в базе данных программы «ССС». Для согласования данный документ выставляется непосредственно в базу данных программы «ССС», он не является пока защищенным. Заинтересованные лица могут работать с ним непосредственно в программе.

Рисунок 2 – Руководство по качеству в базе данных «ССС»

Данные лица могут предварительно ознакомиться с первой редакцией документа и также внести предложения непосредственно в документ. Далее документ следует по указанным выше блокам: обсуждение документа, корректировка, анализ на адекватность, утверждение, размножение (при необходимости, т.к. можно электронную копию утвержденного документа просматривать в программе, но документ уже будет защищен), хранение, архивация.

Приоритетом использования документов СМК по разработанной нами программе «ССС» является, то что, можно использовать по назначению любой документ СМК по компьютерной сети, действующей на данном предприятии. Как следствие этого будет: оптимизация производства, уменьшение не только трудозатрат, но и затрат, связанных с канцелярскими и расходными материалами на оборудование.

Удобство этой программы для рядовых сотрудников, прежде всего заключается в том, что они могут, к примеру взять форму заявления из базы данных «ССС», заполнить и сразу отдать на рассмотрение руководству, минуя бюрократические проволочки. Данные формы бланков в базе данных не защищены.

Рисунок 3 – Форма заявления в базе данных «ССС»

К примеру, для того, чтобы ознакомить новых сотрудников с должностными инструкциями, можно открыть из базы программы «ССС» соответствующую должностную инструкцию (они все защищены), хотя в отделе кадров всегда хранятся оригиналы всех должностных инструкций.

Все документы СМК предприятия, предполагается разместить также на сайте ТОО «Consulting Construction Company», но для входа в «Документы СМК» у каждого сотрудника должен быть свой пароль.

Введение такой системы управления документации подтверждает, что целью управления документацией, является поддержание документов системы менеджмента качества в состоянии, обеспечивающем ее результативное функционирование и прослеживаемость, достижения установленных в системе менеджмента результативности и эффективности, согласно СТ РК ИСО 9001-2009.

Таким образом, внедрение системы менеджмента качества является действительно процессной инновацией, т.к. подтверждается не только результативностью и эффективностью, но и окупаемостью. [4]

ЛИТЕРАТУРА:

1. СТ РК ИСО 9001-2009. Система менеджмента качества. Требования

2. Основы инновационного менеджмента. Теория и практика:

Учебник / Л.С.Барютин и др.; под ред. А.К. Казанцева, Л.Э.

Миндели. 2-е изд. перераб. и доп. — М.: ЗАО «Издательство «Экономика», 2004. - 518 с.

3. В.В. Репин «Бизнес-процессы компании. Построение, анализ, регламентация».

4. Бизнес-процессы: Регламентация и управление: Учеб-ник. — М.: ИНФРА-М, 2006. — 319 с.