К.э.н. Савельева Е.В., Виниченко А.В.

Донецкий национальный университет экономики и торговли имени Михаила Туган-Барановского

Автоматизация управления персоналом

Для успешного ведения бизнеса нужно, чтобы внутренняя работа компании была организована максимально эффективно. На данный момент глобальная сеть Интернет предлагает широкий выбор многофункциональных онлайн ресурсов, которые выводят на новый уровень пенеджмент управления персоналом. Одним из таких ресурсов является Worksection, который обеспечивает полный цикл управления персоналом предприятия. Worksection — это система совместной работы над проектами, значительно улучшающая коммуникацию между командой и клиентами. Поскольку WorkSection – онлайновая услуга, установки программ не потребуется. Вопросы хостинга также не касаются клиентов сервиса.

В целом, автоматизация кадровых процессов прочно вошла в жизнь крупных и средних организаций. Использовать услугу WorkSection могут рекламные агентства, дизайн-студии, и другие компании не самого крупного масштаба. Так проектный научно-исследовательский институт ДонНИГРИ внедрил инновационную систему управления при помощи Worksection. У ДонНИГРИ появились следующие возможности:

1) Работа над проектом с учетом рабочего времени; контроль задач и подзадач; четкость сроков; общение с собственными заказчиками; получение комментариев на сайте, в учетной записи компании.

2) Простота и красота интерфейса сайта (дизайн достаточно привлекательный и в то же время не отвлекает от основной цели).

Суть работы WorkSection заключается в возможности создавать проекты, описывать задания к ним, вносить данные по работающим с ними сотрудникам. Каждый проект разрешается комментировать – это могут делать как сотрудники, так и заказчик, наблюдающий за работой. На страницах каждого проекта разрешено также загружать и файлы по нему. Каждый проект состоит из нескольких задач, сроки выполнения которых отмечаются тут же. И если задача не выполнена своевременно, она отмечается красным цветом как задержанная. То же касается и самих проектов, в общем. Их можно просмотреть в календаре, и если какой-то из проектов еще в работе, хотя должен быть завершен, его также выделяют для наглядности.

На странице «Обзор проекта» можно увидеть проект в общем. На ней отображены задачи проекта с указанием подробной информации, включая имена ответственных. Там же можно увидеть ход выполнения проекта (какой процент задач выполнен, сколько времени уже затрачено на проект). Готовые проекты можно удалять или архивировать.

В пакете данного сервиса находится «Диаграмма Ганта», которая представляет собой отрезки, размещенные на горизонтальной шкале времени. Каждый отрезок соответствует отдельному проекту, задаче или подзадаче. Проекты, задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи.

Диаграмма использует простое цветовое кодирования для облегчения восприятия информации. Проект, задача и подзадача – имеют разные цвета, кроме того, интенсивность окраски и форма концов отрезков также несет смысловую нагрузку. Красным цветом отмечаются просроченные задания, а светло-красным задания выполненные с задержкой или же конфликтующие со сроками заданий.

В календарь заносятся даты завершения всех проектов и задач, при условии, что они определены. А также дни рождения сотрудников и клиентов. После того, как проект сделан и перенесен в архив, все его даты перестают отображаться в общем календаре.

Так, как в ДонНИГРИ принято ограничивать исполнение любого задания временными рамками, при создании проекта и задачи, введены часы, которые отводятся на эту работу в поле «Предполагаемое время работы».

E-mail уведомления, это письма, автоматически отправляемые Worksection на почтовый ящик. Они помогают руководителю данной организации всех событий, происходящих в проектах, узнавать о новых или изменившихся задачах, подзадачах, комментариях и файлах.

По-умолчанию, в системе Worksection, все участники проекта имеют одинаковый доступ к просмотру задач, подзадач, файлов и комментариев. То есть, любой участник видит то, что написал или создал любой другой участник проекта. Но при желании, можно ограничить видимость любой задачи, подзадачи, комментария или файла.

Благодаря использованию системы Worksection в ГП «ДонНИГРИ» увеличена эффективность управления персоналом, упрощены возможности работы сотрудников над проектами. Таким образом, внедрение Worksection в систему менеджмента предприятия предоставляет следующее: удобство в использовании, простота интерфейса, большая функциональность, экономия рабочего времени, повышение качества управленческих решений, повышение эффективности сотрудников, обеспечение контроля и управляемости, то есть результаты работы сотрудников и подразделений обретут прозрачность, что позволяет наиболее полно использовать имеющийся на предприятии кадровый потенциал.