И.Н. Двойцова, Е.Г. Барановская, Н.Ю. Зырянова

Преимущества и недостатки внедрения информационных технологий

Целью данной статьи является выявление выгоды при внедрении и использовании информационных технологий на предприятии, с одной стороны, и с другой - нахождение недостатков при их  применении, а также определение факторов, непосредственно препятствующих внедрению ИТ на предприятиях.

Многие предприятия не осознают в полной мере всего имеющегося потенциала информационных ресурсов. У них могут быть хорошие системы сбора и хранения текущей бухгалтерской документации, данных об объемах продаж, но когда эта информация срочно требуется, они не находят нужных сведений.

Предприятия, в которых лучше поставлено дело по сбору информации, могут лучше спрогнозировать динамику рыночных тенденций и действовать без промедления, более обоснованно принимать решения. Как правило, организации приходят к осознанию внедрения информационных систем самыми различными путями. Данная необходимость может выявиться при решении какой-либо проблемы, при перестройке процесса деятельности предприятия, или даже при анализе деятельности конкурентов.

Необходимо заметить, что использование ИТ сегодня – это уже необходимость, а не конкурентное преимущество. Жизнь не стоит на месте, и окружающая действительность быстро меняется. Соответственно для повышения эффективности и производительности всех процессов просто необходимы ИТ. Поскольку, как было замечено в одной из статей журнала «Экономика и Жизнь», «глупо считать столбиком на листочке, если придуман калькулятор».

В городах Енисейска и Лесосибирска людям, работавшим с большим потоком информации, было задано три вопроса:

1. Как вы относитесь к внедрению на предприятии информационных технологий?

2. Какие выгоды, на ваш взгляд, приносит использование ИТ?

3. Какие факторы, мешают внедрению ИТ на предприятиях?

Данный опрос показал, что большинство опрошенных к внедрению на предприятии информационных технологий относятся положительно (94%). Все опрошенные смогли выделить плюсы использования ИТ. Один из плюсов, способствующий внедрению ИТ, - сокращение бумажной работы. Ведь когда вся информация собрана в непосредственной близости в одном месте – это гораздо удобнее, чем собирать ее в бумажном виде. Информационные технологии позволяют снизить влияние человеческого фактора, то есть уменьшить количество ошибок, а часто и уменьшить штат сотрудников. Некоторые крупные предприятия считают, что платить заработную плату сегодня менее выгодно, чем совершенствовать программное обеспечение. Снижение расходов также относят к плюсам использования ИТ, ведь это позволяет уменьшить себестоимость. Увеличение скорости доступа к информации также влияет на выбор в пользу ИТ. При этом появляется больше свободного времени. Соответственно его можно использовать более эффективно, что позволяет увеличить прибыль (Рисунок 1).

Рисунок 1 – Выгоды от использования ИТ (варианты ответов), %

Но процесс внедрения ИТ имеет и оборотную сторону. Любая организация, проходя через изменения, чаще всего реагирует на них выставлением барьеров против этих изменений. Существует множество барьеров к использованию общих информационных систем и на обеспечение доступа к накопленным в организации знаниям. Оправдания тут самые различные: ссылки на секретность или коммерческую тайну, отсутствие времени, средств и специалистов необходимой квалификации, и просто на хакеров.

Нужно заметить, что участники опроса также видят и назвали ряд причин, которые тормозят процесс внедрения ИТ на предприятиях. Некоторые предостерегали, что компьютеры не всегда надежны. Поэтому, работая в сегодняшних условиях, полностью отказаться от бумажной волокиты не предоставляется возможным. Еще одним тормозящим фактором, названный участниками опроса, является недостаток навыков у сотрудников, причиной чего может служить нехватка времени и средств. Действительно ресурсы многих предприятий малы, многие ограничиваются минимум программ (Рисунок 2).

Можно лишь добавить, что все проблемы, возникающие у пользователей информационной системы, приводят к снижению производительности труда и к постоянным ошибкам при передаче и анализе информации.

Рисунок 2 – Причины тормозящие внедрение ИТ (варианты ответов), %

Последнее десятилетие информационные технологии все больше и больше проникали в бизнес: это системы автоматизированного проектирования и программы финансового учета, это внедрение штрихкодирования и системы планирования производства и т.п. На сегодняшний день уже и не найдешь предприятие, которое не использовало бы современные технологии хотя бы для бухгалтерского учета.

По статистическим данным журнала «ЭЖ» 2008 года среди автоматизированных процессов лидируют с большим отрывом, что и понятно, бухгалтерский учет (88,7%), Далее идут расчет заработной платы (54,9%), управление денежными средствами (44,1%) и документооборот (42,1%). Несколько уступают им управление складами (31,8%), управление взаимоотношениями с клиентами (31,3%), управленческий учет (30,8%) и управление торговлей (28,2%). Автоматизацию процессов можно посмотреть на рисунке 3.

Рисунок 3 – Состояние автоматизированных процессов на предприятиях, %

Сейчас уже можно говорить о том, что внедрение ИТ значительно облегчает работу специалистов. Но нужно заметить, что внедрение ИТ в небольших провинциальных городах несут большие трудности: в первую очередь – обучение сотрудников, ведь это требует выезд сотрудников из города в обучающий центр или приглашение специалиста для их обучения в городе, а это, несомненно, требует дополнительных затрат. Для установки хорошего программного обеспечения также требуется знания специалиста и средства.

Итак, информационные технологии могут принести пользу компании следующими способами: увеличить доходы, повысить производительность, сократить время выпуска продуктов, уменьшить штатное количество сотрудников, что позволит сократить затраты на оплату труда и снизить риски возникновения ошибок и дублирования  информации при работе. Но плюсы можно получить только при грамотном внедрении и использовании информационных технологий на предприятии, а это не простая задача ведь сначала нужно выявить и  устранить все препятствующие  их внедрению причины, а это соответственно требует  значительных затрат времени и опыта специалистов в данной области.