Самко О. В.

Донецкий национальный университет экономики и торговли имени Михаила Туган-Барановского, Украина

Проблемы документирования операций движения основных средств

Согласно П(с)БУ 7 “Основные средства” утвержденного приказом Министерством финансов Украины от 27.04.2000г. № 92 все проводимые организацией хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Тема актуальна, так как правильное документальное оформление поступления и выбытия основных средств предотвращает ошибки в учете основных средств и влияет на качественные характеристики использования объектов и возможные налоговые последствия. Важным также касательно документирования основных средств является то, что оно является источником достоверных сведений о финансово-хозяйственной деятельности предприятия. Достоверность бухгалтерского учета основных средств зависит от правильного документального оформления их движения, оценки и формирования первоначальной стоимости.

Целью данной статьи является анализ наиболее распространенных ошибок, допускаемых при отражении в бухгалтерском учете основных средств.

Одной из наиболее распространенных ошибок является несоблюдение порядка документального оформления движения основных средств.

Предположим, что организация приобрела в июне 2010 г. офисную мебель стоимостью 30000 грн. (без НДС), расходы на установку составили 1000 грн. В бухгалтерском учете объект принят в составе основных средств и учтен на счете 106 по первоначальной стоимости 31000 грн. (30000 + 1000). С июля по объекту основных средств начисляется амортизация . Акт о приеме-передаче объекта основных средств не составлен, инвентарная карточка учета основных средств переоформляется ежемесячно.

Для документирования операций с основными средствами организация должна использовать формы первичной документации по учету основных средств согласно П(с)БУ 7 “Основные средства”. При поступлении основных средств на предприятии создается приемочная комиссия, в которую входят руководитель, бухгалтер, а также лицо, ответственное за сохранность поступающего основного средства.

При поступлении основных средств в организацию создается приемочная комиссия, в которую входят руководитель, бухгалтер, а также лицо, ответственное за сохранность поступающего основного средства.

Если основное средство полностью готово к эксплуатации, то прием его к бухгалтерскому учету осуществляется на основе актов о приеме-передаче объекта основных средств по установленным унифицированным формам. По приобретенной мебели на первоначальную стоимость 31000 грн. следовало составить акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) по форме № ОС-1. В акт заносят, в частности, полное наименование объекта согласно технической документации, название организации-изготовителя, место приемки, первоначальную стоимость для целей бухгалтерского учета (при наличии соответствующей графы - и для целей налогового учета) на дату принятия, срок полезного использования, способ начисления амортизации и другие технические данные. После подписания акта приема-передачи он передается в бухгалтерию вместе со всей технической документацией и бухгалтерия ставит объект основных средств на учет.

Отсутствие составленного акта свидетельствует о неправомерном принятии объекта к учету по первоначальной стоимости. Эту ситуацию можно расценивать так, что объект не готов к эксплуатации.

Поскольку мебель не была передана в эксплуатацию, факт начисления амортизации с июля по декабрь в сумме 3875 грн (31000 / 4 лет / 12 мес. x 6 мес.) документально не обоснован. Соответственно, расходы в сумме начисленной амортизации не могут быть признаны в бухгалтерском и налоговом учете.

Основным аналитическим регистром учета основных средств является инвентарная карточка учета основных средств (форма № ОС-6). Карточка составляется на каждый объект или группу основных средств при их постановке на учет. Эта форма заполняются на основе актов приема-передачи по форме № ОС-1 в бухгалтерией организации, и в ней фиксируется факт ввода основного средства в эксплуатацию. В карточки заносят основные сведения по поступившему основному средству.Кроме того, в инвентарную карточку заносится информация обо всех перемещениях основных средств: внутреннем перемещении, ремонте, модернизации; при выбытии объекта - причина выбытия, дата списания с учета, сумма начисленной амортизации, номера актов о списании объектов основных средств по форме № ОС-3. При значительном изменении качественных и количественных показателей в характеристике объекта в результате реконструкции прежнюю инвентарную карточку в случае невозможности отразить в ней все показатели, характеризующие реконструированный (модернизированный, дооборудованный, достроенный) объект в целом, заменяют новой. Старую инвентарную карточку сохраняют как справочный документ. На оборотной стороне карточки указывается техническая характеристика объекта. Карточки составляются в одном экземпляре и хранятся в бухгалтерии в течение срока использования объекта.

Таким образом можно сделать вывод, что предприятием допущены следующие ошибки:

- инвентарная карточка на мебель открыта без предварительного составления акта приема-передачи по форме № ОС-1;

- карточка неправомерно переоформляется ежемесячно.