Костенко Т. В.

Процесс коммуникаций на фирме

Однако, несмотря на то, что проблемой организации эффективных коммуникаций на предприятии длительное время занимались различные ученые, до конца решить ее так и не удалось.

Анализ деятельности предприятий дает возможность констатировать, что создание эффективной, надежной системы обмена информации, которая соответствовала требованиям полноты, достоверности, оперативности, гибкости – одна из самых сложных проблем в организации [4].

Среди тех, кто проводил исследования в данной области необходимо выделить: Альберта М., Анопченко Т. Ю., Мартиненко М. М.,                          Мескона М., Осовскую Г. В., Пушкар Р. М., Чернышева М. А., Хедоури Ф. и др. [1, 2, 3, 4, 5].

Цель статьи – провести анализ каналов, способов и барьеров  коммуникаций на предприятии.

Предмет исследования – процесс коммуникаций.

Объект исследования – общество с ограниченной ответственностью «Донецкий центр технического снабжения «Регион» (ООО «ДЦ ТС «Регион»).

ООО «ДЦ ТС «Регион» - юридическое лицо, которое основано в 2001 году. Оно имеет самостоятельный баланс, текущий и валютные счета в банковских учреждениях, круглую печать со своим полным наименованием на украинском языке, штамп и фирменный бланк.

ООО «ДЦ ТС «Регион» занимается установлением систем вентиляции, кондиционирования, отопления, холодоснабжения, водоотведения, автоматизации и электрических сетей на промышленных предприятиях, в торгово-жилищных комплексах, частных домах.  Также общество осуществляет производство воздуховодов различных видов: прямоугольного и круглого сечения для системной вентиляции, фасонных изделий к ним, шумоглушителей и другой продукции.

Данная организация относиться к среднему типу предприятия. Число работающих – 101 человек.

Охарактеризуем каналы  и способы организации коммуникаций в                 ООО «ДЦ ТС «Регион».

На данном предприятии используется два типа коммуникаций: формальный и неформальный. Первый тип предусмотрен организационной структурой, в которой обозначены каналы прохождения информации. Формальные коммуникации, в свою очередь, делятся на вертикальные, горизонтальные и диагональные (рис. 1).

Вертикальные коммуникации представляют собой процесс передачи информации сверху вниз и снизу вверх [2]. На данном предприятии коммуникации сверху вниз преобладают и позволяют решить следующие задачи: ознакомление работников с целями организации для осознания ими важности выполняемой работы; изложения конкретных инструкций относительно выполнения работ; обеспечение понимания работы и ее связи с другими заданиями организации; предоставление информации о процедурах и методах выполнения работ; обеспечение подчиненных информацией обратной связи о результатах деятельности организации.

Формальные

Типы коммуникаций

 

	Неформальные

Рисунок 1 – Типы коммуникаций в ООО «ДЦ ТС «Регион»

Результаты анализа вертикальных  коммуникаций «сверху вниз» в                ООО «ДЦ ТС «Регион» позволили выяснить, что они помимо преимуществ - помогают связывать разные уровни организации, координировать их деятельность - имеют и недостатки: создают предпосылки для формирования авторитарной системы; значительно загружают подчиненных, происходит потеря информации в результате искривлений, ошибочной интерпретации.

Данную проблему в обществе целесообразно решить путем организации потоков информации снизу вверх, то есть формировании эффективной обратной связи.

Горизонтальные коммуникации обеспечивают обмен информацией между различными подразделениями одного уровня для координации их задач и   целей [4]. Результаты анализа данного типа коммуникаций в                                   ООО «ДЦ ТС «Регион» позволяют сделать вывод, что горизонтальные коммуникации достаточно эффективны. Это объясняется значительным уровнем понимания сотрудниками характера работы своих коллег и проблем, которые возникают в процессе функционирования смежных подразделений.

Диагональные коммуникации на данном предприятии осуществляются между лицами, которые находятся на разных уровнях иерархии. Например, между главным бухгалтером и программистом, когда последний консультирует первого по вопросам, возникающим в процессе работы с компьютером.

Данный вид коммуникаций очень развит в ООО «ДЦ ТС «Регион»: большинство    работников,    независимо   от    занимаемой    должности,  часто

оказывают помощь друг другу в решении тех или иных проблем.

Неформальные коммуникации не предусмотрены организационной структурой. Однако практика свидетельствует, что значительная часть коммуникаций совершается неформально, с помощью незапланированных руководством способов [3].

Проведенный анализ показал, что в процессе обмена информацией между различными сотрудниками предприятия часто возникают коммуникационные                            барьеры  (табл. 1).

Таблица 1

Барьеры коммуникаций и пути их решения в ООО «ДЦ ТС «Регион»

Барьеры коммуникаций	Характеристика	Пути решения
1	2	3
Конкуренция между сообщениями	Часто бывает так, что работнику одновременно поступает несколько сообщений, и он отдает предпочтение тому сообщению, которое для него является более важным	Сотрудник, который отправляет информацию, должен осознавать необходимость обеспечения внимания адресата и использования более эффективных каналов и способов коммуникации
Восприятие сообщения адресатом	Проблемы коммуникации, возникающие в ООО «ДЦ ТС «Регион», чаще всего связаны с восприятием, так как то, что отсылается отправителем, не всегда правильно интерпретируется адресатом	Отправителю необходимо попросить получателя четко выразить смысл переданного им сообщения
Язык, логика, абстракция	Руководство предприятия, выдавая задания, сообщая о целях, перспективах, новшествах своим подчиненным часто не приспосабливает свои сообщения к уровню работников, употребляет специфические термины и т. д.	Формирование начальниками подразделений максимально детализированных сообщений, полностью понятных всем  подчиненным
Статус лица, которое посылает сообщение	Статус лица, который отправляет информацию в ООО «ДЦ ТС «Регион» значительно влияет на восприятие сообщения адресатом и оперативность реагирования	Формирование на предприятии различных правил, инструкций в соответствии с которыми получатель должен своевременно, оперативно и качественно реагировать на полученную информацию, не зависимо от статуса отправителя

По результатам проведенного анализа можно предложить следующие рекомендации:

1. Использование внутриорганизационных информационных систем. Например, на  стенде, который лучше всего расположить на первом этаже офиса, информировать работников о предстоящих корпоративных праздниках, юбилеях и других знаменательных событиях (рождение ребенка у работника общества, повышении по службе и т. д.).

2. Для рационализации информационных потоков предлагается внедрить на предприятии современные программные продукты такие как: «FossDoc Professional» (система электронного документооборота), «1С: Зарплата и управление персоналом 8 КОРП», «OpenScape UC Application Personal» и др.

Информационная система «OpenScape UC Application Personal» - это программный продукт для унифицированных коммуникаций и совместной работы сотрудников предприятия, которые в основном находятся в офисе, но иногда работают  дома или становятся мобильными пользователями.

ПП «OpenScape UC Application Personal»не требует наличия сервера, что способствует его простому, быстрому и экономному внедрению в ООО «ДЦ ТС «Регион». Это решение предоставит функциональные возможности программного телефона и базовые возможности управления вызовами и их фильтрации; доступ к ПО совместной работы и каталогам; журнал вызовов; возможность организации аудио конференций и многостороннюю видео-конференц-связь с поддержкой до 8 участников.

3. Применение современных информационных технологий, таких как электронная почта, скайп, чат помогут работникам общества значительно  сэкономить время и создать эффективную коммуникационную сеть.

На основании анализа каналов и способов коммуникации в ООО «ДЦ ТС «Регион», барьеров, возникающих в процессе обмена информацией можно сделать следующие выводы:

1. В  ООО   «ДЦ    ТС   «Регион»   существует   два   типа    коммуникаций:

формальный    и  неформальный.   Формальные,   в   свою   очередь,   делятся на

вертикальные, горизонтальные и диагональные виды коммуникаций.

2. При обмене информацией относительно хозяйственной деятельности предприятия между сотрудниками возникают различные барьеры (конкуренция между сообщениями; восприятие сообщения адресатом; язык, логика, абстракция; статус лица, который посылает сообщение), что увеличивает затраты времени, необходимые для сбора информации,  и усложняет процесс принятия решений в целом.

3. Совершенствование системы коммуникаций в обществе целесообразно проводить путем взаимных межличностных и организационных отношений: для охвата большей аудитории расположить электронную доску объявления в офисе предприятия; оптимизировать информационные потоки, путем применения программных продуктов:

Литература:

1. Коммуникационный менеджмент/Т. Ю. Анопченко, М. А. Чернышев,                  Г. А. Болошин и др. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2010. – 381 с.

2.   Коммунікації      в      менеджменті/Г.   В.    Осовська.  –   Київ:   Кондор,   2008. – 215 с.

3. Мартиненко М. М. Основи менеджменту. – К.: Каравелла, 2007. – 494 с.

4. Менеджмент – теорія та практика/Р.М. Пушкар, Н.П. Тарнавська – Т.: Карт-бланш, 2008 – 486 с.

5. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. – М.:                   Дело, 2008 г. – 665 с.