Бастрыкина М.А.

Ростовский государственный экономический университет (РИНХ), Россия

Построение моделей деловых процессов в образовательном учреждении

Производственные процессы на сегодняшний день определены более точно, чем происходящие процессы в сфере услуг и поддаются куда больше описанию и моделированию в нутрии себя. Сфера высшего образования для взаимодействия с внешней средой должна показать свои внутренние деловые процессы и модели функционирования. Для моделирования деловых-процессов высших учебных заведений целесообразно использовать имитационное моделирование. Имитационное моделирование – это метод исследования, при котором изучаемая система заменяется моделью с достаточной точностью описывающей реальную систему и с ней проводятся эксперименты с целью получения информации об этой системе. Экспериментирование с моделью называют имитацией (имитация – это постижение сути явления, не прибегая к экспериментам на реальном объекте).

Вследствие сложности деловых процессов высших образовательных учреждений и наличия значительной стохастической составляющей имитационное моделирование становится предпочтительным способом их анализа и совершенствования. Обычно для визуализации структуры деловых процессов используются различные формализованные нотации, одной из которых является унифицированный язык моделирования UML. В рамках процессно-статистического подхода [1, 2] UML-модели деловых процессов рассматриваются как основа для построения имитационных моделей.

Предлагаемая концепция автоматизированного синтеза имитационных моделей позволяет автоматически формировать программный код имитационной модели по построенным UML-диаграммам. Диаграммы языка UML описывают структуру деловых процессов, а переменные - их количественные характеристики (в том числе учитывая случайные факторы), что в комплексе позволяет обеспечить интеграцию визуального и имитационного моделирования деловых процессов.

Примеры фрагментов моделей деловых процессов в учреждениях ВПО, показанные на рисунке 1, демонстрируют использование различных компонентов и некоторые распространенные конструкции.

Рисунок 1 – Представление компонентов деловых процессов (диаграммы прецедентов и диаграммы деятельности) в рамках предлагаемой концепции изучения учреждений ВПО

Диаграмма прецедентов (рис. 1 а-б) позволяет описать изучаемую систему в целом. Выделяются внешние сущности системы (актеры), которые производят обращения к прецедентам (рис. 1а). Прецеденты также могут быть связаны между собой отношениями «include» и «extend» (рис. 1б). Для прецедентов, связанных отношением «extend» должна быть задана вероятность, с которой один прецедент требует обращения к другому. Если прецеденты связаны отношением «include», то обращение ко второму прецеденту будет происходить каждый раз при активизации первого. В соответствии с описанной метамоделью с помощью переменных задаются количественные параметры элементов UML-диаграммы. При обращении к прецеденту инициируется деловой процесс, для представления которого используется диаграмма деятельности (рис. 1 в-г). Операция процесса представлена в виде блока деятельности (рис. 1в), для которого с помощью переменной задается время выполнения операции. Дорожки позволяют указать исполнителей, ответственных за выполнение операций (рис. 1г). С помощью блоков условия можно отразить ветвления и циклы делового процесса. При этом задаются количественные параметры (например, выбор следующей операции может происходить в зависимости от события с заданной вероятностью).

Для моделирования деловых процессов учреждений ВПО на количественном уровне был проведен сбор и анализ данных о временных затратах на исполнение операций деловых процессов. Для получения исходных данных использовалось несколько различных методов: проводился опрос сотрудников, обладающих достаточным опытом работы (была разработана анкета для проведения такого опроса); временные характеристики операций процессов собирались путем хронометража. Результаты обработки собранных данных использовались для определения переменных имитационной модели в системе СИМ-UML.

В результате исследования были выделены операции в деятельности филиалов высших образовательных учреждений. Часто повторяющиеся операции в производстве образовательных услуг связаны с учебным, воспитательным и научно-исследовательским процессом.

Образовательные услуги согласуются с законодательными, нормативными и аккредитационными требованиями, связанными с образованием, а также требованиями, определяемыми самим образовательным учреждением и потребителями образовательных услуг (требования работодателей, ожидания и требования студентов). Подготовка специалистов, отвечающих современным запросам, влечет за собой непрерывное совершенствование учебных планов с тем, чтобы они всегда находились в полном соответствии с требованиями, предъявляемыми к специалисту, поэтому учебный план должен быть достаточно гибким для быстрой адаптации к меняющимся требованиям (со стороны работодателя и ГОС). Диаграмма прецедентов составление учебного плана в высшем образовательном учреждении представлена на рисунке 2 (фрагмент).

Рисунок 2 – Диаграмма прецедентов составление учебного плана

Требования, связанные с обучением, пересматриваются в соответствии с типовыми программами обучения, аналитическими записками заведующих отделениями, предложениями, вынесенными в результате анализа качества образовательных услуг со стороны руководства. При изменении образовательных требований образовательное учреждение обеспечивает изменения в связанных документах и доводит сведения об изменениях до персонала, задействованного в реализации этих требований. Процесс управления документацией внешнего происхождения представлен на рис. 3.

Рисунок 3 – Диаграмма деятельности процесса управления документацией внешнего происхождения

При выполнении процесса «Управление документацией внешнего происхождения» ведутся записи (документы, отчеты, аналитические записки) в журнале регистрации входящей корреспонденции, в журнале регистрации приказов, в отчетном документе по выполненным действиям, согласно требованиям входящего документа, в журнале регистрации исходящей документации.

Для понимания и удовлетворения запросов потребителей (студентов образовательного учреждения, их родителей) и ожиданий заинтересованных сторон (работодателя) необходимо производить исследования деятельности высших образовательных учреждений, их слабых сторон (жалобы потребителей) и совершенствовать деловые процессы на каждом этапе их протекания, минимизируя трудозатраты и издержки оказания образовательных услуг. Предлагаемый подход и его реализация в виде системы имитационного моделирования деловых процессов в высшем образовательном учреждении обеспечивает решение таких задач, как оценка и минимизация трудовых и материальных затрат на деловые процессы, оценка эффективности использования автоматизированных информационных систем, оптимизация численности персонала, оценка принимаемых управленческих решений.

Литература:

1. Хубаев Г.Н., Щербаков С.М. Построение имитационных моделей для оценки трудоемкости деловых процессов с использованием языка UML: Препринт.– Ростов-н/Д: РГЭУ «РИНХ», 2004.– 80c.

2. Хубаев Г.Н. Процессно-статистический подход к учету затрат ресурсов при оценке (калькуляции) себестоимости продукции и услуг: особенности реализации, преимущества // Вопросы экономических наук. – 2008. - №2.– С.158-166.

3. Хубаев Г.Н., Щербаков С.М., Рванцов Ю.А. Система автоматизированного синтеза имитационных моделей на основе языка UML «СИМ- UML» // Свидетельство об официальной регистрации программы для ЭВМ. - №2008615423. – М.: РОСПАТЕНТ, 2009.