Пакка А.А., доц. Сапицкая И.К.

Совершенствование системы информационного обеспечения предприятия

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности предприятия на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми его взаимосвязанными подразделениями осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Сущность, роль и основные элементы информационного обеспечения предприятий в своих трудах рассматривали такие ученые как Б.Д. Антонюк, С.М. Звешинский, А.И. Мишенин [1], Н.И. Савицкий [2]. Однако проблемы систем информационного обеспечения и пути их устранения в разрезе потребностей отечественных предприятий изучены недостаточно.

Целью статьи является анализ системы информационного обеспечения предприятия и предложение путей ее совершенствования.

Объект исследования – предприятие «Донецкие электрические сети» ПАО «ДТЭК Донецкоблэнерго».

«Донецкие электрические сети (ЭС)» имеют 70-ти летнюю историю своего существования на рынке электроэнергетического обеспечения промышленных предприятий и бытового сектора Донецкого региона. К настоящему времени «Донецкие ЭС» стали крупнейшим предприятием ПАО «ДТЭК Донецкоблэнерго».

«Донецкие ЭС» – современное промышленное предприятие со своими производственными мощностями, высоким уровнем технического и технологического обеспечения, которое осуществляет качественное и надежное электроснабжение одного из крупнейших индустриальных городов Украины – города Донецк.

Планово-экономический отдел и бухгалтерия предприятия используют в своей работе систему программ «1С: Предприятие 7.7», которая предназначена для организации современного и эффективного учета на предприятии. Она включает в себя три модуля:

1. Бухгалтерский учет («1С: Бухгалтерия»).

2. Оперативный учет («1С: Торговля и Склад»).

3. Расчет («1С: Зарплата и кадры»).

Отдел кадров в своей деятельности использует программу «Кадры», которая предназначена для автоматизации работы всего отдела. Как и многие другие кадровые программы, данная программа позволяет вести учет таких данных как персональные и кадровые данные, налогообложение, долги, начисления, перемещения, больничные, отпуск, командировки, образование и т.д.

Система «Кадры» позволяет работать с архивами личных карточек и создавать отчеты на основе данных из архива. Также программа  может построить разветвленную структуру предприятия, вести для каждого подразделения штатное расписание, отслеживать ротацию кадров на основе личной карточки и создавать различные статистические и произвольные отчеты.

В проектно-сметном договорном бюро предприятия установлена  программа «АВК-3», с помощью которой просто и быстро составляются сметы. Программный комплекс «АВК-3» предназначен для автоматизированного выпуска сметно-ресурсной документации, используемой всеми участниками строительства:

- в инвесторских сметах (подсистема «Сметные документы»);

- в договорных ценах контрактов (подсистема «Договорная цена»);

- в производстве строительных работ (подсистема «Подрядчик»).

Подсистема «Сервис» предназначена для привязки программного комплекса «АВК-3» к конкретным условиям его эксплуатации на предприятии пользователя.

Отделы по работе с потребителями, в том числе абонентские службы предприятия, используют в своей деятельности такие системы как:

- программа «Быт» (для физических лиц);

- автоматизированная система управления энергосбытом «UENS Energy» (для юридических лиц).

Система «Быт» была разработана с учетом требований ПАО «ДТЭК Донецкоблэнерго». Она имеет высокий уровень безопасности, который реализуется через выдачу электронных ключей определенным сотрудникам.

Автоматизированная система «UENS Energy» предназначена для повышения эффективности выполнения основных бизнес-процессов путем автоматизации: внутренних сбытовых бизнес-процессов, взаимодействия с потребителями, другими энергопредприятиями, а также внешними системами и организациями.

На предприятии существует локальная сеть, с помощью которой пользователи при наличии доступа могут обмениваться данными. У начальников структурных подразделений также имеется выход в Интернет, а основными способами обмена необходимыми документами между отделами являются электронная почта и флеш-носители.

Для того чтобы решить основные проблемы бумажного документооборота (многократное копирование, наличие нескольких версий, трудоемкость поиска и т.д.), а также ускорить работу с документами, освободить сотрудников от рутинной работы, оптимизировать процессы делопроизводства, предприятию «Донецкие электрические сети» рекомендуется внедрить систему электронного документооборота (СЭД).

В результате проведенного анализа существующих на отечественном рынке СЭД по критериям функциональности, цены, сложившейся инфраструктуры информационной системы организации, наличия квалифицированного персонала, был выбран программный продукт «ЕВФРАТ-Документооборот».

«ЕВФРАТ-Документооборот» предназначен для построения системы управления бизнес-процессами и документами организации. Инструментарий, входящий в комплект поставки системы «ЕВФРАТ-Документооборот», позволяет реализовать технологии электронного документооборота в любой компании, независимо от ее численности и формы собственности.

Программный продукт позволяет повысить эффективность деятельности всех отделов, улучшить исполнительскую дисциплину, сэкономить время на всех этапах деятельности сотрудников, создать единое информационное и управленческое пространство на предприятии.

Система «ЕВФРАТ-Документооборот» разработана в полном соответствии с рекомендациями Workflow Management Coalition и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость системы позволяет автоматизировать делопроизводство предприятия как в соответствии с требованиями ГОСТ по делопроизводству, так и с требованиями регламентов, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми на предприятии «Донецкие ЭС».

Система «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет решать все типовые задачи делопроизводства и управления документами:

- автоматизировать регистрацию документов и заданий;

- осуществлять поиск информации;

- обеспечивать эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;

- контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;

- проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и аналитических отчетов;

- обеспечивать разграничение прав доступа сотрудников к информации;

- организовать долговременное хранение документов организации.

Эффективность внедрения СЭД на предприятии достаточно высока, т.к. она позволяет сотрудникам более рационально использовать свое рабочее время.

По данным статистических исследований, суммарное среднее время, которое сотрудники тратят на рутинную обработку документов – более 60%. При этом некоторая часть сотрудников практически все свое рабочее время тратит на эти операции.

При использовании системы «ЕВФРАТ-Документооборот»:

- на поиск документов тратятся не часы, а минуты;

- ожидания документов не требуется – документы одновременно доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам;

- процесс согласования и утверждения документов становится прозрачен и происходит в режиме реального времени;

- время на передачу документов между подразделениями не тратится вообще – карточки и файлы документов в режиме реального времени доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам;

- подготовка стандартных отчетов о движении документов делается одним нажатием кнопки.

Средний процент экономии времени на вышеперечисленные виды обработки документов при использовании «ЕВФРАТ-Документооборот» – 80%. Соответственно, использование системы может экономить 80%*60%=48% рабочего времени.

Установка системы необходима для 40 рабочих мест на предприятии (АРМ руководителей структурных подразделений). Поскольку стоимость лицензии на 40 пользователей – 40*948=37920 грн., сервера для работы с указанным количеством пользователей – 13547 грн., общая стоимость системы «ЕВФРАТ-Документооборот» составит 51467 грн.

Таким образом, на основании анализа информационного обеспечения предприятия «Донецкие электрические сети» можно сделать следующие выводы:

1. Предприятие обладает достаточным комплексом технических и программных средств для успешного осуществления своей деятельности. К комплексу специальных программных средств, действующих на предприятии, относятся следующие системы: «1С: Предприятие 7.7», «Кадры», «АВК-3», «Быт», «UENS Energy».

2. Взаимодействие между подразделениями осуществляется, в основном, с помощью локальной сети, к которой имеют доступ не все отделы, а также посредством флеш-носителей. Такая организация связи имеет множество недостатков, которые предлагается устранить с помощью централизации информационной поддержки всех подразделений предприятия.

3. Для сокращения затрат на бумажные документы и рабочее время сотрудников, ускорения информационных потоков, оптимизации документооборота на предприятии, необходимо внедрить систему электронного документооборота и автоматизации делопроизводства «ЕВФРАТ-Документооборот».

Литература:

1. Мишенин А.И. Теория экономических информационных систем. - М.: Финансы и статистика, 2008. - 240 с.

2. Савицкий Н.И. Технологии организации, хранения и обработки данных. - М.: Инфра-М, 2007. - 445 с.

3. Сайт ПАО «ДТЭК Донецкоблэнерго». [сылка более недоступна}

4. ИТ-решения для бизнеса. Обзоры СЭД. [сылка более недоступна}

5. Сайт системы электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов ЕВФРАТ. [сылка более недоступна}