Вильгельм Е.В.

Исследование процесса управления знаниями на предприятии малого бизнеса

Объектом исследования было выбрано предприятие малого бизнеса Республики Мордовия «ИП Максимов А.Н.», действующее на рынке с 2008 года и специализирующееся на разработке прикладного программного обеспечения для персональных компьютеров и приложений, функционирующих на платформах Google Android, Apple iPhone (iOS), WinPhone 7 и J2ME. Среди всех направлений деятельности приоритетным для компании является проектирование приложений для Google Android и iOS, так как 90% мобильных устройств работают на данных платформах.

В фирме на постоянной основе работают 8 сотрудников. Характерной чертой коллектива организации является высокий профессионализм. Знаниями и навыками в области информационных технологий обладают все сотрудники организации, кроме бухгалтера, который обладает специализированными знаниями в своей сфере.

Управление знаниями представляет собой процесс, направленный на создание, накопление и применение знаний в компании. Он состоит из следующих последовательных этапов [2]:

1) Аудит знаний.

2) Картирование знаний (по итогам аудита).

3) Классификация знаний.

4) Приобретение знаний.

5) Организация хранения и обмена знаний.

6) Проверка знаний.

В ходе исследования последовательно были осуществлены вышеизложенные этапы процесса управления знаниями.

Аудит знаний. Целью этого этапа являлось определение местонахождения знаний в компании, носителей и источников знаний, а также сотрудников, нуждающихся в знаниях. Все сотрудники были лично оповещены исследователем о проводимой работе, а в качестве метода исследования было выбрано интервьюирование. Работники с вниманием отнеслись к изучаемой проблеме и в результате аудита было выявлено, что все опрашиваемые довольны процессом управления знаниями и видят недостатки лишь в программном решении для организации хранения и обмена знаниями.

По результатам аудита составлена карта знаний «ИП Максимов». Картирование знаний (knowledge mapping)– это создание графического изображения того, где и у кого находятся знания в компании. Этот метод является неотъемлемой частью анализа управления знаниями [3]. В ходе картирования выяснилось, что большую часть знаний можно освоить с помощью специальной литературы, находящейся в офисе компании, а конкретные вопросы можно задать и сотрудникам, владеющим этими знаниями. Исключение составляют знания о клиентах компании, которыми владеют руководитель и проект-менеджер, но в явном виде они не представлены.

Классификация знаний. На этом этапе были выделены следующие категории знаний компании «ИП Максимов»: знания языков программирования, знания в области управления проектами, знания о клиентах и взаимоотношениях с ними.

Приобретение знаний. Все вышеизложенные категории знаний в организации представлены в явном и неявном виде. Знания языков программирования в явном виде представлены в специальной литературе (10 книг), хранящейся в офисе компании. Каждый сотрудник имеет доступ к ним в любое время. Кроме того, неявные знания по программированию, а именно навыки и личный опыт программисты получают в ходе общения между собой  и руководителем компании (Java язык). Знаниями и навыками в области управления проектами владеет проект-менеджер предприятия, а также их можно получить из литературы, находящейся в свободном доступе в офисе компании. Знаниями о клиентах располагает руководитель компании и проект-менеджер. Они постоянно контактируют и обмениваются знаниями и опытом. Отрицательной чертой является то, что их можно получить только при личном контакте, хотя это не сложно, учитывая, что все сотрудники компании работают в одном офисе. Знания хранятся таким образом, в офисе компании в книгах, а также на электронных носителях.

 Проверка знаний в организации осуществляется периодически раз в полгода. На собрании всех сотрудников фирмы обсуждается, какие книги или программное обеспечение необходимо приобрести. А также такое обсуждение происходит при начале работы над новым заказом.

Анализ процесса управления знаниями на исследуемом предприятии показал, что он осуществляется неплохо в силу специфики интеллектуальной деятельности, однако мог быть более эффективным после решения ряда вопросов, связанных с совершенствованием обмена знаниями. Для этого исследователем были выявлены недостатки в управлении знаниями и разработаны нижеследующие рекомендации.

Первым недостатком процесса управления знаниями «ИП Максимов А.Н.» является недоступность некоторых знаний заинтересованным сотрудникам. Этими знаниями, например, являются требования и пожелания потребителей, а нуждающиеся работники – инженеры-программисты. Для решения этой проблемы целесообразно ввести в систему управления проектами раздел, посвященный пожеланиям заказчика. Дело в том, что при обычной схеме сначала выполняется задание, а только потом оно адаптируется к предъявляемым требованиям.  С помощью этого раздела существенно сократиться время на выполнение каждого задания.

Следующим предложением данного исследования процесса управления знаниями является введение в базу знаний о проекте раздела, посвященного ошибкам в работе программистов. В настоящее время разработчикам нередко приходится выполнять двойную работу, решая проблемы, которые уже решил коллега. И дело не в том, что работники не хотят обмениваться знаниями, просто ошибки в работе всплывают неожиданно и инженер-программист исправляет их торопясь и в одиночку. Это можно было предугадать, предварительно выкладывая информацию об ошибках в общую базу знаний. Такой порядок заведен в Microsoft: по окончании каждой консультации, данной клиенту, найденное решение помещается в центральное веб-хранилище, которое называется InSite. Таким образом, им смогут воспользоваться и другие специалисты компании [1].

В ходе исследования была выявлена ещё одна проблема – программисты не обмениваются сопутствующими знаниями о проекте. Такие знания разработчик получает из сети Интернет с помощью поисковых сиcтем Google и Yandex, уже выполняя свое персональное задание. Следует отметить, что все знания, на которые тем или иным образом ссылается проект, чрезвычайно важны для «общей копилки». Решением данной проблемы представляется введение раздела «Сведения о проекте».

Однако, на взгляд исследователя, знания сотрудников не ограничиваются информацией только о проектах. В ходе поиска информации о проекте сотрудник получает новые случайные знания, например полезные практики или статьи в Интернете или мнения и опыт знакомых. Эти данные также не должны пропадать бесследно. Необходимо поощрять обмен и случайными знаниями. Можно провести в компании акцию «Поделись с другом», где в течение месяца инженеры-программисты будут обмениваться ссылками или комментариями.  За самую полезную ссылку разработчик может быть награжден ценным призом.

Рассмотренные выше предложения связаны с действующей в «ИП Максимов» системы управления проектами. Однако помимо расширения функционала программы предлагается другой путь – создание корпоративного портала, подобного например порталу UpSelf в сети Интернет. Корпоративный сайт может находиться в локальном доступе сети Интранет, а может использоваться  Экстранет – защищенная от несанкционированного доступа корпоративная сеть, использующая Интернет-технологии для внутри корпоративных целей, а также для предоставления части корпоративной информации и корпоративных приложений деловым партнерам компании (в нашем случае, заказчикам). На закрытом корпоративном портале «ИП Максимов А.Н.» могут размещаться закрытые корпоративные материалы, предоставляться доступ сотрудникам компании к приложениям для коллективной работы (каким является система управления проектами Trac), а также доступ к ограниченному ряду материалов постоянным клиентам компании.

При реализации рассмотренных предложений, коллективу «ИП Максимов А.Н.» не стоит в спешке пытаться выявить и систематизировать всю имеющуюся информацию. Если собранные данные окажутся слишком подробными, то из них будет крайне сложно выбрать что-то действительно ценное, и они превратятся в неуправляемый балласт информации. Все изменения должны осуществляться постепенно, чтобы не возникла так называемая перегрузка информацией.

Кроме того, необходимо регулярно оценивать собственные достижения в области управления знаниями. Только отслеживая все изменения стратегию управления знаниями можно корректировать и увязывать с основополагающими целями бизнеса.

И конечно, любые совершенствования и внедрения должны осуществляться под единым руководством, ответственным за результаты этих внедрений. Исследователем предлагается назначить ответственным лицом проект-менеджера предприятия «ИП Максимов А.Н.». Выбор обусловлен наличием у него навыков систематизации и анализа информации, координации работы сотрудников и оценки её результатов.

Таким образом, корректирование процесса управления знаниями предприятия «ИП Максимов» предусматривает введение в базу знаний компании новых структурных разделов, проведение акции «Поделись с другом!», а также создание корпоративного портала.

Литература:

1. Гейтс Билл. Бизнес со скоростью мысли / Гейтс, Билл ; При участии Коллинза Хемингуэя; Пер. с англ. И.Кудряшовой и др. - 2-е изд., испр. - М.: ЭКСМО, 2002. С.401.

2. Джанетто К., Уилер Э. Управление знаниями. Руководство по разработке и внедрению корпоративной стратегии управления знаниями. / Пер. с англ. Е. М. Пестеревой – М.: Добрая книга, 2005. – 192 с.

3. Харрингтон Дж., Воул Ф.  Совершенство управления знаниями / Пер. с англ. А.Л. Раскина; Под науч. ред. А.Б. Болдина – М.: РИА «Стандарты и качество», 2008. – 272 с. – (Деловое совершенство).