Гамидуллаев Р.Б.

Содержание информационного обеспечения системы управления современным предприятием

Информация, как и коммуникация, является фактором интеграции управления. Многие исследователи справедливо рассматривают  информацию, как отражение в сознании человека окружающего мира, зафиксированное каким–либо способом и, поэтому обладающее свойством воспроизводимости, использующееся как средство коммуникации людей, познания и осознания мира, накопления и сохранения знаний.

Многие исследователи на практике понятие «информация» отождествляют с понятием «коммуникация» или более того, рассматривают коммуникацию как следствие информационного обеспечения. Представляется, что коммуникацию  нельзя рассматривать только таким образом. Это явление социально–экономического плана, проявление сущности человека и его отношений с другими людьми, функционирования сознания и осуществления деятельности.

Следует подчеркнуть, что коммуникация отражает такие понятия “неинформационного” содержания, как долг, ответственность, ценности, интересы, установки, опыт, интуиции, и др. Именно они лежат в основе коммуникации и определяют ее характер, особенности, тип, роль в совместной деятельности. Информация – это лишь внешнее проявление коммуникации, ее результат. Информация возникает, существует и передается благодаря  коммуникации. Коммуникация опосредуется информацией, но не тождественно ей. Связи отражают интересы и ценности, стремление совместно выполнить какую-нибудь работу, это и рождает и питает информационные потоки в группах совместного труда.

Понятие “коммуникация” соединяет в себе три аспекта совместной деятельности людей: движение информации, процесс управления и отношение индивидуума к цели управления и управленческим решениям. Менеджер распределяет информацию и определяет порядок ее движения, влияет на отношение индивидуума, как и информации, так и управлению и другим индивидуумам.

Но то, что коммуникация не является только и исключительно информацией, не означает, что коммуникацию можно противопоставить информации или понимать в отрыве от информации. Понимание коммуникации как связей, в основе которых лежат интересы и ценности, имеет большое практическое значение. Менеджер, занимающийся только диспетчеризацией информационных потоков, распределением и перераспределением информации, никогда не будет иметь успеха в своей деятельности. Ведь необходим отбор и поиск информации. Для этого надо понимать, что людей соединяют интересы, а не информация. Информация “работает” тогда, когда она воспринимается в соответствии с определенными интересами, когда она понимаема и принимаема.

Современные темпы увеличения масштабов производства приводит к увеличению объемов информации, используемой в системе управления. Многие специалисты полагают, что если объем производства растет в арифметической прогрессии, то объем информационного потока – в геометрической. И довольно часто создаются ситуации, когда фактические потоки информации не соответствуют нормальной способности человека к ее восприятию и переработке и превышают такую способность в несколько раз. Но вместе с тем, имеет место и недостаток нужной информации.

В книге профессора Резника С.Д. «Персональный менеджмент» [3, с. 56] рассматривается значение и роль информации в работе менеджмента, где он рассматривает, что в процессе деятельности менеджера, любого учреждения, предприятия возникают документы, отражающие эту деятельность, показывающие информационные связи человека и организации «материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве» – так определяет документ ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Под информационным обеспечением системы управления понимаются совокупность информации, необходимой и достаточной для принятия решений, а также методы и средства ее организации.

Назначение организационного обеспечения состоит в своевременном и полном обслуживании управленческого персонала и технических средств системы управления достоверными данными, позволяющими осуществлять автоматизированную обработку информации с использованием других видов обеспечения (организационного, технического, программного, математического, лингвистического и др.).

Информационное обеспечение состоит в решении следующих основных задач:

1. Организация домашинной и послемашинной фаз преобразования информации: стадий получения, регистрации, передачи информации и выдачи результатов обработки потребителям.

2. Организация банков данных: создание и введение системы массивов информации, организация процессов хранения и поиска информации.

3. Организация процессов решения функциональных задач на электронных носителях: постановка и алгоритмизация конкретных функциональных задач управления на основе использования программного обеспечения; разработка технологических процессов, инструкций и осуществление машинного решения.

4. Исследование эффективности информационного обеспечения.

Информация, циркулирующая в любой социально-экономической системе, представляет собой информационную систему (информационную среду), характеризующуюся потоками, многочисленными обменами и преобразованиями, взаимосвязями.

Руководители и специалисты организации используют в работе внутреннюю и внешнюю информацию, научно-техническую, экономическую информацию об управлении.

Значение документации и делопроизводства в управлении определяется тем, что в общем объеме управленческого труда работа с документами занимает огромное место. Происходит стремительное возрастание объема документальной информации. Доказано, что объем информации увеличивается примерно в квадрате по отношению к росту числа объектов управления. Нарастание документальной информации характерно для всех отраслей народного хозяйства и управления. Собрать, отобрать, проанализировать это огромное, постоянно возрастающее количество документации традиционными методами и средствами становится все труднее. Специальные подразделения, призванные заниматься подготовкой, обработкой и передачей документной информации, не справляются с возложенным на них объемом работ, и поэтому значительную часть технических операций, и работ вынуждены выполнять квалифицированные специалисты. По имеющимся данным, полученным в результате проведенного исследования, работа с документами занимает у них от 30 до 60% рабочего времени.

В решении задач по совершенствованию документирования и документационного обеспечения большое место отводится внедрению в практическую деятельность Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), которая была подготовлена рядом научно-исследовательских институтов и организаций.

ЕГСД представляет собой свод правил, нормативов и рекомендаций по введению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документов до сдачи в архив. Целью Единой государственной системы делопроизводства является внедрение в практику апробированных рациональных форм методов и делопроизводственного обслуживания. При этом предполагается одновременное решение проблем: экономии и организации труда делопроизводственного персонала, стандартизации основных видов управленческого персонала, стандартизации основных видов управленческой документации, механизации делопроизводственных процессов [2, с. 246].

Рассматривая информационный цикл как период времени от начала первой операции (сбора) до последней операции (использования) на определенном уровне (цех, предприятие и т.д.), то становится очевидной необходимость экономии времени на каждой выполняемой операции. Информационное обеспечение должно быть организованно таким образом, чтобы на каждом уровне иерархии управления оседало и использовалось только то количество информации, которое необходимо для управления объектами данного уровня.

Таким образом, в организационно-практической деятельности руководителя информация играет большую роль и выступает своего рода основой процесса управления, подготовки, принятия и реализации управленческих решений.

Литература

2. Коротков Э.М. Процесс управления социалистическим производством. Автореферат на соискание ученой степени д–ра экон. наук. – М.: МИУ, 1984. – 35 с.

3. Рейнхенбах Г. Направление времени / Перевод с анг. Ю.В. Молчанова и Ю.В.Сачкова. Общая ред. И послесловие акад. М.Э. Омельяновского. – М.:И.Л., 1962. – 396 с.

4. Резник С.Д. Персональный менеджмент. Резник С.Д.и др., 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2004. – 622 с