Ягмур Е. А., Павлова А. С

Особенности документального обеспечения бухгалтерского учета

В отличие от оперативно-технического и статистического учета бухгалтерский учет как упорядоченная система обобщения информации о деятельности юридических лиц основывается исключительно на применении метода документирования. Этот метод предусматривает сплошное и непрерывное документирование всех хозяйственных операций, которые осуществляются в деятельности предприятий, учреждений и организаций.

Исследованием вопросов совершенствования первичного и текущего обеспечения учета занимались многие ученые такие как Бутынец Ф. Ф., Билуха М. Т., Ивахненков С. П., Олейник О.В.и другие.

Однако ряд проблем на данный момент остаются до конца не решенными и нуждаются в дальнейшем их рассмотрении, что обуславливает актуальность темы исследования.

Целью статьи является критический анализ формирования документального обеспечения деятельности предприятия и разработка на его основе предложений по совершенствованию организации процесса документирования.

Основанием для бухгалтерского учета деятельности предприятия, которая состоит из хозяйственных операций (действия и события, которые вызывают изменения в структуре активов и обязательств, собственном капитале предприятия), являются первичные документы. Информация, содержащаяся в первичных документах, которые составляются во время осуществления или непосредственно по окончании хозяйственной операции и фиксируют факт ее осуществления, систематизируется на счетах бухгалтерского учета в регистрах синтетического и аналитического учета. Данные регистров на конец отчетного периода служат основой составления финансовой отчетности предприятия, которая является главным источником необходимой информации пользователям на постоянной основе [2].

Очевидно, что каждая упорядоченная система предусматривает применение определенных правил, норм и порядков, которые закрепляются соответствующим нормативным документом для общего пользования.

При документировании хозяйственных операций и отображении их в регистрах бухгалтерского учета следует обеспечить выполнение определенных требований и правил. Главные и принципиально важные условия и требования, которых нужно придерживаться для обеспечения достоверности и обоснованности записей в бухгалтерском учете, закреплены в Законе Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV (с изменениями и дополнениями).

Документированием хозяйственных операций занимаются не только работники бухгалтерской службы предприятия, а в первую очередь те, кто осуществляют хозяйственные операции и дают поручения или разрешения на их проведение (должностные лица производственных, технологических, инженерно-технических и организационно предписывающих служб и подразделов предприятия). При этом руководитель предприятия, организации обязан обеспечить документирование всех хозяйственных операций, связанных с получением и распределением доходов, разными расходами, изменениями в составе и состоянии имущества, обязательств, капитала и тому подобное [3].

Графиком документооборота целесообразно предусмотреть оптимальное количество подразделов и исполнителей, через которых проходит каждый первичный документ, минимальный срок его пребывания в подразделении. Это способствует улучшению учетной работы, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня его механизации и автоматизации, своевременному составлению бухгалтерской, статистической, налоговой и внутрипроизводственной отчетности.

Ответственность за своевременное и качественное складывание документов, передачу их в установленных графиком документооборота сроки для отображения в бухгалтерском учете, за достоверность данных, приведенных в документах, несут лица, которые составили и подписали настоящие документы.

Перенесение информации с первичных документов в учетные регистры осуществляется в меру их поступления к месту обработки (бухгалтерия, вычислительная машина), однако не позже срока, который обеспечивает своевременную выплату заработной платы, составления бухгалтерской и статистической отчетности, деклараций и расчетов по налогам, обязательных отчислений в государственные целевые фонды.  Ответственность за правильность записей в учетных регистрах возложена на тех, кто составил и подписал эти регистры [1].

Для должного и упорядоченного хранения документы, которые прошли обработку, комплектуются в разрезе учетных регистров в хронологическом порядке, нумеруются и переплетаются. Регистры и отчеты подлежат обязательному хранению и передаче в архив [4]. Сроки хранения документов, установленные Перечнем типичных документов, уменьшению не подлежат. Все правила и требования при составлении, передаче и хранении первичных документов должны быть закреплены в обязательном порядке в Приказе (положении) об учетной политике на предприятии. Данным документом регламентируются виды и формы используемых документов, сроки их хранения, способ ведения, график их передвижения на предприятии.

В данной статье были рассмотрены некоторые правила ведения документооборота. Соблюдение основных условий и требований упорядочивания первичных документов на предприятии позволит бухгалтеру быстро и качественно предоставлять всю необходимую информацию о деятельности предприятия, начиная от внутренних пользователей и заканчивая внешними, такими как налоговая служба, инвесторы и прочие заинтересованные лица. Учетная информация - это основа для принятия управленческих решений.

Литература:

1. Білуха М. Т. Теорія бухгалтерського обліку. Підручник. К.: Київський ДТЕУ, 2000.-692 с.

2. Бутинець Ф. Ф. Теорія бухгалтерського обліку. Підруч. для студ.вузів.- 2-е вид.перераб. і доп.- Житомир.2000.- 356 с.

3. Бутинець Ф. Ф., Олійник О. В., Шигун М. Н., Шулепова С. М. Організація бухгалтерського обліку. – Житомир.2001.- 576 с.

4. Івахненков С. П. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку.- К.: Знання. Прес, 2003.- 235 с.

5. Ткаченко Н. М. Бухгалтерський фінансовий облік, оподаткування і звітність: Підручник. - 2-ге вид. доповнене та перероблене. – К.: Алерта, 2007. – 954 с.