Белякова Т. Б.

Предложения по реализации функций системы управленческого учета и контроля затрат

Поскольку существенным источником информации в любой организации является построенная система бухгалтерского учета, то одной из важнейших задач становится, в равной мере, и умение организации учета, и формирование адекватной современному экономическому моменту порядка его ведения.

Механизм реализации функций управленческого контроля можно представить в виде трех основных блоков:

      - организационная структура осуществления управленческого контроля;

      - мотивационные аспекты управленческого контроля;

      - информационные потоки в системе управленческого контроля.

Система управленческого контроля функционирует в  рамках  существующей организационной структуры  предприятия.  Выделяют  следующие  основные  типы организационных структур:

      - линейно-функциональная;

      - дивизиональная;

      - матричная.

Чаще   всего   на    практике    встречается    линейно-функциональная организационная структура. В рамках данной структуры  линейные   подразделения занимаются    основной    деятельностью    по    выпуску    продукции, а специализированные функциональные подразделения оказывают услуги основным.

В    линейно-функциональной    структуре    управленческий    контроль осуществляется   «по   вертикали»:   вышестоящий    менеджер    контролирует деятельность нижестоящего менеджера. Такая система  характеризуется  высокой степенью  централизации  управления  и  контроля  всех  сторон  деятельности предприятия.

В рамках  дивизиональной  структуры  менеджер  дивизиона  осуществляет контроль текущей деятельности своего дивизиона, и прежде  всего  –  контроль выручки, затрат, прибыли. Центральный  аппарат  контролирует  лишь  основные показатели деятельности дивизиона, прежде всего – прибыль  и  рентабельность капиталовложений. Кроме того, централизованным остается контроль  выполнения стратегических решений и проведения единой политики в рамках организации.

В рамках  матричной  структуры  функциональные  отделы  –  это  центры затрат,  а  проекты   –   центры   инвестиций.   Соответственно,   менеджеры функциональных отделов осуществляют  контроль  качества  выполняемых  работ, контроль эффективности  использования  ресурсов,  а  также  контроль  затрат своих отделов. Менеджеры проектов координируют работу различных отделов, контролируют сроки их  выполнения,  а  также  выручку,  затраты  и  прибыль  по  проекту.

Руководство предприятия  контролирует  деятельность  функциональных  отделов путем анализа отчетов  о  проделанной  работе  и  сравнения  запланированных затрат с фактическими. Работу менеджеров проектов  контролируют  при  помощи показателей прибыли и рентабельности капиталовложений.

Для  создания  эффективной  системы  управленческого  контроля  затрат помимо организационной  структуры  необходимо  учитывать  и психологические аспекты, прежде всего – мотивацию. Мотивация – это  совокупность  внутренних и внешних движущих сил, которые побуждают человека  к  деятельности,  задают границы и формы деятельности и придают этой деятельности  направленность  на достижение определенных целей. Сформулируем ряд рекомендаций  по  построению системы  эффективного  управленческого  контроля  с   учетом   мотивационных факторов.

1. Цели  сформулированные  в  рамках   системы   управленческого               контроля затрат, должны быть достижимы, но не слишком легкими:               слишком сложные  цели  дезориентируют  исполнителя,   слишком               легкие – не стимулируют повышение эффективности работы.

2. Система управленческого контроля должна грамотно сочетаться  с               системой стимулирования работников, оплаты труда и продвижения  по службе.

3. Необходимо как можно шире привлекать сотрудников и  менеджеров низшего и среднего звена к постановке целей, разработке планов  и анализу их исполнения: это позволяет сотруднику более  полно     реализовать свои возможности, быть  более  самостоятельными  и   одновременно почувствовать себя частью организации.

4. Цели, задачи, процедуры  и  результаты  контроля  должны  быть               гласными, чтобы каждый сотрудник и каждый менеджер знал,  чего  от него требуют и по каким  принципам  будет  оцениваться  его  деятельность и др.

Требование гласности управленческого контроля тесно связано с анализом существующей на предприятии системы информационных потоков.

Информационные потоки  –  это  физическое  перемещение  информации  от одного сотрудника предприятия  к  другому  или  от  одного  подразделения  к другому. Любой информационный поток характеризуется: видом документа; проблематикой; исполнителем; получателем; периодичностью.

Система информационных потоков – совокупность  физических  перемещений информации,  которая  дает  возможность   осуществит   какой-либо   процесс.

Наиболее общая  система  информационных  потоков  –  это  сумма  информации, которая позволяет предприятию вести финансово-хозяйственную деятельность.

Информационные потоки обеспечивают  нормальную  работу  предприятия  в целом,   включая   нормальное   функционирование   системы   управленческого контроля. Поэтому в целях оптимизации работы предприятия необходимо  уделять внимание оптимизации системы  информационных  потоков,  которую  не  следует смешивать  с  автоматизацией:  действительно,   использование   компьютерной техники позволяет значительно ускорить подготовку и передачу документов,  но действительно ощутимый эффект  оно  может  принести  только  в  сочетании  с совершенствованием самих протекающих на предприятии процессов.

Информация, которая  собирается  в  системе  управленческого  контроля затрат, должна отвечать следующим требованиям:

1.  своевременность,  т.е.  информация  по  затратам,   выручке,  прибыли должна поступать  тогда,  когда  еще  имеет  смысл  ее  анализировать;

2. достоверность;

3. релевантность,  т.е.  информация  должна  помогать  принимать               решения;

4.  полезность (эффект  от  использования   информации   должен               перекрывать затраты на ее получение);

5. полнота;

6. понятность;

7. регулярностью поступления.

По-настоящему  эффективной  можно   считать   только   такую   систему информационных  потоков,  которая  обеспечивает  желаемый  результат,  т.е. позволяет  получить  такую  информацию.  Следует   отметить,   что   система информационных потоков управленческого контроля не может  существовать  сама по  себе:  это  органичная  часть  всей   системы   информационных   потоков предприятия в целом. Поэтому при построении системы  информационных  потоков предприятия  в  целом  и  управленческого  контроля  в   частности   следует ориентироваться не на выполняемые функции, а на бизнес-процессы.

Бизнес-процесс – это последовательность работ, направленных на решение одной из задач предприятия – например,  таких,  как  материально-техническое снабжение, планирование, управленческий контроль.  Информационные  потоки  в бизнес-процессах  изображают   в   виде   сетевых   графиков,   на   которых представлена последовательность и взаимосвязи применяемых в  рамках  данного процесса документов. Анализ  сетевых  графиков  бизнес-процессов  позволяет  оптимизировать информационные  потоки  в   системе   управленческого   контроля:   ускорить прохождение  информации,   устранить   дублирование   информации,   добиться получения необходимой информации «в нужное время  в  нужном  месте»,  что  в конечном  счете   позволит   создать   по-настоящему   эффективную   систему управленческого контроля затрат, которая является важнейшим элементом  всего управления предприятием в целом.

Как управленческий, так и финансовый учет использует в работе методы учета затрат на производство и калькулирование себестоимости продукции. Конечный финансовый результат производственной деятельности предприятия в России определяют только способом сопоставления себестоимости продукции и выручки от продаж. В финансовом учете при этом определяется себестоимость всей производственной продукции и ее основных видов в целом по предприятию. В системе управленческого учета исчисляют и анализируют разные показатели себестоимости - по видам, по технологическим особенностям, по отдельным производствам, по зонам реализации и т.д.

План бухгалтерских счетов, действующий в настоящее время и утвержденный приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. N 94н, позволяет производить учет затрат на производство и калькулирование себестоимости продукции для целей финансового и управленческого учета одновременно с использованием однокруговой (монистической) и двухкруговой (дуалистической) систем учета производственных затрат.

Особенность однокруговой системы учета затрат заключается в вариантах:

1) специальные счета управленческого учета не используются;

2) система счетов управленческого учета используется при расчетах. При первом варианте для управленческого учета специальные счета не используются, а информация финансового учета для целей управления группируется в специальных регистрах с расчетными и другими данными. Однокруговая система учета затрат основана на использовании одинаковых оценок в финансовом и управленческом учете, возможности же контроля затрат ограничены, поэтому ее удобно использовать на средних и малых предприятиях и в таких же организациях. В крупных организациях целесообразно применять двухкруговую систему учета затрат, когда финансовый и управленческий учет имеют самостоятельные планы счетов. Можно выделять для управленческого учета и специальные обособленные счета.

Таким образом, управленческий анализ является основополагающим этапом исследований, на котором дается системная оценка факторам внешней, деловой окружающей среды и ресурсного потенциала предприятия для изучения текущего состояния, конкурентоспособности и выявления условий дальнейшего успешного развития организации. Для объективной оценки вклада каждого подразделения в эффективность видов деятельности организации управленческий учет должен обеспечить своевременное и полное оприходование продукции, достоверную оценку ее количества и качества, раздельный учет выхода продукции по видам и ассортименту, по структурным подразделениям. В условиях формирования рыночных отношений роль учета и анализа затрат в управлении хозяйственной деятельностью объективно повышается, поскольку учетно-аналитическая информация обеспечивает систему управления необходимыми данными и позволяет принять эффективные управленческие решения в области затрат.

Литература:

1.И.А.Аврова. Управленческий учет.  М.: Бератор-Пресс,2003.-176 с.

2.Ивашкевич В.Б. Практикум по управленческому учету и контроллингу: Учеб. пособие. – М.: Финансы и статистика,2004.-160 с.: ил.

3.Терехова В.А. Финансовый учет: Краткий курс.- СПб.: Питер, 2005. – 368 с.: ил.