Ревизия основных средств

1. Оценка системы внутреннего контроля основных средств
2. Контроль соблюдения законодательства в отношении основных средств
3. Контроль финансовой отчетности в отношении основных средств
4. Контроль эффективности использования основных средств

В большинстве организаций основные средства составляют достаточно значительную часть активов, а во многих случаях являются именно тем активом, использование которого является основным источником дохода организации и без существования которого дальнейшее получение прибыли в тех же масштабах невозможно.

Наглядным примером является автотранспортное предприятие. Наличие автотранспорта является основным условием существования самого бизнеса. Конечно, можно арендовать машины и пересдавать их, но это уже совсем другой вид деятельности. Поэтому основные средства, особенно те, которые являются основой деятельности организации, подлежат проверке.

В учете основных средств выделяют два основных вида искажений:

• величина в отчетности завышена по сравнению с реальной (ошибка в учете или основные средства утрачены – уничтожены, похищены и т. д.);
• величина в отчетности занижена по сравнению с реальной (ошибка в учете или существуют неучтенные основные средства).

Наличие неучтенных объектов выявляется также методом инвентаризации. Однако проведение инвентаризации в данном случае затруднено отсутствием сведений об объекте, который необходимо найти, что снижает результативность применения данного метода, особенно, если объект территориально удален от организации.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют данные или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Например, по зданиям – указать их назначение, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общая полезная площадь), число этажей (без подвалов, полуподвалов и т. д.), год постройки и др.; по каналам – протяженность, глубину и ширину (по дну и поверхности), искусственные сооружения, материалы крепления дна и откосов; по мостам – местонахождение, род материалов и основные размеры; по дорогам – тип дороги (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия, ширину полотна и т. п.

Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов производится экспертами.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях. Для этих целей привлекаются эксперты.

Оценка системы внутреннего контроля основных средств

1. Обсудите с представителями проверяемой организации, как они оценивают риски искажения данных о величине основных средств в официальной отчетности: возможно ли, что отраженные в учете активы не существуют физически, как была организована инвентаризация сооружений, оборудования и инвентаря на территориально удаленных участках, могут ли существовать неучтенные основные средства.
2. Обсудите с представителями проверяемой организации, как они оценивают обеспеченность организации основными средствами, есть ли нормативы обеспеченности (оснащения), бюджет капитальных вложений, контроль за его выполнением и анализ исполнения.
3. Обсудите с представителями проверяемой организации, какие меры принимаются для сохранности имущества, присваивается ли при приобретении инвентарный номер.
4. Изучите содержание документов организации, регламентирующих порядок приобретения и принятия основных средств, их списания с баланса и инвентаризации.
5. На примере нескольких приобретенных и выбывших основных средств проверьте соблюдение установленного регламента.
6. Повторите (по возможности) процедуру инвентаризации.
7. Сделайте предварительный вывод о состоянии внутреннего контроля на данном участке.

Иллюстрация. В подавляющем большинстве случаев представители руководства уверяют в полной надежности учетных данных. Обсуждаемые проблемы сводятся в основном к сложности регистрации прав на объекты недвижимости. Тем не менее такое обсуждение необходимо, чтобы иметь возможность сопоставить реальное состояние дел с уверениями руководства.

В большинстве случаев основным мероприятием по сохранности основных средств является инвентаризация, которая должна проводиться как минимум один раз в три года. Попросите предъявить акты последней инвентаризации, а также черновые записи (как правило, инвентаризационные описи заполняются не сразу, а по данным, сделанным в местах инвентаризации записей). Законодательством не предусмотрено хранение черновых описей, поэтому непредоставление таких черновых описей не является свидетельством каких-либо нарушений. В случае же их предоставления степень доверия к системе внутреннего контроля выше.

Наглядным примером являются инвентаризационные описи объектов недвижимости, оборудования и автотранспорта.

Контроль соблюдения законодательства в отношении основных средств

К случаям незаконного распоряжения основным средством относятся:

1. передача основного средства государственной организацией/учреждением без согласия собственника (вышестоящей организации);
2. продажа основного средства коммерческой организации без прохождения процедуры одобрения крупной сделки;
3. использование основного средства организации в личных интересах должностного лица.

В ГК РФ предусмотрено, что имущество государственных и муниципальных унитарных предприятий принадлежит им на праве хозяйственного ведения или оперативного управления.

Особенности совершения сделок с имуществом, принадлежащим на праве хозяйственного ведения унитарным предприятиям, неразрывно связаны с исследованием вопроса об определении собственника имущества, на базе которого создается предприятие, а также органа, уполномоченного выступать от имени собственника. Действующим законодательством выделены три публичных собственника: РФ, субъекты РФ, муниципальные образования.

Крупной считается сделка (в том числе заем, кредит, залог, поручительство) или несколько взаимосвязанных сделок, связанных с приобретением, отчуждением или возможностью отчуждения обществом прямо либо косвенно имущества, стоимость которого составляет 25 % и более балансовой стоимости активов общества, определенной по данным его бухгалтерской отчетности на последнюю отчетную дату, за исключением сделок:

1. совершаемых в процессе обычной хозяйственной деятельности общества;
2. связанных с размещением посредством подписки (реализацией) обыкновенных акций общества, эмиссионных ценных бумаг, конвертируемых в обыкновенные акции общества. В случае отчуждения или возникновения возможности отчуждения имущества с балансовой стоимостью активов общества сопоставляется стоимость такого имущества, определенная по данным бухгалтерского учета, а в случае приобретения имущества – цена его приобретения.

Крупная сделка должна быть одобрена советом директоров (наблюдательным советом) общества или общим собранием акционеров.

Решение об одобрении крупной сделки, предметом которой является имущество стоимостью от 25 до 50 % балансовой стоимости активов общества, принимается всеми членами совета директоров (наблюдательного совета) общества единогласно.

Если единогласие совета директоров (наблюдательного совета) общества по вопросу об одобрении крупной сделки не достигнуто, по решению совета директоров вопрос об одобрении крупной сделки может быть вынесен на решение общего собрания акционеров.

В таком случае решение об одобрении крупной сделки принимается общим собранием акционеров большинством голосов акционеров – владельцев голосующих акций, принимающих участие в общем собрании акционеров.

Решение об одобрении крупной сделки, предметом которой является имущество стоимостью более 50 % балансовой стоимости активов общества, принимается общим собранием акционеров большинством в ³/₄ голосов акционеров – владельцев голосующих акций, принимающих участие в общем собрании акционеров.

Контроль финансовой отчетности в отношении основных средств

Проверка операций с основными средствами состоит из нескольких частей:

1. Проверка операций поступления основных средств. Проверку целесообразно построить по нескольким направлениям. Попросите бухгалтера распечатать список пяти-десяти самых высоких по стоимости поступлений основных средств. Если их стоимость подпадает под определение крупной сделки, проверьте соблюдение процедуры ее одобрения. Попросите предъявить документы, описывающие порядок совершения сделки: как возникла идея покупки, кто искал подходящий объект, какие были предложения, кто принимал окончательное решение. Посмотрите, не вызывает ли подозрение цена покупки (очень высокая или очень низкая), хотя в большинстве случаев это сложно оценить. Проверьте, оформлено ли право на земельный участок под этим объектом.

2. Проверка операций списания с баланса основных средств. Попросите предъявить перечень пяти-десяти самых дорогих из выбывших за период основных средств. Выберите один-два объекта и проверьте порядок принятия решений о выбытии: причины выбытия, кто готовил решение, кто принимал окончательное решение, если продавали, то как определялась цена продажи, если списывали, то учтены ли возможные для использования запасные части, где отражено это документально и т. д.

3. Проверка данных о стоимости основных средств на конец года. Формальная проверка соответствия данных бухгалтерского учета и данных отчетности расхождений, как правило, не дает. Лучшим методом является проведение повторной выборочной инвентаризации. Также следует отметить, что случаев физического отсутствия учтенных основных средств (недостачи основных средств) практически не выявляется. Возможны следующие ситуации:

• основное средство фактически продано, но числится в учете как собственное. В этом случае лучшим методом проверки является запрос в органы государственной регистрации о юридическом собственнике недвижимости на отчетную дату;
• основное средство заменено на менее дорогостоящее. Это актуально в отношении компьютерной техники или мебели, однако в большинстве случаев без привлечения эксперта оценить тождественность невозможно.

Случаи фактического наличия неучтенного имущества встречаются чаще. Лучшим методом контроля является следующий. Ревизору, как правило, представляют какое-либо помещение с мебелью и оборудованием; проверьте наличие инвентарного номера на этом оборудовании и попросите бухгалтера распечатать перечень основных средств, числящихся за этой комнатой. Если бухгалтерская программа сделать это не позволяет, поинтересуйтесь, как они сами проводили инвентаризацию данных основных средств, по какой системе.

Вторым интересующим вас объектом является кабинет руководителя. Попросите предоставить вам возможность провести его осмотр. Это возможно, так как руководитель часто выезжает на переговоры, совещания и т. д. Отказ может расцениваться как противодействие проверке. Заранее возьмите в бухгалтерии перечень основных средств, которые числятся за кабинетом руководителя.

Контроль эффективности использования основных средств

Основные группы основных средств, эффективность использования которых оценивается в первую очередь:

• оборудование;
• автотранспорт;
• помещения.

Должна быть проделана большая работа (как уже указывалось, это в общем-то задача самой организации) по оценке действующей загрузки производственного оборудования. Должен быть решен вопрос, можно ли полученный процент мощности повысить и каким образом, что не сделано руководством для более эффективного использования. Иногда оборудование работает, как говорится «на износ», с загрузкой 100–150 % – это также должно получить соответствующую оценку в акте ревизии.

Анализ эффективности использования автотранспорта связан прежде всего с вопросами наличия в организации работ по оптимизации маршрутов. Иногда машина везет груз на одну улицу и возвращается порожняком, а другая машина пустая идет на соседнюю улицу, чтобы забрать там груз. Такая ситуация возникает из-за отсутствия координации. Лучшим методом проверки является опрос водителей – в частности, в виде сбора предложений по улучшению организации движения.

Помещения также не всегда используются эффективно, хотя здесь не все однозначно. Например, во многих организациях актовые залы используются, конечно, не все время. Можно ли сдавать их в почасовую аренду хотя бы образовательным организациям для проведения семинаров? Это связано с проблемами пропуска на территорию большого количества лиц, что не всегда возможно.

Ревизор может составить графики загрузки площадей, сдаваемых в аренду, сверить арендные ставки по арендаторам с арендными ставками других арендодателей.

Другие случаи неэффективного использования:

1. основное средство (в частности, дорогостоящая мобильная аппаратура находится в личном распоряжении руководителя или его близких). Лучшим методом проверки является внезапная инвентаризация с просьбой предъявить ревизору такое оборудование;
2. основное средство передано аффилированным структурам. Методом проверки является анализ различных показателей – например, численность штатов организации накладывается на план помещений.

К неэффективному использованию основных средств также можно отнести:

1. отсутствие плана или бюджетов закупок в целом по организации. В некоторых случаях одно подразделение продает, а другое покупает такое же основное средство из-за отсутствия единого центра сбора заявок на покупку и продажу основных средств;
2. неиспользование системы скидок при закупках. Часто различные службы, отделы организации приобретают компьютерную технику по мере необходимости, разрозненно. Совершение покупки единовременно дает возможность воспользоваться скидками, предоставляемыми продавцами при продаже крупных партий;
3. «стихийные» покупки основных средств. Не анализируются предложения различных поставщиков, различные формы приобретения (в кредит, лизинг и т. д.). Ревизор должен запросить материалы, которые были изучены сотрудниками отдела материального обеспечения при последней существенной покупке основного средства.