Ревизия материальных запасов

1. Оценка системы внутреннего контроля материальных запасов
2. Контроль соблюдения законодательства в отношении материальных запасов
3. Контроль финансовой отчетности в отношении материальных запасов
4. Контроль эффективности использования материальных запасов

Оценка системы внутреннего контроля материальных запасов

1. Обсудите с представителями проверяемой организации, как они оценивают риски, связанные с учетом материальных запасов:

• установлены ли нормативы складских запасов;
• есть ли бюджет закупок;
• есть ли документ, устанавливающий порядок сбора информации о залежалых запасах, и порядок принятия решения в отношении таких запасов;
• производится ли и каким образом контроль за ценами закупок, что препятствует менеджерам получать неофициальные «бонусы» от поставщиков;
• насколько руководство уверено, что условия хранения запасов обеспечивают сохранность их качества и все произошедшие по различным причинам ухудшения оценены и отражены в бухгалтерской отчетности;
• насколько руководство уверено, что на складах нет неучтенных запасов, в том числе запасных частей со списанных основных средств, официально списанных, но еще не уничтоженных запасов и т. д.

2. Попросите предоставить документы, подтверждающие проведение контрольных мероприятий по снижению указанных выше рисков, например результаты анализа наличия невостребованных запасов и причин невостребованности. Попробуйте установить, как регламентируется выявление таких запасов, выясняются ли реальные причины затоваривания, какие меры принимаются.

3. Попросите предоставить документы, подтверждающие анализ руководством основных тенденций в движении материалов: нарастание или снижение запасов, степень обеспеченности запасами, динамика претензий по качеству сырья и/или к произведенной из него продукции, стоимости списанных запасов и т. д.

4. Повторите (по возможности) одну-две контрольные процедуры, например в отношении выявления залежалых запасов.

5. Сделайте предварительный вывод о состоянии внутреннего контроля на данном участке.

Иллюстрация. Процедуру повторной проверки внутреннего контроля за состоянием запасов лучше организовать следующим образом.

Попросите принести внутренний регламент по выявлению невостребованных (залежалых) запасов. Опросите по отдельности как минимум трех лиц из тех, кто должен по регламенту заниматься этим вопросом (а при отсутствии регламента – заведующих складами):

1. есть ли на их складе запасы, находящиеся без движения в течение последнего месяца;
2. есть ли в программном обеспечении какой-нибудь модуль, позволяющий вывести перечень запасов, находящихся без движения в течение какого-либо периода (день, месяц, квартал, год);
3. можно ли считать такие запасы залежалыми.

Во многих случаях ревизор убедится, что «копнул» необъятную проблему, связанную с трактовкой страхового, сезонного, нормального запасов, психологии хозяйственника «советской экономики» и т. п. Задача – определить, на какой стадии решения этой проблемы находится организация.

На основании ответов опрошенных выберите два-три вида запасов, которые находятся без движения достаточно долго (например, два вида сырья и один вид готовой продукции). Уточните у опрошенных их версию причины невостребованности.

Контроль соблюдения законодательства в отношении материальных запасов

Проверка соблюдения законодательства на данном участке может касаться следующих вопросов:

• правильность применения зачета НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям;
• действия должностных лиц при организации закупок в интересах организации, а не в своих собственных;
• соблюдение бюджетными организациями законодательства о закупках для государственных нужд.

Контроль финансовой отчетности в отношении материальных запасов

Проверка того, что все отраженные в учете операции с запасами действительно имели место, направлена на выявление фиктивных сделок с запасами. На крупных и средних предприятиях такие ситуации крайне редки. Более частным случаем является «неполная информация» об операциях с запасами. Критерии фиктивной сделки четко не определены, и каждый раз окончательное решение выносит суд. Для проверки необходимо просмотреть перечень материалов и поставщиков хотя бы за какой-то месяц (что тоже отнимает массу времени), и выбрать две-три нетипичные поставки – как правило, это среднего объема поставка от не слишком известного поставщика. Признаками (но не доказательствами!) фиктивности накладной являются:

• оформление «простой», а не товарно-транспортной накладной;
• идеальное состояние накладной, отсутствие следов сгиба и потертостей по ее краям (в принципе экспедитор должен был ее вести с собой в машине, но иногда накладные возят в папках для бумаг, что действительно исключает оставление на документах каких-либо следов);
• отсутствие номера накладной, или неточный номер (с индексом, дробью и т. п.);
• отсутствие номера автомашины и фамилии водителя;
• отсутствие адреса доставки;
• нечеткое описание груза;
• отсутствие данных о тоннаже груза;
• отсутствие указания времени под разгрузкой;
• визуальная схожесть подписей в накладной «разрешил», «отпустил», «принял», или они сделаны ручкой одного цвета и др.

Выясняем, чья была машина – организации, поставщика или третьей стороны. Просим принести со склада карточку учета этого материала, сверяем данные карточки (дату, количество, стоимость) с данными накладной. Проверка того, что все операции, которые действительно имели место, отражены в учете, направлена на выявление неучтенных запасов.

При наличии «теневого оборота» у организации возникают запасы, не отражаемые в официальном бухгалтерском учете. Выявление таких запасов также возможно методом инвентаризации. Если выявление случаев хищения запасов проводится путем сверки данных бухгалтерского учета с фактическим наличием запасов, то в данном случае – наоборот: фактическое наличие сверяется с данными бухгалтерского учета.

Для проверки ревизор должен выбрать на любом складе, в том числе открытом, два-три любых объекта для проверки. Не рекомендуется выбирать объекты, характеристики которых по различным причинам определить за короткий срок невозможно, например занесенные снегом залежи щебня, насыпь мелких металлических изделий и т. д.

Проверка того, что запасы отражены в учете в оценке, не превышающей их рыночную стоимость, редко выявляет ошибки, так как высокий уровень инфляции быстро «съедает» возможные ухудшения запасов в результате хранения.

Контроль эффективности использования материальных запасов

Оценка эффективности работы с запасами в организации, как минимум, связана с изучением двух основных проблем: затоваривание складов и завышение цены закупок.

Затоваривание складов. Ревизор должен проверить организацию управления запасами в проверяемой организации. Типичными нарушениями являются:

• отсутствие плана или бюджета закупок;
• отсутствие нормативов запасов сырья, в том числе страхового и сезонного запасов;
• отсутствие анализа эффективности закупки (например, какой из вариантов выгоднее:
  1. купить крупную партию сырья дешевле, а потом хранить излишки сырья или искать на них покупателя или
  2. купить сразу нужное количество сырья, но дороже);
  3. отсутствие бюджета складских расходов;
  4. наличие залежалых, ненужных запасов и т. д.

Данные нарушения ведут к нерациональным расходам, отвлечению денег из оборота, снижению финансовой устойчивости организации.

Завышение цены приобретения сырья и материалов возможно по различным причинам:

• халатность работников служб материально-технического снабжения, не принимающих мер по анализу цен на рынке и выбору поставщиков;
• личная заинтересованность отдельных сотрудников в приобретении материала у конкретного поставщика (родственные связи, получение материального вознаграждения и т. п.);
• соответствующее указание материнской организации для перелива части прибыли в компанию – поставщика сырья.

Выявить такие факты можно только путем проведения сравнительного анализа цен приобретения сырья и предложений на рынке.

Оценка эффективности организации расчетов с поставщиками. Во многих организациях отделы материально-технического снабжения по привычке работают с одним и тем же поставщиком в течение многих лет. Конечно, в этом есть много положительных моментов. Однако на рынок выходят многие молодые компании, готовые предложить более низкие цены при том же качестве сырья. Ревизору необходимо проверить, ищет ли, анализирует ли служба снабжения такие предложения.

Во многих случаях во время заключения договоров не предпринимаются попытки снизить цены, потребовать скидки за крупную партию.

Другой типичной ситуацией является отсутствие рассрочек за поставленное сырье, уплата 100 %-го аванса.

Часто отсутствует план или бюджет расчетов с поставщиками, в результате платежи осуществляются стихийно, организация несет убытки, уплачивая неустойку, пени за просрочку платежа.