Аудит расчетов с подотчетными лицами

Перед началом основной проверки расчетов с подотчетными лицами аудитор должен составить примерную программу изучения документов в зависимости от состояния данного раздела учета на предприятии. Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами можно использовать опрос, его результаты могут создать определенное мнение у аудитора.

Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур. Проверка документов по расчетам с подотчетными лицами по форме осуществляется аудитором с использованием специальной карточки.

При тестировании документов на наличие ошибок аудитору достаточно выявить пять одинаковых нарушений, чтобы сделать вывод о значительном распространении данной ошибки. Дальнейший поиск таких несоответствий можно опустить.

Для проверки правильности отражения операций по расчетам с подотчетными лицами аудитор контролирует арифметическую точность и отслеживает взаимоувязку данных аналитического и синтетического учета. Взаимоувязка аналитических и синтетических данных учета будет зависеть от формы ведения учета на предприятии. При проверке авансовых отчетов необходимо обратить внимание на:

1. наличие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку с указанием цели командировки, страны пребывания и сроков командировки;
2. правильность возмещения командировочных расходов (суточные, квартирные, стоимость проезда);
3. наличие командировочного удостоверения с отметками в месте пребывания в командировке;
4. правильность и своевременность составления авансовых отчетов;
5. правильность возмещения затрат на хозяйственные нужды;
6. наличие оправдательных документов;
7. полнота и своевременность сдачи в кассу остатка подотчетной суммы;
8. правильность возмещения затрат на представительские расходы;
9. правильность возмещения затрат при краткосрочных загранкомандировках.

Приступая к проверке расчетов с подотчетными лицами, аудитор должен сначала проверить:

1. кто ведет учет расчетов с подотчетными лицами;
2. имеется ли в наличии нормативная база для работы бухгалтера;
3. кому подотчетен данный бухгалтер и кто его проверяет по исполняемой работе;
4. имеется ли утвержденный руководителем организации список подотчетных лиц.

Далее необходимо сверить остатки сумм по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в журнале-ордере № 7, Главной книге и балансе организации на первое число последнего месяца перед датой проведения проверки. При наличии расхождений выявить их причины.

Основные нарушения в области расчетов с подотчетными лицами могут быть классифицированы следующим образом:

1. нарушение порядка выдачи подотчетных сумм;
2. нарушения при оформлении командировочных расходов;
3. нарушение порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов;
4. нарушение при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами;
5. нарушение порядка учета представительских расходов;
6. нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами.