Деловая переписка, выставки, презентации

После того, как переговоры проведены, необходимо письменно заверить их содержание. Итоги переговоров подлежат обязательному обсуждению в фирме, независимо от положительного или отрицательного результата переговоров. Деловая переписка также является важной составляющей в процессе делового общения бизнесмена с партнерами. Бизнесмен должен уметь писать письма и отвечать на запросы.

Служебное письмо имеет следующую структуру:

1. обоснование актуальности запроса;
2. содержание запроса;
3. ожидаемый результат с формулировкой гарантий.

Сопроводительное письмо состоит из следующих пунктов:

1. сообщение о высылаемом материале;
2. уточняющие сведения.

Письмо, имеющее в своем содержании просьбу, должно излагать причины просьбы, суть просьбы и ожидаемый результат. Письмо-просьба должно начинаться со слова «прошу».

Письмо-ответ состоит из следующих частей:

1. повторение просьбы;
2. причина отказа;
3. констатация отказа.

Отказ должен смягчаться определенными фразами, например: «К сожалению, ваша просьба не может быть удовлетворена…».

Если автором письма является организация, письмо пишется от третьего лица.

От первого лица пишутся такие письменные документы, как: приказы, служебные письма, заявления, докладные и объяснительные записки.

Содержание письма должно быть кратким, и емким по содержанию.

В процессе предпринимательской деятельности проводятся различные выставки, презентации, пресс-конференции. Целью этих мероприятий является привлечение новых партнеров и клиентов к продукции фирмы.

Выставка проводится по следующей схеме:

1. определение цели выставки;
2. составление плана проведения выставки;
3. размещение экспонатов;
4. планирование направления передвижения посетителей.

Успех выставки зависит от профессиональной работы стендистов. Они должны иметь высокую квалификацию, соответствующую одежду, отлично владеть правилами межличностного общения, обладать тактом. Немаловажным требованием к стендистам является их способность к сохранению служебной тайны.

Пресс-конференция проводится в первой половине дня. В ней принимают участие журналисты, корреспонденты радио и телевидения. Список приглашенных составляется и рассылается за месяц до планируемого мероприятия, а потом рассылка повторяется за одну-две недели до мероприятия.

Презентации проводятся с целью предоставления потребителям информации о возможностях фирмы, ее новинках и дополнительных качествах товаров. Презентация является рекламной акцией. Подготовка к презентации проходит аналогично подготовке к выставке.

Текст рекламы должен содержать краткие заготовки информации о достоинствах и достижениях фирмы, результаты должны быть выражены в цифрах и процентном соотношении по отношению к конкурирующим фирмам.