Организация-работодатель в установленном порядке ведет книгу учета и движения трудовых книжек (далее - книга). В книге закончилось место для регистрации трудовых книжек. Вправе ли организация после полного заполнения книги завести новую книгу, в которой записи будут вестись начиная с очередного порядкового номера?

Ответ: В соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" утверждена форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Данная форма предусматривает такой столбец (графу), как "N п/п".

В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила), ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Пунктом 41 Правил предусмотрено, что в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Действующими нормативными правовыми актами не урегулирована ситуация, когда в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которую ведет работодатель, закончилось место.

Следовательно, учитывая отсутствие нормативного регулирования рассматриваемой ситуации, а также то, что работодатель обязан вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, в случае если в книге закончилось место, должна быть заведена новая книга.

При этом нормативными правовыми актами также не урегулирован вопрос о том, сохраняется ли нумерация трудовых книжек в случае заведения новой книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вместо той, в которой закончилось место.

Отметим, что на основании п. 38 Правил, в случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

Учитывая данную норму, по аналогии новая книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должна оформляться и вестись работодателем в том же порядке, что и та, в которой закончилось место. При этом работодатель может отметить, что новая книга является продолжением предыдущей.

Следовательно, работодатель в случае ведения новой книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вправе продолжить нумерацию, которая велась в книге, в которой закончилось место. Отдельно отметим, что нормативно это правило нигде не установлено.

Таким образом, организация после полного заполнения книги должна завести новую книгу, в которой вправе вести записи начиная с очередного порядкового номера, сохранив ранее применявшуюся нумерацию.

Ю. К.Борисов

Центр методологии бухгалтерского учета

и налогообложения

21.06.2010