В составе каких расходов по налогу на прибыль (материальных, прочих, связанных с реализацией, или внереализационных) учитываются расходы на приобретение бланков трудовых книжек? Организация закупает бланки для их выдачи работникам. Вправе ли организация учитывать в расходах стоимость бланков трудовых книжек, если принято решение не удерживать с работников плату за них?

Ответ: Организация, выдающая трудовые книжки работникам без взимания платы, учитывать в расходах стоимость бланков трудовых книжек не вправе, за исключением случаев, когда работодатель обязан выдать бланк трудовой книжки бесплатно. В этом случае расходы на приобретение бланков трудовых книжек учитываются в прочих расходах, связанных с производством и реализацией, на дату их выдачи работникам.

Обоснование: В соответствии со ст. 65 Трудового кодекса РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю, в частности, трудовую книжку. Исключение составляют случаи, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила). В п. 47 Правил предусмотрено, что при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с работника плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение. При этом установлены случаи, в которых работодатель обязан выдать бланк трудовой книжки бесплатно, - это массовая утрата трудовых книжек в связи со стихийным бедствием или их порча по вине работодателя (п. п. 34 и 48 Правил).

Работодатель вправе бесплатно выдавать работникам бланки трудовых книжек и в иных случаях. Однако следует учитывать, что в п. 16 ст. 270 Налогового кодекса РФ установлено следующее: при определении налоговой базы не учитываются расходы в виде стоимости безвозмездно переданного имущества (работ, услуг, имущественных прав) и расходов, связанных с такой передачей, если иное не предусмотрено гл. 25 НК РФ.

Таким образом, расходы на приобретение бланков трудовых книжек, выдаваемых работникам безвозмездно, не учитываются в расходах для целей налогообложения, за исключением случаев, когда работодатель обязан выдать бланк трудовой книжки бесплатно. В этом случае расходы на приобретение бланков трудовых книжек учитываются в прочих расходах, связанных с производством и реализацией, на дату их выдачи работникам.

Г. Г.Лалаев

Советник государственной

гражданской службы РФ

1 класса

21.01.2014