В организации действует электронная система учета рабочего времени (при входе в здание организации стоят специальные турникеты, у работников есть специальные карточки с идентификационными номерами, после приложения которых к турникетам происходит считывание информации с карточек, при этом на компьютере, подсоединенном к турникету, отражаются время приложения карточки (например, время прихода работников на работу и время ухода с нее) и ее идентификационный номер), благодаря которой осуществляется учет рабочего времени. Обязана ли такая организация вести табель учета рабочего времени?

Ответ: В силу ст. 91 Трудового кодекса РФ рабочее время - время, в течение которого работник, в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора, должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени.

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в частности N Т-12 "Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда", N Т-13 "Табель учета рабочего времени".

При этом данные формы распространены на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, кроме бюджетных учреждений.

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, формы N N Т-12 и Т-13 применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) не отработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду. При раздельном ведении учета рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда допускается применение разд. 1 "Учет рабочего времени" табеля по форме N Т-12 в качестве самостоятельного документа без заполнения разд. 2 "Расчет с персоналом по оплате труда". Форма N Т-13 применяется для учета рабочего времени.

Данные формы составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.

Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

Исходя из изложенного нормативно установлена обязанность каждого работодателя вести учет времени, фактически отработанного и (или) не отработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду по формам N N Т-12 или Т-13. При этом данные формы содержат реквизиты "личная подпись", что свидетельствует о том, что вести их в электронном виде неправомерно.

Электронная система учета рабочего времени в настоящее время нормативно не регулируется.

Следовательно, применение организацией в указанной ситуации электронной системы учета рабочего времени не освобождает организацию от обязанности вести учет времени, фактически отработанного и (или) не отработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду по формам N N Т-12 или Т-13.

Таким образом, такая организация обязана вести табель учета рабочего времени.

Ю. К.Борисов

Центр методологии бухгалтерского учета

и налогообложения

14.06.2010