Головная организация и филиал находятся в разных городах. Материал получает филиал вагонами по железной дороге. Поставщик следом за вагонами посылает почтой счет-фактуру и накладную по форме N ТОРГ-12 в головную организацию, где и учитывается НДС. Должна ли присутствовать в этом обороте доверенность и кто должен расписаться в получении материала в накладной по форме N ТОРГ-12?

Ответ: При перевозке грузов железнодорожным транспортом применяется транспортная железнодорожная накладная. Для получения груза и экземпляра накладной требуется доверенность от грузополучателя (Правила заполнения перевозочных документов на перевозку грузов железнодорожным транспортом, утвержденные Приказом МПС России от 18.06.2003 N 39). Таким образом, представителю филиала требуется доверенность на получение груза от железнодорожного перевозчика.

Форма товарной накладной N ТОРГ-12 (утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132) также содержит поля для заполнения реквизитов доверенности. Однако в рассматриваемом случае документы отправляются почтой, при этом грузоотправитель передает материалы транспортной компании, а не представителю грузополучателя. Транспортная компания, которая могла бы проверить полномочия лица, получающего груз, в заполнении формы N ТОРГ-12 участия не принимает. Поэтому заполнять реквизиты доверенности в накладной по форме N ТОРГ-12 не требуется.

Что касается лица, которое должно расписаться в получении материала, то согласно п. 3 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. В рассматриваемой ситуации лицо, фактически получившее материалы, находится в филиале, расположенном в другом городе, а документы поступают в головное предприятие. В соответствии с п. 3 ст. 6 Закона N 129-ФЗ правила документооборота и технология обработки учетной информации утверждаются принятой организацией учетной политикой.

В связи с этим рекомендуем предусмотреть порядок документооборота, при котором подписание формы N ТОРГ-12 осуществляет сотрудник бухгалтерии в головной организации на основании документа о приемке материалов, составленного сотрудником филиала. Документами о приемке материалов являются приходный ордер или акт о приемке (при наличии расхождений с данными сопроводительных документов), которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а. Эти документы могут быть составлены в применяемой организацией бухгалтерской программе на машинном носителе (п. 7 ст. 9 Закона N 129-ФЗ).

В. А.Емельянов

Консультационно-аналитический центр

по бухгалтерскому учету

и налогообложению

12.05.2010