Для удобства кадровой работы, в том числе для оформления командировок, доверенностей на работников, в личных делах работников хранятся копии российского и заграничного паспортов. Можно ли хранить данные документы в личном деле работника? Нужно ли согласие работника на это?

Ответ: Паспортные данные подпадают под действие законодательства о персональных данных. Следовательно, для целей обработки персональных данных работодатель должен получить согласие работника в письменной форме. Работодатель может хранить копии российского и заграничного паспортов работника в личном деле, поскольку в законодательстве отсутствует запрет на хранение данных работника при наличии согласия на обработку персональных данных.

Обоснование: Копия паспорта относится к персональным данным.

В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ) персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

К персональным данным работника, получаемым работодателем и подлежащим хранению у работодателя в порядке, предусмотренном действующим законодательством, относятся следующие сведения, содержащиеся в личных делах работников:

- паспортные данные работника;

- копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

- копия документа воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

- копия документа об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);

- анкетные данные, заполненные работником при поступлении на работу или в процессе работы (в том числе автобиография, сведения о семейном положении работника, перемене фамилии, наличии детей и иждивенцев);

- иные документы, которые с учетом специфики работы и в соответствии с законодательством Российской Федерации должны быть предъявлены работником при заключении трудового договора (Положение о защите персональных данных работников Федерального фонда обязательного медицинского страхования, утвержденное Приказом ФФОМС от 19.08.2008 N 180).

Согласно ст. 6 Закона N 152-ФЗ обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.

В соответствии со ст. 3 Закона N 152-ФЗ обработка персональных данных - действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение, обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных.

Таким образом, хранение паспортных данных подпадает под обработку персональных данных, а следовательно, требует согласия субъекта персональных данных на обработку его данных.

Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований трудового законодательства (ст. 87 Трудового кодекса РФ). Следовательно, работодатель должен самостоятельно разработать соответствующий локальный нормативный акт, регулирующий вопросы хранения и использования персональных данных, а также обеспечивающий защиту последних от неправомерного их использования или утраты.

Кроме того, п. 10 ст. 86 ТК РФ предусмотрено, что работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.

При хранении паспортных данных следует помнить, что в соответствии со ст. 88 ТК РФ работодатель обязан не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью последнего, а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами.

Таким образом, требуется согласие на обработку персональных данных в случае сообщения этих данных третьей стороне, в том числе для оформления командировки или доверенностей.

Е. В.Шестакова

ООО "Актуальный менеджмент"

14.01.2014