Можно ли использовать электронную цифровую подпись при подписании трудовых договоров и кадровых приказов?

Ответ: Применение электронной цифровой подписи в электронных документах регулируется Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (далее - Закон N 1-ФЗ).

Перечень ситуаций, в которых возможно применение ЭЦП, ограничен. Так, согласно абз. 1 п. 2 ст. 1 Закона N 1-ФЗ действие Закона N 1-ФЗ распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством РФ случаях.

Трудовой договор не является гражданско-правовой сделкой, так как относится к сфере регулирования трудового, а не гражданского права. Следовательно, норма абз. 1 п. 2 ст. 1 Закона N 1-ФЗ, позволяющая использовать ЭЦП при совершении гражданско-правовых сделок, не распространяет свое действие на заключение трудового договора. Однако абз. 1 п. 2 ст. 1 Закона N 1-ФЗ имеет расширительное толкование, на что указывает фраза: "...и в других предусмотренных законодательством РФ случаях".

Действующее российское законодательство предусматривает следующие случаи, в которых документ может быть составлен в электронном виде и заверен ЭЦП:

1) совершение гражданско-правовых сделок, в том числе оферты и акцепта (п. 2 ст. 434, ст. ст. 435, 438 Гражданского кодекса РФ);

2) представление в налоговый орган налоговой декларации (п. 3 ст. 80 Налогового кодекса РФ);

3) осуществление безналичных расчетов путем составления платежных документов на электронных носителях (Временное положение о порядке приема к исполнению поручений владельцев счетов, подписанных аналогами собственноручной подписи, при проведении безналичных расчетов кредитными организациями, утвержденное ЦБ РФ 10.02.1998 N 17-П);

4) составление бухгалтерской отчетности (п. 6 ст. 13 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете");

5) негосударственные пенсионные фонды обязаны использовать при взаимодействии с управляющей компанией, специализированным депозитарием, профессиональными участниками рынка ценных бумаг документы, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме с ЭЦП (п. 4 ст. 14 Федерального закона от 07.05.1998 N 75-ФЗ "О негосударственных пенсионных фондах").

Помимо указанных, применение ЭЦП возможно и в некоторых других случаях, когда оформление документа только в электронном виде без последующего перевода на бумажный носитель является допустимым. Прямого указания на возможность подписания трудового договора с использованием ЭЦП в действующем российском законодательстве не содержится.

Требования к форме трудового договора установлены ст. 67 ТК РФ. Согласно указанной статье трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

Статья 67 ТК РФ предусматривает определенный порядок заключения трудового договора, причем возможность использования ЭЦП этим порядком не допускается. Следовательно, учитывая ограничения в возможностях применения ЭЦП, установленные абз. 1 п. 2 ст. 1 Закона N 1-ФЗ, можно сделать вывод о том, что действие Закона N 1-ФЗ не распространяется на заключение трудового договора, то есть трудовой договор не может быть заверен с помощью ЭЦП. Подписи сторон в трудовом договоре должны быть собственноручными.

В случае если трудовой договор будет оформлен только на электронном носителе с использованием ЭЦП, требования к форме трудового договора, установленные ст. 67 ТК РФ, будут считаться несоблюденными. Это не является бесспорным основанием для признания трудового договора незаключенным, так как ч. 2 ст. 67 ТК РФ устанавливает, что трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. Однако при фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе. Неисполнение работодателем этой обязанности может привести к наложению на него административного штрафа по ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, предусматривающей ответственность за нарушение трудового законодательства.

В соответствии с Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" первичные документы по учету труда и его оплаты (в том числе приказы о приеме на работу, составляемые на основании заключенных трудовых договоров) подписываются руководителем организации либо иным уполномоченным лицом собственноручно.

Вывод. Статья 67 Трудового кодекса РФ предусматривает определенный порядок заключения трудового договора, причем возможность использования электронной цифровой подписи (ЭЦП) этим порядком не допускается. Следовательно, учитывая ограничения в возможностях применения ЭЦП, установленные п. 2 ст. 1 Закона N 1-ФЗ, можно сделать вывод о том, что действие Закона N 1-ФЗ не распространяется на заключение трудового договора, то есть трудовой договор не может быть заверен с помощью электронной цифровой подписи. Подписи сторон в трудовом договоре должны быть собственноручными.

Ю. Г.Гаврилова

Юрисконсульт

Аудиторско-консалтинговая

группа "Интерком-Аудит" (BKR)

19.03.2010