Регламентируется ли законодательством процесс передачи дел при увольнении? Можно ли обязать увольняющегося работника (главного бухгалтера) передать дела с описями по папкам?

Ответ: Согласно п. 2 ст. 7 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) главный бухгалтер несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

Как правило, в связи с выполнением функций, указанных в ст. 7 Закона N 129-ФЗ, главный бухгалтер организации самостоятельно осуществляет учет и хранение значительного количества документов, в том числе относящихся к первичной учетной документации.

В силу ст. 60 Трудового кодекса РФ запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором (должностной инструкцией), за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.

Обязанность главного бухгалтера хранить документы, а также передавать их в определенном порядке другим работникам не предусмотрена действующим российским законодательством, однако необходимость выполнения данной функции в целях надлежащего осуществления документооборота организации очевидна. Поэтому обязанность главного бухгалтера хранить документы, образующиеся в процессе его трудовой деятельности, и передавать их в установленном порядке другим работникам должна быть закреплена соответствующим образом в трудовом договоре (должностной инструкции).

Если обязанность главного бухгалтера передать дела с описями по папкам будет закреплена трудовым договором (должностной инструкцией), работодатель будет вправе требовать от работника надлежащего исполнения данной обязанности.

Следует иметь в виду, что требовать надлежащего исполнения трудовых обязанностей работодатель может только тогда, когда трудовые отношения с работником еще не прекратились, то есть до увольнения работника. Таким образом, если работник (в рассматриваемом случае - главный бухгалтер) по какой-либо причине не исполнит закрепленную трудовым договором (должностной инструкцией) обязанность по передаче в установленном порядке хранящихся у него документов другим работникам до своего увольнения, работодатель не будет иметь возможности каким-либо образом повлиять на уволенного работника: ни обязать передать документы, ни привлечь к дисциплинарной ответственности после увольнения нельзя, так как трудовые отношения между организацией и физическим лицом прекратились. Следовательно, работодатель должен проконтролировать надлежащее исполнение главным бухгалтером обязанности по передаче дел в установленном порядке до увольнения работника.

Если работник (главный бухгалтер) отказывается исполнить свою обязанность по передаче документов в период, предшествующий увольнению, работодатель вправе привлечь его к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим трудовым законодательством. Так, согласно ст. 192 ТК РФ работодатель может сделать работнику замечание или объявить выговор за неисполнение должностных обязанностей, а впоследствии, если работник вопреки требованиям работодателя не исполняет свои обязанности, его можно уволить на основании п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, предполагающего неоднократное неисполнение работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание. Увольнение главного бухгалтера по данному основанию возможно независимо от того, подал ли работник заявление об увольнении по собственному желанию.

Вывод. Процесс передачи дел, подведомственных увольняющемуся работнику, не урегулирован действующим российским законодательством. Однако, учитывая важность данного процесса и его значение в документообороте организации, обязанность передать дела перед увольнением может быть установлена трудовым договором либо соответствующей должностной инструкцией работника, осуществляющего хранение и учет определенных документов.

Ю. Г.Гаврилова

Юрисконсульт

Аудиторско-консалтинговая

группа "Интерком-Аудит" (BKR)

18.03.2010