Главный бухгалтер организации ушла в отпуск по беременности и родам, на это время обязанности главного бухгалтера передали новому главному бухгалтеру, передачу дел не проводили. Как правильно документально оформить прием и передачу обязанностей новому главному бухгалтеру? Нужно ли информировать ИФНС России и банк об изменениях?

Ответ: Главный бухгалтер является наемным работником, поэтому назначается на должность и освобождается от нее руководителем организации (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ)).

Прием на работу сопровождается оформлением трудового договора (ст. 16 Трудового кодекса РФ), приказа о приеме на работу, личной карточки и соответствующими записями в трудовой книжке ст. 66 ТК РФ.

Все бухгалтерские документы должны храниться в организации не менее пяти лет, они должны быть переданы за этот период новому главному бухгалтеру (ст. 17 Закона N 129-ФЗ). Если предыдущий бухгалтер не смог передать дела, то это должен сделать руководитель организации, так как именно он отвечает за ведение бухгалтерского учета.

Если в организации не было налоговой проверки, то особое внимание следует обратить на документы последних трех лет, так как налоговые органы имеют право проверить организацию за предыдущие три года (ст. 89 Налогового кодекса РФ).

При приеме-передаче дел руководитель организации приказом (распоряжением) утверждает специально созданную комиссию и определяет срок приема-передачи дел. Созданная комиссия должна провести инвентаризацию имущества, обязательств и наличных денежных средств в кассе организации. Далее производится передача первичной документации, регистров бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерской и налоговой отчетности. Проводится проверка состояния учета и отчетности (может проводиться как до, так и после подписания акта приема-передачи дел) аудитором либо самим бухгалтером с помощью сотрудников бухгалтерии. И окончательный этап заканчивается оформлением акта приема-передачи дел.

Акт приема-передачи составляется в произвольной форме. В нем указываются наименование, дата и другие реквизиты передаваемых документов. Если документов немного, то перечисляется каждый из них, если много, то указываются папки или подшивки документов. Передаваемые документы должны быть сшиты, листы пронумерованы, на передней обложке дела должно быть указано количество страниц, проставлена дата передачи документов. В акте обязательно нужно отразить и те документы, которые отсутствуют. Новый главный бухгалтер, который уже ознакомлен с документацией, должен указать все имеющиеся недостатки, недочеты, недостающие документы. Акт должны подписать руководитель организации, новый главный бухгалтер и заверить печатью (Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29.07.1983 N 105, Закон N 129-ФЗ, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Архивной службой России 06.10.2000).

Если на нового главного бухгалтера возложена обязанность подписывать бухгалтерскую (п. 5 ст. 13 Закона N 129-ФЗ) и налоговую (п. 5 ст. 80 НК РФ) отчетность, то рекомендуем поставить налоговую инспекцию в известность. Сделать это нужно письменным сообщением о смене главного бухгалтера и копией приказа о назначении нового главного бухгалтера, хотя требований о представлении такой информации не содержится ни в НК РФ, ни в Законе N 129-ФЗ.

Новый главный бухгалтер, наделенный правом второй подписи, а также правом распоряжаться денежными средствами, находящимися на счетах в кредитных организациях, должен оформить карточку с образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать банковские документы, и отнести ее в обслуживающий банк (Инструкция ЦБ РФ от 14.09.2006 N 28-И "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)").

Она может быть удостоверена нотариально (п. 7.12 Инструкции N 28-И; п. 2.9 Приложения 2 к Инструкции N 28-И). Некоторые банки идут навстречу своим клиентам и сами оформляют банковские карточки.

Основанием служат ст. 845 ГК РФ и Постановление Пленума ВАС РФ от 19.04.1999 N 5 "О некоторых вопросах практики рассмотрения споров, связанных с заключением, исполнением и расторжением договоров банковского счета".

С. М.Дмитричева

ЗАО "Сплайн-Центр"

Региональный информационный центр

Сети КонсультантПлюс

02.03.2010