Работники обособленных подразделений просят выдавать заверенные копии трудовых книжек третьим лицам (работникам головной организации), так как головная организация, где находятся трудовые книжки, расположена в полутора часах езды от обособленных структурных подразделений. Сами работники не хотят ехать за копией трудовой книжки в головную организацию. Правомерен ли отказ инспектора по кадрам в выдаче третьему лицу (работнику) заверенной копии трудовой книжки другого работника?

Ответ: В соответствии со ст. 62 Трудового кодекса РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Таким образом, работодатель должен предоставлять выписки из трудовой книжки и заверенные копии только по письменному заявлению от самого работника, а не от третьих лиц, которых работник устно попросил взять его копии документов.

Кроме того, необходимо учитывать, что трудовая книжка работника является документом, в котором содержатся персональные данные работника (ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон о персональных данных)).

В соответствии с Законом о персональных данных к персональным данным относятся: любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация (ст. 3 Закона о персональных данных).

В трудовой книжке работника содержатся личные данные о работнике: фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, образование, профессия, по ней можно установить сведения обо всех местах работы, в связи с этим работодатель не может разглашать сведения, касающиеся работника. За распространение сведений о работнике лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности, а также привлекаются к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, установленном федеральными законами (ст. 90 ТК РФ). В соответствии со ст. 13.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях нарушение порядка распространения информации о гражданах (персональных данных) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от пятисот до одной тысячи рублей; на юридических лиц - от пяти тысяч до десяти тысяч рублей. За разглашение персональных данных работника предусмотрена и уголовная ответственность по ст. 137 Уголовного кодекса РФ.

В соответствии со ст. 88 ТК РФ при передаче персональных данных работника работодатель не должен сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия самого работника.

В данной ситуации работодатель может по письменному заявлению, принятому от работника, выслать по почте ценным письмом с описью вложения и уведомлением его копию трудовой книжки.

Таким образом, для защиты персональных данных работника работодатель (работник кадровой службы) не может выдавать копии трудовых книжек третьим лицам (сослуживцам работника).

Е. Н.Гетьман

ЗАО "Сплайн-Центр"

Региональный информационный центр

Сети КонсультантПлюс

02.02.2010