Вправе ли организация применять самостоятельно разработанную форму путевого листа для учета расходов в виде стоимости израсходованных ГСМ в целях исчисления налога на прибыль?
Ответ:
УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ
ПО Г. МОСКВЕ
ПИСЬМО
от 30 декабря 2009 г. N 16-15/139308
На основании п. 1 ст. 252 НК РФ расходами для целей налогообложения прибыли признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных в ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными согласно обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
При этом первичные документы, подтверждающие расходы, должны быть составлены таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.
К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся затраты на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта). Об этом сказано в пп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ.
Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 утверждены Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов (далее - Порядок).
Обязательные реквизиты и порядок применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Согласно п. 3 разд. II Порядка путевой лист должен содержать:
- наименование и номер путевого листа;
- сведения о сроке действия путевого листа;
- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
- сведения о транспортном средстве;
- сведения о водителе.
При этом обязательное медицинское освидетельствование водителя перед рейсом и после него (сведения о водителе) предусмотрено в п. 1 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения".
Следовательно, самостоятельно разработанная организацией форма путевого листа, содержащая обязательные реквизиты, утвержденные Приказом N 152, является одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.
Кроме того, при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля необходимо учитывать Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, введенные в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.
В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлива и смазочных материалов не утверждены, следует руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля.
Основание: Письма Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129 и от 14.01.2009 N 03-03-06/1/6.
Заместитель
руководителя Управления
советник государственной
гражданской службы РФ
1 класса
А. Н.ЧУГУНОВА
30.12.2009