С 01.01.2010 территориальные органы ПФР вправе проводить выездные проверки организаций на предмет правильности исчисления, полноты и своевременности уплаты (перечисления) страховых взносов на обязательное пенсионное страхование. Могут ли организации по требованию территориальных органов ПФР в ходе выездной проверки представить копии некоторых документов в виде подшивки копий документов, проставив на последнем листе надпись с указанием количества документов, подписью руководителя и печатью? Обязательно ли руководителю организации отдельно заверять каждую копию представляемого в ходе проверки документа?

Ответ: Согласно п. 1 ч. 1 ст. 5 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования" (далее - Закон N 212-ФЗ) организации отнесены к плательщикам страховых взносов.

Частью 1 ст. 3 Закона N 212-ФЗ установлено, что контроль за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты (перечисления) страховых взносов в государственные внебюджетные фонды осуществляют Пенсионный фонд Российской Федерации и его территориальные органы в отношении страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.

В соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 33 Закона N 212-ФЗ органы контроля за уплатой страховых взносов вправе проводить выездные проверки.

В силу ч. 1 ст. 37 Закона N 212-ФЗ должностное лицо органа контроля за уплатой страховых взносов, проводящее проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы посредством вручения этому лицу (его уполномоченному представителю) требования о представлении документов.

При этом ч. 2 ст. 37 Закона N 212-ФЗ устанавливает, что истребуемые документы представляются в виде заверенных проверяемым лицом копий. Копии документов организации заверяются подписью ее руководителя (заместителя руководителя) и (или) иного уполномоченного лица и печатью этой организации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

Таким образом, Законом N 212-ФЗ установлено, что все представляемые организацией копии документов должны быть заверены подписью руководителя (заместителя руководителя) и (или) иного уполномоченного лица и печатью этой организации.

В соответствии с п. 2.1.29 ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28, копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или их часть, не имеющий юридической силы. Заверенной копией документа признается копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу (п. 2.1.30 ГОСТ Р 51141-98).

Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003).

С учетом этого порядок заверения документов применяется относительно к каждой копии документа, а не к подшивке всех копий документов.

Таким образом, в ходе проведения выездных проверок организациям необходимо представлять территориальным органам ПФР копии документов, заверяя каждую копию документа подписью руководителя (заместителя руководителя) и (или) иного уполномоченного лица и печатью (а не подшивку копий документов).

Также возможно обратить внимание, что ФАС Московского округа в своем Постановлении от 05.11.2009 N КА-А41/11390-09 пришел к выводу, что при проведении выездных налоговых проверок организациям необходимо заверять каждую копию документа отдельно. Суд посчитал, что представление подшивки копий необходимых документов, заверенных подписью и печатью руководителя, является недостаточным.

Организациям следует обратить внимание, что в соответствии со ст. 48 Закона N 212-ФЗ отказ или непредставление в установленный срок плательщиком страховых взносов в орган контроля за уплатой страховых взносов документов (копий документов), предусмотренных настоящим Федеральным законом, или иных документов, необходимых для осуществления контроля за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты (перечисления) страховых взносов, влечет взыскание штрафа в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ.

Таким образом, во избежание спорных ситуаций и применения штрафных санкций со стороны территориальных органов ПФР организациям при проведении выездной проверки на предмет правильности исчисления, полноты и своевременности уплаты (перечисления) страховых взносов на обязательное пенсионное страхование необходимо представлять отдельно заверенные копии документов, а не заверять всю подшивку истребуемых документов. Соблюдение данного условия поможет избежать разногласий с контролирующими органами и наложения штрафов.

Д. И.Покшан

Пенсионный фонд РФ

16.12.2009