Организация имеет обособленные подразделения в других регионах, куда направляет своих работников в командировки. В железнодорожных билетах выделен НДС. Обособленные подразделения передают в головную организацию данные по НДС на основании авизо. Билеты сканируют и отсылают по электронной почте. Принимает к зачету НДС и подает налоговую декларацию по НДС головная организация. Где должны храниться оригиналы железнодорожных билетов: в головной организации или в обособленном подразделении?

Ответ: В соответствии со ст. 143 Налогового кодекса РФ налогоплательщиками НДС признаются организации и индивидуальные предприниматели. Причем обязанность по уплате налога, согласно п. 2 ст. 174 НК РФ, должна быть исполнена по месту своего учета в налоговом органе. Организации, имеющие обособленные подразделения, уплату налога производят централизованно без распределения его по данным структурным единицам (Письмо МНС России от 04.11.2002 N ВГ-6-03/1693@). Отчетность также представляется только по месту нахождения головной организации (п. 5 ст. 174 НК РФ).

Порядок формирования налогооблагаемой базы по НДС, а также способ передачи разделов книги покупок и книги продаж организациями, имеющими обособленные подразделения, нормативными документами не определен. Разъяснения по этому вопросу были даны в Письме МНС России от 21.05.2001 N ВГ-6-03/404.

Так, согласно этому Письму журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж ведутся структурными подразделениями в виде разделов единых журналов учета, единых книг покупок и продаж организации.

За отчетный налоговый период указанные разделы книг покупок и продаж представляются обособленными подразделениями для оформления единых книг покупок и продаж налогоплательщика и составления деклараций по налогу на добавленную стоимость.

Порядок оформления счетов-фактур, книг покупок и продаж, а также их передачи от обособленного подразделения в головную организацию должен быть отражен в учетной политике организации для целей налогообложения.

По нашему мнению, данные, необходимые для составления декларации по НДС по итогам налогового периода, могут передаваться от обособленного подразделения к головному одним из следующих способов:

- передаются оригиналы выставленных и полученных счетов-фактур, оригинал раздела единой книги продаж и оригинал раздела единой книги покупок. Утверждаются срок передачи документов и должность лица, ответственного за передачу данных;

- передаются копии выставленных и полученных счетов-фактур, копии раздела единой книги продаж и раздела единой книги покупок (оригиналы хранятся в обособленном подразделении). Утверждаются срок передачи документов и должность лица, ответственного за передачу данных;

- передаются данные о выставленных и полученных счетах-фактурах в любом ином виде, позволяющем головной организации оформить единые журналы выставленных и полученных счетов-фактур, единую книгу продаж и единую книгу покупок. Утверждаются срок передачи и должность лица, ответственного за передачу данных.

Таким образам, место хранения оригиналов железнодорожных билетов может быть определено обществом самостоятельно в соответствии с установленным порядком в учетной политике.

Обращаем внимание на то, что согласно ст. 93 НК РФ должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы посредством вручения этому лицу требования о представлении документов.

Документы, которые были истребованы в ходе налоговой проверки, представляются в течение 10 дней со дня вручения соответствующего требования.

Истребуемые документы представляются в виде заверенных проверяемым лицом копий.

Поэтому организации, выбравшей вариант хранения железнодорожных билетов по месту нахождения ее обособленных подразделений, расположенных в другом регионе, следует учитывать, что на исполнение требования налогового органа о представлении указанных документов в данном случае она может потратить значительное время.

С. В.Манохова

Консалтинговая группа "Аюдар"

08.12.2009