Вправе ли организация учесть в расходах в целях налога на прибыль затраты на наем жилого помещения командированным работником при отсутствии подтверждающих документов? Возникнут ли налоговые последствия по уплате НДФЛ у работника, не представившего документы, подтверждающие наем жилого помещения при его нахождении в командировке? Когда можно принять к вычету выделенный в билете НДС по расходам на проезд командированного работника?

Ответ: Трудовые отношения. Согласно ст. 168 Трудового кодекса РФ работодатель возмещает работнику, направленному в командировку, расходы на проезд, расходы по найму жилого помещения, суточные и другие расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов устанавливаются в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой, отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме (п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Налог на прибыль организаций. В соответствии с пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся командировочные расходы. В составе этих расходов учитываются расходы на проезд к месту командирования и обратно к месту постоянной работы, наем жилого помещения, суточные, оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и прочих аналогичных документов, консульские, аэродромные сборы, сборы за право проезда, прохода и другие аналогичные платежи и сборы.

При этом командировочные расходы должны соответствовать требованиям ст. 252 НК РФ: должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены. Если понесенные расходы не соответствуют этим требованиям, то на основании п. 49 ст. 270 НК РФ такие расходы не учитываются для целей налогообложения по налогу на прибыль.

Таким образом, если расходы по найму жилого помещения командированным работником документально не подтверждены, то организация не вправе на указанные затраты уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль.

НДФЛ. Однако при этом командированному работнику следует учитывать, что ему надлежит представить работодателю подтверждающие его расходы по найму жилого помещения документы также и во избежание обложения НДФЛ израсходованных им сумм по найму жилого помещения. В случае непредставления указанных документов освобождение от обложения НДФЛ осуществляется только в пределах необлагаемых сумм, указанных в НК РФ. Так, в силу абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ при непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы такой оплаты освобождаются от налогообложения НДФЛ в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

НДС. В соответствии с п. 7 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по расходам на командировки (расходам по проезду к месту служебной командировки и обратно, включая расходы на пользование в поездах постельными принадлежностями, а также расходам на наем жилого помещения) и представительским расходам, принимаемым к вычету при исчислении налога на прибыль организаций.

При приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги по предоставлению в пользование в поездах постельных принадлежностей, в книге покупок регистрируются заполненные в установленном порядке бланки строгой отчетности (или их копии) с выделенной отдельной строкой суммой налога на добавленную стоимость, выданные работнику и включенные им в отчет о служебной командировке (абз. 2 п. 10 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914).

Таким образом, основанием для подтверждения права на применение налогового вычета сумм налога на добавленную стоимость, уплаченного по услугам по проезду к месту служебной командировки и обратно (пункты отправления и назначения которых находятся на территории Российской Федерации), является сумма налога на добавленную стоимость, выделенная в проездном документе (билете) отдельной строкой (Письма УФНС России по г. Москве от 11.12.2008 N 19-11/115222, от 10.01.2008 N 19-11/603).

Согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета.

Следовательно, НДС по расходам на проезд командированного работника принимается к вычету датой утверждения авансового отчета.

Н. А.Спиридонова

ООО "ИК Ю-Софт"

Региональный информационный центр

Сети КонсультантПлюс

30.11.2009