Работнику организации выданы денежные средства в подотчет для приобретения канцелярских принадлежностей для компании. В течение какого срока подотчетное лицо должно вернуть денежные средства либо отчитаться об их использовании? Будет ли являться основанием для административной ответственности отсутствие установленного срока в локальных документах организации?

Ответ: Согласно абз. 3 п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций N 40), подотчетное лицо обязано отчитаться об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения этого лица из командировки.

Как следует из буквального толкования нормы, предельный срок представления авансового отчета установлен только в отношении командировочных расходов. В отношении всех остальных случаев срок выдачи денежных средств в подотчет Порядком ведения кассовых операций N 40 не определен.

По мнению контролирующих органов, в случаях, когда срок возврата подотчетных сумм и предоставления авансового отчета организацией не установлен, расчеты с подотчетным лицом должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня с момента выдачи (Письмо ФНС России от 24.01.2005 N 04-1-02/704). Такое мнение не основано на положениях нормативных актов по порядку ведения кассовых операций.

По нашему мнению, подотчетное лицо обязано отчитаться об использовании подотчетных сумм в трехдневный срок после исполнения поручения, для которого были получены денежные средства (либо вернуть их, если стало известно о невозможности исполнения поручения).

Несмотря на отсутствие нормативного регулирования данного вопроса, в целях осуществления контроля за движением и использованием выданных в подотчет денежных средств организации целесообразно установить срок, в течение которого работник должен использовать денежные средства и представить авансовый отчет. Как правило, такой срок устанавливается приказом (распоряжением) руководителя организации при выдаче денежных средств из кассы предприятия. Также организация вправе утвердить внутреннее положение, содержащее общие требования к порядку выдачи денежных средств в подотчет, перечень лиц, имеющих право на получение денежных средств, порядок представления и утверждения авансовых отчетов, в котором будет установлен срок сдачи авансового отчета с учетом специфики деятельности организации.

В любом случае отсутствие в приказе руководителя либо во внутреннем положении организации срока, в течение которого работник должен использовать выданные денежные средства и отчитаться об их использовании, не может расцениваться как нарушение кассовой дисциплины или порядка ведения кассовых операций, соответственно, привлечение организации к административной ответственности на основании ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций является неправомерным.

Е. А.Афонина

ЗАО "ТЛС-ГРУП"

Региональный информационный центр

Сети КонсультантПлюс

24.11.2009