Работник организации, находясь в загранкомандировке, производил расчеты за проживание, питание и другие командировочные расходы корпоративной картой. Однако подтверждающих документов об оплате: слипов, электронных чеков - не представил. Со счета организации были списаны денежные средства по данной корпоративной карте. Вправе ли организация учесть произведенные расходы в целях налога на прибыль при отсутствии слипа?
Ответ: Обращение банковских карт в Российской Федерации регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным ЦБ РФ от 24.12.2004 N 266-П (ред. от 23.09.2008) (далее - Положение N 266-П).
Банковская карта признается видом платежной карты и является инструментом безналичных расчетов, предназначенным для совершения физическими лицами, в том числе уполномоченными юридическими лицами, операций с денежными средствами (п. 1.4 Положения N 266-П).
Юридические лица, индивидуальные предприниматели имеют право производить операции по получению денежных средств для оплаты командировочных расходов и представительских расходов с использованием расчетных (дебетовых) карт, кредитных карт как в валюте Российской Федерации, так и в иностранной валюте (п. 2.5 Положения N 266-П):
- получение наличных денежных средств в валюте Российской Федерации для осуществления на территории Российской Федерации в соответствии с порядком, установленным Банком России, расчетов, связанных с хозяйственной деятельностью, в том числе - с оплатой командировочных и представительских расходов;
- оплату расходов в валюте Российской Федерации, связанных с хозяйственной деятельностью, в том числе - с оплатой командировочных и представительских расходов, на территории Российской Федерации;
- получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации для оплаты командировочных и представительских расходов;
- оплату командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации.
Следовательно, средства, списанные со счета организации в результате совершения операций, указанных выше, считаются выданными организацией под отчет держателю карты (работнику).
При совершении операции с использованием платежной карты составляются документы на бумажном носителе и (или) в электронной форме (далее - документ по операциям с использованием платежной карты). Документ по операциям с использованием платежной карты является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и (или) служит подтверждением их совершения. Такими документами на бумажном носителе могут быть слип, квитанция электронного терминала (п. 3.1 Положения N 266-П).
На основании п. 3.3 Положения N 266-П документ по операциям с использованием платежной карты должен содержать следующие обязательные реквизиты:
идентификатор банкомата, электронного терминала или другого технического средства, предназначенного для совершения операций с использованием платежных карт;
вид операции;
дату совершения операции;
сумму операции;
валюту операции;
сумму комиссии (если имеет место);
код авторизации;
реквизиты платежной карты.
Слипы и квитанции фиксируют факт совершения операции с использованием корпоративной карты. Фактическое списание денежных средств со счета юридического лица подтверждается банковской выпиской по специальному карточному счету.
Обращаем внимание на то обстоятельство, что денежные средства, списанные со счета юридического лица по операциям подпунктов, считаются выданными под отчет держателю корпоративной карты.
Поскольку снятые с корпоративной банковской карты средства считаются выданными под отчет, у организации-работодателя нет необходимости выдавать в иностранной валюте наличные средства на командировочные расходы. Все необходимые платежи будут осуществлены командированным сотрудником через корпоративную карту. При возвращении сотрудника из командировки, кроме привычных документов (проездных билетов, счетов гостиниц и т. д.), к авансовому отчету нужно приложить оригиналы всех документов, связанных с использованием корпоративной карты: квитанций банкоматов, слипов и др. При этом документы, составленные на иностранных языках, должны быть переведены на русский язык (п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).
В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Также подтверждение расходов при наличии слипов признают и суды.
Так, ФАС Московского округа в Постановлении от 29.05.2006 N КА-А40/4677-06 отклонил довод инспекции о необоснованном признании представительских расходов в связи с отсутствием подтверждающих документов (кассовых чеков, бланков строгой отчетности утвержденной формы и т. п.), так как оплата кредитными картами VISA подтверждена в том числе приложенными к авансовым отчетам копиями слипов. При этом судом было установлено, что представленные заявителем копии слипов являются документами, подтверждающими расходы в соответствии с установленными требованиями.
Следовательно, по нашему мнению, если оплата командировочных расходов произведена по корпоративной карте, но к авансовому отчету не приложены подтверждающие оплату документы: слипы, квитанции электронных терминалов и т. д., то данные расходы для целей налогообложения прибыли признать нельзя.
Г. А.Канаева
ЗАО "Сплайн-Центр"
Региональный информационный центр
Сети КонсультантПлюс
24.11.2009