Работник организации потратил на приобретение материалов для организации собственные денежные средства. Материалы предполагается использовать в производстве. Правомерно ли оформление авансового отчета для возмещения работнику понесенных расходов? Возникает ли объект налогообложения по НДФЛ? Каков порядок учета приобретенных материалов в целях исчисления налога на прибыль?

Ответ: Бухучет. Одним из документов, подтверждающих расходы организации на приобретение через подотчетных лиц товаров, работ, услуг, является авансовый отчет (форма N АО-1). В соответствии с Указаниями по применению и заполнению унифицированной формы "Авансовый отчет", утвержденными Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, форма N АО-1 применяется для учета денежных средств, выданных подотчетному лицу на административно-хозяйственные нужды.

В случае когда аванс работнику не выдавался, оснований для оформления авансового отчета нет. Однако на практике в ситуациях, когда работник организации закупает товар за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает работнику потраченные на эти цели денежные средства, без оформления авансового отчета было бы затруднительно возместить ему потраченную сумму. Утверждение авансового отчета руководителем организации послужит одобрением покупки. В силу ст. 183 Гражданского кодекса РФ его подпись на бланке формы N АО-1 заменит исходное поручение.

Таким образом, по нашему мнению, при таких обстоятельствах возможно оформить авансовый отчет с указанием потраченной суммы в виде перерасхода. После утверждения руководителем авансового отчета организация вправе возместить работнику стоимость приобретенных материалов.

Оприходование материалов производится на основании оправдательных документов, подтверждающих его покупку, которые прикладываются к авансовому отчету.

НДФЛ. Налоговые органы в отдельных случаях рассматривают такую операцию как факт покупки организацией товара у физического лица и требуют включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц. Во избежание подобных споров с налоговыми органами при приобретении товаров не для собственных нужд, а для организации работнику следует оформить покупку от имени организации. Подтверждением приобретения товара от имени и в интересах организации может быть прямое указание на данную организацию в документах на оплату и на передачу товара, оформление доверенности на приобретение материала.

В Письме Минфина России от 25.07.2006 N 03-05-01-04/219 указано, что если работник в качестве отчета о приобретении товаров или услуг представляет в бухгалтерию организации документы об их оплате и в них имеются реквизиты поставщика, а также указаны наименование и стоимость товара (услуги), то такие расходы, возмещаемые организацией, не могут быть признаны доходом работника и, соответственно, не могут являться объектом налогообложения по НДФЛ.

Таким образом, при отсутствии оформленных подобным образом документов по вопросу налогообложения НДФЛ данного дохода возможен спор с налоговым органом.

Налог на прибыль. В налоговом учете расходы должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ). При этом следует иметь иные первичные документы помимо авансового отчета. Так, Девятый арбитражный апелляционный суд в Постановлении от 24.12.2007 N 09АП-16734/2007-АК указал на неправомерность признания возмещенных работникам расходов на приобретение материальных ценностей в случае выдачи наличных денежных средств из кассы после покупки товара и составления авансового отчета без договора купли-продажи и других каких-либо первичных документов.

К налоговому учету приобретенные материалы принимаются по стоимости их приобретения (п. 2 ст. 254 НК РФ). Расходы в виде стоимости приобретенных материалов при определении налоговой базы по налогу на прибыль учитываются при передаче их в производство (пп. 1 п. 1 ст. 254, абз. 2 п. 2 ст. 272 НК РФ).

В. И.Суколенова

ЗАО "Сплайн-Центр"

Региональный информационный центр

Сети КонсультантПлюс

24.11.2009