Организация направляет работника в командировку в пределах территории РФ продолжительностью более одного дня. Нужно ли оформлять командировочное удостоверение для документального подтверждения расходов в целях исчисления налога на прибыль? Не достаточно ли наличия приказа руководителя организации о командировке?

Ответ: Командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Об этом сказано в ст. 166 Трудового кодекса РФ.

Безусловно, такая служебная поездка предполагает возникновение соответствующих затрат. Но нужно помнить, что признать их в налоговом учете можно только при соблюдении определенных условий, приведенных в п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ. То есть расходами признаются затраты организации, если они:

- (и) обоснованны;

- (и) документально подтверждены;

- (и) произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

При этом в указанной норме НК РФ приведены разъяснения, касающиеся того, что следует понимать под документально подтвержденными расходами. В частности, здесь говорится о том, что организация может оформить документы, косвенно подтверждающие понесенные затраты. В качестве примера приводится такой документ, как приказ о командировке.

Таким образом, НК РФ прямо предусмотрено, что данный документ подтверждает расходы хозяйствующего субъекта на командировку.

Теперь обратимся к п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее - Положение). В нем сказано, что на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение. Этот документ подтверждает срок пребывания в командировке. Удостоверение оформляется в одном экземпляре и подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока служебной поездки. Однако при командировании за пределы РФ удостоверение не оформляется, кроме случаев поездок в некоторые страны СНГ (п. 15 Положения). Получается, что в общем порядке командировочное удостоверение - это также важный документ. Ведь он подтверждает срок поездки.

А каковы на этот счет позиции Минфина России и судей?

Специалисты финансового ведомства в Письме от 14.09.2009 N 03-03-05/169 разъяснили, что при направлении работника в командировку наличие командировочного удостоверения обязательно (при поездках в пределах РФ и в некоторые государства СНГ). А вот приказ (распоряжение) руководителя, составленный в соответствии с Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 по формам N Т-9 и N Т-9а, для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли можно не оформлять. Данная позиция аргументирована следующим образом. В качестве первичного документа, на основании которого принимаются к учету командировочные расходы работника, выступает авансовый отчет. А согласно п. 26 Положения к неотъемлемому приложению к указанному документу относится в том числе командировочное удостоверение. Приказ же руководителя организации здесь не поименован.

Между тем некоторые суды принимают сторону налогоплательщиков в вопросе о том, что командировочное удостоверение можно не оформлять. Пример тому - Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 27.04.2009 N 09АП-5529/2009-АК по делу N А40-91907/08-80-361. Судьи посчитали, что приказ о направлении работника в командировку, служебное задание, служебная записка и авансовый отчет позволяют определить цель командировки, выполнение служебного задания, содержание задания, сроки командировки, место назначения, а также размер затрат. Поскольку НК РФ не установлено, что основанием для признания расходов документально подтвержденными является командировочное удостоверение, допускается наличие только приказа о командировке.

Хотя в данном Постановлении рассматривается ситуация, связанная с заграничными поездками в период до принятия Положения, вполне вероятно, что доводы судей могут быть применимы и к ситуации, касающейся служебных поездок работников в пределах страны, потому как действующим законодательством о налогах и сборах не предусмотрено обязательного наличия командировочного удостоверения.

Итак, командировочное удостоверение подтверждает срок нахождения работника в командировке. Ведь именно в этом документе проставляются отметки о прибытии работника в место командирования и его убытии. Однако удостоверение - документ не распорядительный. Поэтому, по нашему мнению, следует оформить и письменный приказ руководителя организации. Он обоснует цели командировки и выступит в качестве документального подтверждения расходов на командировку согласно положениям п. 1 ст. 252 НК РФ.

Кроме того, наличие и приказа руководителя, и командировочного удостоверения поможет избежать возможных претензий со стороны контролирующих органов.

Даже если в настоящее время Минфин России утверждает, что приказ о направлении в командировку можно не оформлять, не стоит забывать, что в одном из писем, подготовленном до принятия Положения, им высказывалась несколько иная точка зрения. Так, в Письме от 24.10.2006 N 03-03-04/2/226 разъяснено, что документом, являющимся основанием для направления работника в командировку, может являться приказ или командировочное удостоверение, при этом параллельное составление двух документов по одному факту хозяйственной деятельности является необязательным. То есть при отсутствии командировочного удостоверения наличие приказа являлось обязательным.

Поэтому, чтобы избежать возможных споров с налоговыми органами и необходимости отстаивания своей позиции в суде, в локальном нормативном акте организации можно отразить условие о том, что при направлении работника в командировку в обязательном порядке следует оформлять и приказ, и командировочное удостоверение.

О. С.Соломатина

Консультационно-аналитический центр

по бухгалтерскому учету

и налогообложению

23.11.2009